112076 Tutkimus

Johdon mittarit hallintaan

Johdon mittarit hallintaan

28.5.2012

Useilla suomalaisilla organisaatioilla on käytössä laaja joukko erilaisia mittareita. Mittaustietoa käytetään kuitenkin harvoin tehokkaasti. Mittaustuloksia ei analysoida tarpeeksi eikä niiden käsittely johda toivottuihin toimenpiteisiin. Mittareiden paremmalla hallinnalla voidaan saavuttaa merkittäviä tuottavuushyötyjä.

Hankkeen tavoitteena on kehittää suorituskyvyn mittaustiedon hyödyntämistä suomalaisilla työpaikoilla.

Hankkeessa on kaksi päätutkimuskysymystä: 1) Mikä on suomalaisten organisaatioiden mittaustiedon hyödyntämisen tila? 2) Miten mittareita voidaan hyödyntää tehokkaammin johtamisen apuvälineenä?

Hanke aloitetaan mittaustiedon käytön kypsyysanalyysillä, joka toteutetaan kyselynä. Analyysissä kartoitetaan noin 30 - 40 suomalaisen organisaation mittaustiedon hyödyntämisen nykytila ja haasteet. Lopputuloksena syntyy organisaatiokohtainen ja vertailukelpoinen pisteytys.

Tämän jälkeen aloitetaan varsinainen kehitystyö, jossa parannetaan mittaustiedon hyödyntämistä kolmessa organisaatiossa. Mittaustietoa voidaan hyödyntää paremmin mm. kehittämällä johtamiskäytäntöjä, jäsentelemällä ja analysoimalla mittaustietoa paremmin tai visualisoimalla saatua mittaustietoa käyttökelpoisempaan muotoon.

Hankkeen loppupuolella selvitetään erilaisten mittaustiedon hyödyntämistä tehostavien käytäntöjen toimivuutta organisaatioissa, joissa mittausjärjestelmä on kehitetty vuosina 2007 - 2011. Selvitys toteutetaan haastattelemalla noin 25 mittausjärjestelmää käyttävää henkilöä.

Hankkeen vastuuhenkilö
Aki Jääskeläinen

Aineistoa Materials-välilehdellä.

Mittaritieto tehoaa vain oikein käytettynä

13.4.2016

Tampereen teknillisen yliopiston tutkijat selvittivät organisaatioiden mittaritietojen vähäistä käyttöä. Tutkijoiden mukaan yksi syy on se, että kaikki asiassa vastuulliset johtajat eivät hallitse perusasioita, jotka kerrotaan suorituskyvyn mittaamisen oppikirjoissa. Esimerkiksi mittaamisen käytön perusteiden ja mittaristojen syy-seuraussuhteiden määrittämisen ymmärtämisessä oli puutteita.
 
Tutkijat havaitsivat, että mittaamisessa erityisesti tietojärjestelmät ja mittaustiedon saatavuus aiheuttavat tyytymättömyyttä. Näin tunsi kolmasosa tutkituista.
 
Mittaustieto tukee varsinkin strategiasta viestintää ja poikkeamien seurantaa. Mittaustiedolla ohjaaminen näkyy erityisesti tavoitteiden toteutumisen seurannassa.

Kysytään paljon, mutta miksi?
 
Organisaatioissa kerätään talouslukuja, kyselyjä ja tilastoja valtavia määriä, mutta niiden hyödyntämiseen kiinnitetään vähän huomiota. Tampereen teknillisen yliopiston tutkijat paneutuivat ilmiöön.

Aluksi he tekivät kypsyysanalyysikyselyn julkisille ja yksityisille organisaatioille. Vastauksia tuli 270, ja vastausprosentti jäi 22:een.

Tutkimuksessa keskeisiä olivat kolme toimintatutkimusta, joissa kohteina olivat Kouvolan kaupunki sekä Helsingin kaupungista rakentamispalvelu Stara ja henkilöstökeskus. Näissä järjestettiin tyypillisesti viisi työpajaa ja yksi koulutustilaisuus.
 
