92080 Tutkimus

Muutoksenhallinnan käytännölliset työvälineet

7.12.1994

Muutoksen hallinnan käytännölliset työvälineet

Suomalainen työelämä on viime vuosien aikana muuttunut paljon. Lamasta on pyritty eroon kehittämällä tuotteita, teknologiaa, toimintoja ja työorganisaatiota. Toimivan ja kilpailukykyisen teknologisen ratkaisun aikaansaaminen, ylläpitäminen ja kehittäminen vaativat henkilöstön kaikkien ryhmien aivovarojen ja luovuuden valjastamista muutoksen ja kehittämisen tueksi. Teknologiset muutokset yrityksissä tapahtuvat varmimmin vähittäisen kehittämisen kautta ja vain poikkeustilanteissa harppauksenomaisesti. Mitä paremmin teknologinen muutos ja siihen liittyvä yrityksen kehittäminen hallitaan, sitä lyhyempiä ovat askelmat ja sitä integroidumpi on harppaus. Tämän vuoksi sosioteknisen muutoksen hallinta vaatii uusia työvälineitä.

Hankkeen yleisenä tavoitteena oli kehittää muutoksen hallinnan käytännöllisiä työvälineitä yritysten sisäisen kehittämisen sekä ulkoisten konsultointi- ja koulutuslaitosten käyttöön. Näiden työvälineiden avulla pyritään luomaan tietotekniikan, esimerkiksi CIM:n, käyttöönotosta hallittu sosiotekninen muutos, jonka lopputuloksena on tuottava ja kilpailukykyinen yritys sekä hyvinvoiva ja osaava henkilöstö.

Toisena yleisenä tavoitteena oli nopeuttaa sosioteknisen kehittämisprojektin läpivientiä yrityksissä. Lisäksi projektille asetettiin sen alkaessa viisi konkreettista tavoitetta.

YKSITYISKOHTAISET TAVOITTEET

1. Työjärjestelmän muutostarpeen ja nykytilan analysoinnin sekä arvioinnin menetelmät

Dresdenin Teknillisen korkeakoulun psykologian laitoksen kanssa kehitetään henkisten töiden (toimistotöiden) analysointiin tarkoitettua TBS-GA -menetelmää, josta laaditaan suomenkielinen versio työnsuunnittelun käyttöön. Menetelmästä pyritään laatimaan myös tietokoneavusteinen versio. Lisäksi kehitetään kyseisen menetelmän kyselyversiota, jota työpaikan kehittämisryhmät itse käyttävät osallistuvan suunnittelun välineenä.

Zurichin Teknillisen korkeakoulun (ETH) työpsykologian laitoksen kanssa kehitetään CIM-koneiden ja laitteiden käyttöliittymien käytettävyyden ja käyttäjäystävällisyyden arviointiin tarkoitettu työväline. Menetelmä soveltuu myös toimistojärjestelmien käyttöliittymien käyttäjäystävällisyyden analysointiin. Kysymys on metodiikasta, jonka avulla voidaan kuvata tietojärjestelmän käytettävyyden esteitä ja käyttäjätyytyväisyyden tasoa.

2. Pelien kehittäminen muutoksen läpiviennin helpottamiseen

Projektissa kehitetään muutospeli, jonka avulla ryhmä ihmisiä harjoittelee työjärjestelmän analysointia sekä tekee päätöksiä toimenpiteistä, muutoksen organisoinnista ja aikatauluista. Lisäksi kehitetään samaan pelimalliin pohjautuva kehittämisväline, jonka avulla projektiryhmä voi kehittämisprojektin alussa laatia alustavan kehittämissuunnitelman. Projektin aikana tutkitaan myös peliajattelun soveltamista työn suunnitteluun, työnkulkujen analysointiin ja kehittämiseen sekä tuotannollisten pullonkaulojen etsimiseen.

3. Osallistuvan ongelmanratkaisun ja kehittämisen tekniikat

Projektin aikana kokeillaan ja kehitetään erilaisia ongelmanratkaisutekniikoita, joiden avulla henkilöstön ideat ja luovuus saadaan kehittämisprojektin käyttöön. Samalla kokeillaan kehittämisryhmien optimaalisen toiminnan järjestämisen ehtoja.

