Henkilöstötuottavuuden kehittämispalvelun luominen kunnille (3 kuntaa mukana)

Tiivistelmä

Saarijärven, Pieksämäen ja Hämeenlinnan yhteishankkeessa henkilöstölähtöisen tuottavuuden kehittäminen perustuu optimaalisten työn sujuvuutta parantavien toimenpiteiden toteuttamiseen organisaatioiden työyhteisöissä. Työyhteisöt oppivat ratkaisemaan työelämän laatua ja tuottavuutta heikentäviä ongelmia ja ristiriitoja tehokkaasti yhdessä. Optimaaliset työelämän laatua parantavat toimenpiteet lisäävät tuottavuutta, joka näkyy kustannushyötyinä ja palvelukapasiteetin kasvuna. Optimaalinen organisaation kehittäminen tukee strategisia tavoitteita ja nostaa esille vaadittuja edellytyksiä tuottavuuden ja työhyvinvoinnin parantamiseen.

Hankkeessa sovitetaan, yhdessä osallistuvien kuntien kanssa, toimintatutkimusta hyödyntäen Mcompetence Oy:n yritysmaailmaan luoma henkilöstötuottavuuden kehittämispalvelu kuntatoimialan tarpeita vastaavaksi.

Palveluna tehtävä kehittämisprosessi käsittää henkilöstön kehittämistarpeiden analyysin, optimaalisten kehittämistoimenpiteiden sopimisen ja toteuttamisen tukipalvelut. Lisäksi luodaan tuottavuuden seurantamittarit ja johtamismalli henkilöstötuottavuuden kehittämiseen. Näin on mahdollista hallita esimerkiksi ikääntymiseen liittyvä poistuma siten, että palvelutaso pysyy hyvänä vaikka työntekijämäärä vähenee.

Samalla yhteishanke tukee kaupunkien välistä parhaiden käytäntöjen jakamista.

Hankkeen tuloksena on kuntatoimialaan erinomaisesti sopiva, merkittävän tuottavuuden parantamisen mahdollistava kehittämispalvelu, jonka vaikuttavuus on todennettu.

Hankkeen vastuuhenkilö

Satu Autiosalo

Tiedote

Kuntaväen tuottavuus arvioitavissa

Hämeenlinnan, Pieksämäen ja Saarijärven kaupungeille on luotu
henkilöstötuottavuuden kehittämispalvelu. Tämä tarkoittaa työn
sujuvuuden parantamista työyhteisöissä. Työsuojelurahasto rahoitti
yhteishanketta, jota toteutti Mcompetence Oy. Se sovitti
yritysmaailmaan luomaansa, todennettua kehittämistä kunta-alalle.

 

Mcompetence-yhtiön edustajat arvioivat kyseisen kehittämisen
sopivan erinomaisesti kunnille. Tavoite oli luoda yritysten
johdolle konkreettiset työkalut, joilla arvioida henkilöstön
tuottavuutta. Koko hankkeessa tähdättiin työhyvinvoinnin ja
tuottavuuden nostamiseen.

 

Työelämän laatua parantavat toimet lisäävät tuottavuutta, joka
näkyy kustannushyötyinä ja palvelujen kasvuna. Työyhteisöjen
pitäisi yhdessä ratkoa työelämän laatua ja tuottavuutta heikentäviä
ongelmia.

 

Jokaiseen osallistuneeseen organisaatioon luotiin mittaristo
henkilöstötuottavuuden laskentaan. Muitakin kehittämistoimia on
toteutettu kaikissa hankeorganisaatioissa.

 

Naapurin hyvistä malleista oppia

 

Kaikissa hankkeissa valittiin ohjausryhmä, johon yleensä valittiin
esimiesten, johdon ja työntekijöiden edustajat. Organisaatioiden
esimiehet ja johto valmennettiin kevät-kesällä 2011
henkilöstötuottavuuden parantamiseen.

 

Hankeaikana ohjausryhmien tilaisuuksia pidettiin vuorotellen eri
kaupungeissa. Tämä toi esiin monia hyviä käytäntöjen jakamisia.
Keskusteluissa ilmeni asioita, joita kaupungit voivat hyödyntää.

 

Mcompetence-valmentajat esittävätkin, että kunnissa voisi entistä
rohkeammin kokeilla malleja, joista jo on toisessa
kuntaorganisaatiossa kokemusta.

 

Hiljaisia signaaleja kuultiin

 

MCompetence-yhtiön edustajat sopivat ohjausryhmän kanssa
aikataulun, jolla organisaatio parantaa esimiestoimintaa ja
toimintakulttuuria. Keinoina käytettiin kyvykkyyksien
kehittämisprosessia ja ryhmätöitä. Kyvykkyyksien kehittäminen
tarkoittaa yhteisöllistä kehittämistä yksilön näkemysten
mukaisesti. Näin saadaan henkilöstön kyvyt tukemaan organisaation
muutosta.

 

Työyhteisöistä kerättiin kyvykkyyksien kehittämistarpeet hiljaiset
signaalit -menetelmällä.

 

Kun tulokset oli esitelty ohjausryhmälle, pidettiin
kehittämispalaverit ryhmittäin. Palavereissa ideoitiin parantavat
toimenpiteet, jotka aikataulutettiin, ja jokaiselle toimenpiteelle
sovittiin vastuuhenkilö.

 

Esimiespajassa käytiin läpi kunkin ryhmän toimenpiteitä.
Seurantapalavereita pidettiin tyypillisesti kaksi: syksyllä 2011 ja
sitä seuranneena talvena.