Kolmanneksi tutkijat selvittivät haastatteluilla mittaustiedon osuutta yrityksen johtamisessa. Haastateltavina oli 23 yrityksestä 29 henkilöä, lähinnä suurten teollisuusyritysten keskijohtajia.
 
Mittaukset myös organisaation ulkopuolelle

Tulokset paljastivat, että mittaustietoa käytetään todennäköisemmin silloin, kun sen ympärille on laadittu selkeät ohjeistukset.

Mittaaminen mielletään edellään lähinnä organisaation sisäiseksi asiaksi. Kuitenkin tietoa tarvitaan myös asiakkaista ja kilpailijoista.
 
Lisäksi itse mittarit vaativat nykyistä parempia määrittelyjä laskentakaavoista ja datalähteistä. Myös mittaamisen vastuut ja jopa käyttötarkoitukset ovat usein epäselviä.

Tutkijat päätyivätkin siihen, että mittaustiedon käyttö on keskimäärin varsin kehnoa.
 
Mittarit järjestykseen
 
Tapaustutkimuksista opittiin, että paras ja yksinkertaisin tapa edistää mittaamista on järjestää mittarit järkevästi. Mittarit pitäisi luokitella yleensä organisaation rakenteisiin ja johtamisen tietotarpeisiin sopiviksi.
 
Tapaustutkimukset toivat esiin sen, että isoissa organisaatioissa on tunnistettavissa vähintään kaksi mittaamisen tasoa. Tämän hankkeen uutuusarvo on se, että hankkeessa esitetään mittaamisen tasoajattelun soveltaminen.

Visualisointi ja johtoprosessiin kytkentä
 
Mittaustiedon hyödyntämistä edistää myös visualisointi. Tästä käyttökelpoinen sovellus on kartta, jolla parannetaan ymmärrystä mittauskohteiden yhteyksistä. Helsingin työhyvinvoinnin mittarissa visualisointi paransi myös mittaustulosten ymmärrettävyyttä.

Lisäksi hankkeessa havaittiin, että mittaustiedon käyttöä edistäisi, jos mittaaminen yhdistettäisiin selvästi toistuvaan johtamisprosessiin. Tällöin johtamisprosessissa pitää määritellä tulosten käsittely sekä tavoitteiden ja toimenpiteiden vastuut ja aikataulut. Tämä on perinteisin mittaamisen käyttötapa, mutta tätäkään ei käytetä järjestelmällisesti.
 
Tutkijat summaavat, että vasta, kun mittaaminen suunnitelmallisesti tukee johtamisprosessia, voidaan miettiä muita mittaamisen käyttötapoja.

Työsuojelurahasto oli hankkeen päärahoittaja.

Toimittaja
Hannu Kaskinen

Aineistoa Materials-välilehdellä.

Johdon mittarit hallintaan

Raportti
Aki Jääskeläinen, Juho-Matias Roitto ja Niklas Luukkanen: Mittausdata johdon työkaluksi, Tampereen teknillinen yliopisto 2015. 74 sivua. ISBN 978-952-15-3443-0 (nid.), ISBN 978-952-15-3444-7 (pdf)
112076-loppuraportti-mittausdata_johdon_tyokaluksi.pdf (3309 kt )

Journal-artikkelit
Jääskeläinen, A, Luukkanen, N. Managerial processes and middle management: analyzing the impact of management controls, Journal of Management Control. (manuscript under review)
Jääskeläinen, A., Roitto, J. Analysis of Visualization Techniques Supporting Performance Measurement System Development, Measuring Business Excellence. (manuscript under review)
Jääskeläinen, A., Roitto, J. 2015. Designing a Model for Profiling Organizational Performance Management, International Journal of Productivity and Performance Management, Vol. 64, No. 1, pp. 5-27.
Jääskeläinen, A., Roitto, J. 2014. Drivers of Personnel Satisfaction Towards Performance Information Usage - Findings from Finnish Municipalities, International Journal of Public Sector Management. Vol. 27, No. 6., pp. 530 - 547.