4. Työn organisoinnin sekä työn ja tehtävien muotoilun menetelmät

Projektin aikana selvitetään optimaalisesti toimivan ryhmän ominaisuudet ja kehitetään sen pohjalta ryhmän arviointimenetelmä. Lisäksi kehitetään ryhmätoiminnan käyttöönoton periaatteet ja koulutusohjelma. Uuden teknologian ja ohjelmistojen mukanaan tuomat muutokset töiden ja tehtävien sisällöstä selvitetään sekä kehitetään menettelytapoja töiden ja tehtävien sisäiseen muotoiluun. Vastaavalla tavalla arvioidaan ja kehitetään toimihenkilöiden työtä.

Yhteistyössä Dresdenin Teknillisen korkeakoulun psykologian laitoksen kanssa kehitetään suomen- ja englanninkielinen tietokoneavusteinen työsisältöjen suunnittelun asiantuntijajärjestelmä.

5. Tietokoneavusteinen työnopetus ja käyttäjätuki

Projektin aikana kehitetään tietokoneavusteista työnopetusta jo olemassaolevan prototyypin pohjalta. Lisäksi selvitetään erilaiset mahdollisuudet tukea tietokoneavusteisesti käyttäjien toimintaa työssä. Projektissa integroidaan tietokoneavusteinen työnopastus osaksi CIM-tietojärjestelmää.

TEHTÄVÄT JA MENETELMÄT

Toimintatapa

Projekti toimi Metalliteollisuuden keskusliiton (MET) CIM-kehitysohjelman (SIMSON) johtoryhmän alaisuudessa osana MET:n ohjelman ''Muutosikkunaa''. Projekti organisoitiin tavoitteiden mukaisesti neljäksi alaprojektiksi. ''Osallistuvan ongelmanratkaisun ja kehittämisen tekniikat'' tavoitteen toteuttamiseksi ei kuitenkaan taloudellisten voimavarojen rajallisuuden vuoksi palkattu yhtään tutkijaa. Muissa alaprojekteissa työskenteli kahdesta neljään tutkijaa eripituisia aikoja. Kukin alaryhmä organisoi oman toimintansa asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi yhteisen johdon alla. Projektin vetäjänä toimi Matti Vartiainen, joka työskenteli kaikissa projektiryhmissä.

Tutkimusta, kokeilemista ja kehittämistä tehtiin useissa yrityksissä, joissa oli käynnissä yksikkökohtaista tai koko yritystä koskevaa kehittämistyötä. Kehitteillä olevia työvälineitä kokeiltiin aina työpaikan tarpeiden mukaan.

Projektin ulkomaisia yhteistyökumppaneita olivat Dresdenin Teknillisen korkeakoulun psykologian laitos ja Zurichin Teknillisen korkeakoulun työpsykologian laitos. Työskentely ulkomaisten yhteistyötahojen kanssa tapahtui kokeilemalla samanlaisia ja rinnakkaisia metodeja ja tietojen vaihtona seminaareissa sekä vierailujen yhteydessä.

Menetelmät ja tutkimuksen toteuttaminen eri osaprojektien ja niiden tavoitteiden osalta

1. Haastattelu-, havainnointi- ja kyselytekniikoiden käyttöä kokeiltiin toteutettujen kehittämishankkeiden yhteydessä kahdella tavalla: asiantuntijakeskeisesti ja henkilöstön itsensä toimesta. Molemmissa tapauksissa kerättiin työjärjestelmän lähtötilaa kuvaavat tiedot, analysoitiin ne ja laadittiin niiden pohjalta ns. sosiotekninen työnkuva. Lähestymistapoja verrattiin toisiinsa. Tekniikoiden luotettavuutta ja pätevyyttä tarkasteltiin tilastollisten menetelmien avulla.

Toimihenkilöiden töiden arviointiin tarkoitettua TBS-GA-menetelmän (havainnointihaastattelu) ja sen ryhmätyöversion TBS-GA-S:n käyttöä kokeiltiin vakuutusyrityksessä (Sampo Oy), Postipankin Helsingin maksupalvelukeskuksessa, Postissa ja Teknillisen korkeakoulun hallinnossa. Molempien menetelmien käyttökokemuksia kerättiin tapaustutkimuksina.

