Hyvä esimies ei katso ongelmia läpi sormien

Esimiestyön arkeen kuuluvat ongelmat, joita pitäisi ratkaista jämptisti ja viipymättä. Monet esimiehet kokevat kuitenkin vaikeaksi ja vastenmieliseksi tarttua härkää sarvista. Kun hankalia ja epämiellyttäviä asioita otetaan esille, vastapuoli voi ”vetää herneen nenään”. Pahimmassa tapauksessa kostonkierre työyhteisön hiekkalaatikolla on valmis.

Entä jos ongelmanratkaisu voisi olla jopa palkitsevaa ja mielenkiintoista? Onhan se osaamista, jota voi kehittää kuin mitä tahansa muuta taitolajia.

Taidon kehittämisessä voi käyttää hyvänä apuna Risto Havusen ja Anna Lavikkalan kirjaa Ongelmia ratkaiseva esimies. Työsuojelurahasto on rahoittanut kirjan kirjoittamista.

Konfliktiliivit ylle

Kirja on käytännönläheinen opas työpaikan ongelmatilanteisiin. Se pukee esimiehet ja koko työyhteisön konfliktiliiveihin, jotka ovat kuin luotiliivit: niiden turvin ihmiset uskaltavat sanoa asiasta silloin, kun on tarvis, eivätkä jää odottamaan pulmien korjaantumista itsestään.

Kirjoittajat ovat kokeneita kouluttajia ja työelämän asiantuntijoita. Tietokirjailija ja kouluttaja, sosiaalispsykologi YTM Risto Havunen toimii Hippocampus Networksissä yrittäjänä ja konsulttina. Hän on erikoistunut esimiestyön kehittämiseen ja valmentanut yli kymmenen vuotta esimiehiä ja työyhteisöjä toiminnan kehittämisessä. OTK Anna Lavikkala toimii Suomen Ekonomiliitto – SEFE ry:n työsuhdelakimiehenä johtaen Lakiasiat-yksikköä. Hän käsittelee päivittäin työsuhdeasioita sekä lakimiehen että esimiehen näkökulmasta.

Kirjassa yhdistyy kaksi puolta: sosiaalipsykologi ja lakimies avaavat ongelmatilanteita omista näkökulmistaan.

Riitelevätkö meillä ihmiset, eivät asiat?

Sanonta ”meillä riitelevät asiat, eivät ihmiset” voi pitää paikkansa vain silloin, kun ongelmiin reagoidaan nopeasti. Jos riitelevät asiat saadaan ratkaistuksi ajoissa, ei niiden selvittämiseen tarvitse sekoittaa ihmisiä ja heidän välisiään suhteita.

Liian usein kuitenkin esimies katsoo ongelmia sormiensa läpi. Hän saattaa ajatella lapsekkaasti, että hankala Heikki tai Hanna parantaa tapansa, ja huomenna kaikki on toisin. Lumipallo saa kasvaa, ja työyhteisön ongelmat voivat kehittyä todella vaikeiksi ihmissuhdeongelmiksi. Silloin riitelevät ihmiset, eivät asiat.

Työpaikan huono henki näkyy negatiivisena yhteisöllisyytenä: vallalla ovat klikit ja kuppikunnat, sosiaalisiin suhteisiin perustuva hierarkia, kontrolli ja lyhytjänteinen toiminta. Huonoa ilmapiiriä ei luo henkiolento vaan työpaikan ihmiset. Hyvä tai huono ilmapiiri ei synny sattumalta vaan on tulosta jostain.

Varhainen puuttuminen on välittämistä

Kirja korostaa varhaisen puuttumisen ja välittämisen merkitystä. Varhainen ongelmiin puuttuminen vaikuttaa toiminnan ja sen tulosten kannalta merkittäviin asioihin, kuten asiakastyytyväisyyteen, tuotteen ja palveluiden laatuun, työilmapiiriin, tuottavuuteen ja henkilöstön vaihtuvuuteen. Varhainen puuttuminen säästää riihikuivaa rahaa.

Kustannusten leikkaaminen väkeä vähentämällä ei auta, jos perälauta vuotaa jatkuvasti esimerkiksi työyhteisöongelmien tai epämääräisten sairauspoissaolojen vuoksi. Työhyvinvointi ei synny sattumalta, vaan on kiinteä osa yritysten ja organisaatioiden toiminnan kehittämistä. Työhyvinvointia syntyy hyvällä johtamisella – ja hyvään johtamiseen kuuluu myös arjen ongelmien ratkaiseminen.

Kirja korostaa, että ongelmiin suhtautumisessa on kyse myös välittämisestä, joka on rajojen asettamista ja suorituksen johtamista. Aivan liian usein pattitilanteita syntyy siksi, että esimies ei pidä aktiivisesti huolta työntekijöistä, työyhteisöstä ja sitä kautta työn tuloksista.

Kyse ei ole siitä, että esimiestehtäviin olisi valittu vääriä ihmisiä, joilla ei ole kykyä ihmisten johtamiseen. Haaste on siinä, että esimiestyöhön ulkoapäin kohdistuvat paineet ohjaavat huomion muualle kuin arjen työn tekemisen kehittämiseen. Työkuorman alla esimies kokee, että työt on saatava tehdyiksi – jää helposti miettimättä, miten työt tehdään.

On selvää, että ongelmia ratkaisevan esimiehen on pidettävä huolta myös omasta jaksamisestaan.

Hiekkalaatikolle reunat

Työpaikan perinteiset ongelmatyypit, kuten vastarannankiisket, besserwisserit sekä ali- ja ylisuoriutujat vaativat esimieheltä paljon.

Viime vuosien rajut saneeraukset ovat jättäneet jälkensä työyhteisöihin. Jaksamisongelmat ovat pinnalla, ja ne ovat lisänneet alkoholiongelmia ja sairauspoissaoloja. Työpaikoilla esiintyy myös kiusaamista, ahdistelua ja henkistä väkivaltaa.

Tiimeissä on työntekijöitä hyvin erilaisista kulttuureista, ja osa alaisista istuu toisella puolella Suomea tai maailmaa.

Kirja näyttää kädestä pitäen, kuinka tunnistaa erilaisia ongelmia mahdollisimman varhain ja ratkaista niitä. Mutta ei yksin – alaiset ovat tässä apuna. Kirja soveltuukin myös alaistaitokirjaksi.

Joka pomon rautalankamalli

Kirja esittää myös ongelmanratkaisupsykologiaan pohjautuvan joka pomon rautalankamallin. Se on TNT-malli (tavoite, nykytila, toimintasuunnitelma), joka kääntää ongelmat tavoitteiksi. TNT-malli vie asiaa kylmän viileästi kohti ratkaisua. Ei ole tarkoituksenmukaista upota liiaksi vatvomaan esimerkiksi työyhteisön psykodynamiikkaa, vaan esimiestyössä riittää arjen pulmien ratkaiseminen ja mahdollisimman hyvien puitteiden luominen työnteolle.

Kyse ei ole erityisen positiivisesta tai muuten ihmisläheisestä tavasta toimia, vaan puhtaasti mahdollisimman nopeasta keinosta saada ongelma ratkaistuksi. Kirja jopa toteaa kuivasti, että mitä vähemmän esimies toivoo tulevansa pidetyksi, sen parempi.