Konferenssiartikkelit ja -esitykset
Jääskeläinen, A., Luukkanen, N. 2014. Are managerial practices supported by performance information? - empirical evidence from Finnish companies, Proceedings of ICICKM conference, 6-7 November, Sydney, Australia.
Jääskeläinen, A., Roitto, J. 2014. Analysis of visualization techniques supporting performance measurement process, Proceedings of PMA 2014 conference, 25-27 June, Aarhus, Denmark.
Jääskeläinen, A. Roitto, J. 2013. Designing a Maturity Model for Performance Measurement and Management: Empirical Evidence from Finland, Proceedings of 7th conference on Performance Measurement and Management Control, 18-20 September, Barcelona, Spain.

Työsuojelurahaston Tutkimus tutuksi -tapaaminen 23.5.2014
Mittausdata johdon työkaluksi

Tutkijatohtori Aki Jääskelälinen esitteli, miten johdon mittareita voidaan hallinta entistä paremmin.
Aki Jääskeläisen esitys: Johdon mittarit, miten hallita paremmin.pdf (852.7 kt )

Tutkimusapulainen Niklas Luukkanen kertoi, miten mittareita käytetään johtamiskäytäntöjen tukena.
Niklas Luukkasen esitys: Mittarien käyttö johtamisen tukena.pdf (400.5 kt )

Kehittämispäällikkö Katariina Valtonen, Kouvolan kaupungista, valotti, miten mittarilistoista päästään strategian jalkauttamiseen.
Katariina Valtosen esitys: Case Kouvolan kaupunki.pdf (449.5 kt )

Application of Organisational Performance Data is Often Haphazard

Despite gathering large volumes of performance measurement data, many work organisations make ineffective use of the data in organisational management, a Finnish study finds. Objective measurement data may play an inordinately trivial role compared with personal experience and tacit knowledge in decision-making and target-setting. The study was financially supported by the Finnish Work Environment Fund.

A research group at the Tampere University of Technology carried out a three-phase study to determine how effectively measurement data are used in Finnish work organisations and how organisations could make better use of performance measures to support organisational management.

The first phase consisted of an analysis of the maturity of performance measurement in Finnish organisations. Data for the analysis were acquired by a survey (270 respondents) among public and private work organisations. In the second phase, case studies in the form of action research were undertaken in three local government organisations. The third phase of the study sought to establish in greater detail the role of measurement data in the company management processes. For this, semi-structured thematic interviews were conducted with 29 people representing middle management in 23 industrial enterprises.

The results show that some of the very fundamentals of performance measurement are poorly understood in organisations, including the principles of measurement and the determination of the causal relationships of various measures. Regarding practical applications, measurement data appear to be routinely used in monitoring target attainment, whereas many management tasks, such as decision-making and resourcing, seem to be performed without any conscious exploitation of measurement data.

The case studies indicated that effective use of performance measurement can be promoted by simply arranging the available measures into sensible categories according to the organisational structure and managerial information needs. In larger organisations, two or three distinct levels of measurement are readily discernible. The study recommends putting this measurement level approach into practice in work organisations.

 

Translated and edited by
Esko Meriluoto

Project-related materials can be found under the Materials tab.

Hanketiedot

  • HakijaTampereen teknillinen yliopisto Teollisuustalouden laitos
  • ToteuttajaTampereen teknillinen yliopisto Teollisuustalouden laitos
  • Lisätietoja
  • Aki Jääskeläinen
    aki.jaaskelainen@tut.fi
    03 3115 2027
  • Toteutusaika
  • 1.6.2012 - 31.12.2014
  • Arvioitu valmistumisaika
  • 31.3.2015
  • Työsuojelurahaston päätös
  • 14.5.2012
    148 000 euroa
  • Kokonaiskustannukset
  • 328 520 euroa
  • Tulokset valmistuneet 11.3.2016

Aiheluokitus