CIM-koneiden ja laitteiden käyttöliittymien ja käyttäjäystävällisyyden arviointiin tarkoitettua työvälinettä kehitettiin aluksi kirjallisuustutkimuksena keräämällä ja arvioimalla olemassaolevia menetelmiä. Tältä pohjalta laadittiin ''Tuotantoprosessin käytettävyyden testausmalli'', jota kokeiltiin Neles-Jamesburyn toimilaitetehtaalla ja ABB Industries''in yksikössä Helsingissä.

2. Myös pelien osalta lähdettiin liikkeelle eri toteutusmahdollisuuksien kartoittamisesta. Muutospelistä laadittiin yleinen suunnitelma, josta kuitenkin luovuttiin. Tämän jälkeen suunnattiin kahdelle taholle: a) laboratorion peliryhmä aloitti yhteistoimintapelin kehittämisen työryhmien kouluttamiseen ja b) tutkija kartoitti mahdollisuuksia työnkulkupelien laadintaan.

Valmista yhteistyöpeliä kokeiltiin mm. Ahlströmin Mäntän pumpputehtaan, Helsingin yliopiston hallintoviraston ja Postipankin Helsingin maksupalvelun henkilöstön kanssa. Kokeiluihin osallistui yli sata ihmistä noin viidessätoista ryhmässä. Pelin toimivuutta arvioitiin kyselyllä heti pelin jälkeen ja tuomariarviointina. Yhteistyöpelin ulkoasun osalta yhteistyötä tehtiin Taideteollisen korkeakoulun kanssa.

3. Osallistuvan ongelmanratkaisun tekniikoita tutkittiin kirjallisuustutkimuksena ja tekemällä havaintoja kehittämishankkeisiin osallistuvissa yrityksissä. Tiedonkeruu oli kuitenkin satunnaista, sillä yhtään henkilöä ei palkattu toteuttamaan tätä tehtävää.

4. Tuotannossa ja toimistoissa toimivia ryhmiä tutkittiin seuraavien ominaisuuksien suhteen: - ryhmän tehtävät ja työnkulku ryhmän alueella - työtyytyväisyys ja psyykkinen kuormittuneisuus - ryhmän jäsenten vuorovaikutus ja kommunikointi - oikeudenmukaisuuden toteutuminen ryhmää perustettaessa ja sen jo toimiessa - ryhmän itsenäisyys suhteessa muuhun organisaatioon, ryhmän sisällä ja ryhmän yksittäisten jäsenten suhteessa muuhun ryhmään sekä - ryhmän tuottavuus.

Ryhmien kuvauksia kerättiin aluksi kyselyin, haastatteluin ja havainnoinnein Primo Oy:ssä Helsingissä ja Neles-Jamesburyn Helsingin tehtailla. Tarkoituksena oli näin koota ja kokeilla monipuolista menetelmäpatteristoa työryhmien kuvaukseen. Työryhmien rakentamiseen ja kouluttamiseen osallistuttiin pilottiyritysten kehittämishankkeiden yhteydessä.

Pilottiyrityksinä olivat Talmu Oy Salosta sekä Idman Oy Mäntsälästä. Näiden ryhmäorganisaatiota vasta rakentavien yritysten rinnalla selvitettiin edistyneempien ryhmien toimintaa Neles-Jamesburyn Helsingin tehtaalla. Näiden yritysten vertailuyrityksenä oli Oy Jorvas Partners Ab. Ajatuksena oli paitsi kokeilla ja auttaa ryhmien kehittämistä yrityksen yhden yksikön sisällä myös selvittää mahdollisuuksia ryhmäratkaisun levittämiseen koko yrityksen ja yritysryväksen kesken. Ryhmien kehittämistoimenpiteiden vaikutuksen tutkimiseksi yksiköissä tehtiin monipuoliset alkutila-analyysit. Rakentamisen ja kouluttamisen onnistumista arvioitiin seuraamalla hyvinvoinnin ja tuottavuuden kehittymistä ryhmissä. Arviointi tehtiin käyttämällä työn analysoinnin ja arvioinnin menetelmiä. Eri yrityksissä työskentelevien kehitysryhmien työtä koskevaa tietoa kerättiin pöytäkirjojen ja ryhmien itsensä tuottamien dokumenttien avulla.