 

Ainakin Hämeenlinnassa ohjausryhmä kokoontui helmikuussa 2012
välitilinpäätökseen. Keväällä 2012 osallistujille järjestettiin
hiljaiset signaalit -uusintakysely, jonka tulokset esiteltiin
ohjausryhmälle kesäkuussa 2012.

 

Hämeenlinnan suuterveyteen tehoa

 

Hämeenlinnasta hankkeeseen osallistui suun terveydenhuollon
yksikkö. Siellä kehitettiin johtamisjärjestelmää ja rekrytointia
sekä tehostettiin työajan käyttöä.

 

Hätilässä, Lammilla ja Hauholla kartoitettiin erityisosaamiset ja
kiinnostukset, myös hammaslääkäreiltä. Lisäksi pidettiin
kehityskeskustelut sekä jaettiin puhelut kiireellisiin ja muihin.

 

Jukolassa, Kalvolassa ja Rengossa päätettiin järjestää
säännöllisesti moniammatilliset palaverit suusairauksien
poliklinikalla. Laskutusvastuu poistettiin hoitohenkilöstöltä.
Yhteisessä palaverissa on tarkoitus sopia kirjaamiskäytännöt.

 

Pääterveysasemalla otettiin käyttöön sähköinen ajanvaraus.
Kliiniset seminaarit päätettiin järjestää toimipisteittäin, jotta
aikaa ei kulu siirtymisiin. Esimiehille luotiin sähköinen
toimistokalenteri. Hoitajien turhat juoksut käytäviltä yritetään
poistaa.

 

Saarijärven iso yksikkö tiimeiksi

 

Saarijärvellä tavoiteltiin uuden tuottajapalveluyksikön toiminnan
selkeytystä. Isosta siivous-, ravitsemus-, kiinteistö- ja
kunnossapitopalveluiden yksiköstä tehtiin tiimejä. Uudelle
yhteistyölle tärkeitä kyvykkyyksiä kehitettiin kuuntelemalla
tiimiläisiä ja kuvaamalla uusi yhteinen ydinprosessi.

 

Uusille esimiehille järjestettiin valmennukset ja pohdittiin
vastuualueet. Sitten alettiin kehittää tiimejä.

 

Tavoitteiden mukaisesti nimettiin uusi yksikkö ja tiiminjohtajat.
Koko toiminnan ja tiimien ydinprosessit kuvattiin, samoin tiimien
tehtävät ja vastuut. Niin ikään sovittiin palaverikäytännöistä,
tiedotuksesta ja yhteystietojen jakamisesta. Työn sujuvuutta
parannettiin myös selkiyttämällä tukiprosessien merkitystä.

 

Tiimeissä ideoitiin konkreettisia kehittämistoimia.
Kiinteistönhoitotiimi selvittää palvelupyyntöjärjestelmän
käyttöönottoa. Ruokahuoltotiimin palavereja kehitetään
palaverivuosikellolla, säännöllisillä tiimipalavereilla ja
vuoronvaihtopalavereilla. Siivoukseen laaditaan listat
siivouskohteiden tehtävistä.

 

Tiimit haluavat myös varahenkilöjärjestelmän ja ajanmukaiset
tehtäväkuvat.

 

Kunnossapidossa pitäisi ennakoida projektit, joten tiimipalaverissa
hankitaan tarvikkeet valmiiksi. Ruokahuoltotiimeissä vastuutettiin
työvuorolistojen tekeminen.

 

Hanke onnistui lisäämään tiimien toimivuutta ja vahvistamaan
henkilöstöä tehtävissään. Lisäksi Saarijärvellä osallistunut
yksikkö saavutti tiimistä riippuen 20–30 prosentin vähenemisen
sairauspoissaoloissa.

 

Pieksämäellä pelisäännöt selviksi

 

Pieksämäen hankkeeseen osallistui kouluja, palvelukoti sekä
ruokahuolto ja siivoustoimi. Näiden ydinprosessit määriteltiin.

 

Kalevalan päiväkodissa kohennettiin palavereita esityslistalla ja
päätösten seurannalla. Tehtävänjakoja selvennettiin.

 

Kerttulan palvelukeskuksessa otettiin käyttöön toimintatunti ja
säännölliset osastopalaverit. Kivitaskun palvelukeskuksessa
tehostettiin raportointia ja sovittiin työvuoron alussa selvästi
työnjaosta.

 

Kontiopuiston kouluun laadittiin perehdyttämiskansio sekä
henkilöstölle vastuujaot ja säännöt.

 

Ruokaradalla päätettiin ottaa huomioon ammattitaidon vahvuudet ja
halukkuudet työtehtävissä. Pelisäännöt laadittiin kirjallisesti.

 

Siivouksessa sitouduttiin sovittuihin tehtäviin ja sääntöihin.
Esimiehen ja alaisen vuorovaikutusta sovittiin kehitettävän.

 

Suun terveydenhuollossa järjestettiin kiertäviä vastuualueita
esimerkiksi välinehuollossa. Palaverissa käynyt tuo tiedon
henkilökunnalle.

 

Tilapalveluissa nimettiin vastuu- ja varahenkilöt. Yleisesti
asioita saatettiin oikeaan järjestykseen.

Toimittaja
Hannu Kaskinen

Aineisto

Henkilöstötuottavuuden kehittämispalvelun luominen kuntaorganisaatioille. Loppuraportti. 8.10.2012. Avaa