Tietokoneavusteisen työnsuunnittelujärjestelmän pohjaksi otettiin saksalainen REBA-ohjelma. Ohjelmasta laadittiin suomenkielinen versio, mutta sen systemaattiseen kokeiluun ja jatkokehittämiseen ei päästy voimavarojen puutteessa.

5. Tietokoneavusteista työnopetusta ja käyttäjätukea kehitettiin aluksi ohjelmoimalla uusi versio jo käytössä olleesta työnopastuskehittimen prototyypistä (CATS I). Tavoitteena oli kehitin, joka joustavasti tuottaa päivitettävissä olevia 5-askeleen menetelmään pohjautuvia työnopastusohjelmia. Uutta työnopastuskehitintä (CATS II) kokeiltiin Neles-Jamesburyn Helsingin tehtaan kokoonpanotöissä ja ABB Strömbergin Helsingin tehtailla. Käytettävyyttä seurattiin havainnoimalla ohjelman käyttöä ja oppimista.

Työnopastusohjelman tarve osoittautui kuitenkin pieneksi, mikä johtui laman aiheuttamasta vähäisestä henkilöstön vaihtuvuudesta. Suurempi tarve oli tietotukiohjelmista, joiden avulla tuetaan työntekijöiden ja työryhmien työtä nopeasti muuttuvassa tuoteympäristössä. Työnopastuskehittimen pohjalta rakennettiin tietotukikehittimen prototyyppi, jota testattiin ABB Industries''in yksikössä Helsingissä.

SAAVUTETUT TULOKSET

Projektin tulokset eli työvälineet on kattavasti kuvattu loppuraportissa, joka julkaistaan kirjana. (Matti Vartiainen: Työn muutoksen työvälineet - muutoksen hallinnan sosiotekniset menetelmät. Otatieto 1994. ISBN 951-672-185-0.) Tässä yhteenvedossa työvälineet kuvataan alaprojekteittain. Osa tuloksista on vasta valmistumassa.

1. Työjärjestelmän muutostarpeen ja nykytilan analysoinnin sekä arvioinnin menetelmät

Menetelmäpatteristo sosioteknisen työnkuvan laatimiseksi käyttöohjeineen: - henkisten töiden arviointiin tarkoitetun TBS-GA-menetelmän käsi- ja ohjekirjat sekä - tietokoneohjelma ''Psyykku'' työsisältöjen arviointikyselyn (JDS) ja lyhytkestoisen kuormittumisen arviointikyselyjen (BMS, EZ) tietojen käsittelyyn.

Valmistumassa on raportti tuotannon tietojärjestelmien käytettävyyden arviointimenetelmistä sekä toimihenkilötöiden kehittämiseen tarkoitetun TBS-GA:n ryhmätyöversio TBS-GA-S, jonka avulla työntekijäryhmät voivat kehittää omaa työtään.

2. Pelien kehittämien muutoksen läpiviemisen helpottamiseen

- Yhteistyöpeli teollisuuden tuotantoryhmien ja toimistotiimien kouluttamiseen. Pelin osalta käydään neuvotteluja saksan-, englannin- ja ranskankielisen version tuottamisesta - Valtionhallinnon kehittämiskeskuksessa kehitetyn työnkulkupelin kokeilu ja soveltuvuus työnkulkujen analysointiin ja kehittämiseen -raportit sekä - malli Muutospelistä.

3. Osallistuvan ongelmanratkaisun ja kehittämisen tekniikat

Alaprojektissa valmistui kirjallisia kuvauksia osallistuvan ongelmanratkaisun menetelmistä.

4. Työn organisoinnin sekä työn ja tehtävien muotoilun menetelmät

- menetelmäpatteristo ryhmätyön analysointiin - ryhmämäisen työnorganisaation levittämismalli sekä - suomenkielinen kokeiluversio tietokoneavusteisesta työnsuunnittelujärjestelmästä (REBA-ohjelma).

Valmistumassa on Ryhmämäinen työ tuotannossa -käsikirja.

5. Tietokoneavusteinen työnopetus ja käyttäjätuki

Alahankkeessa valmistui kaksi tietokoneavusteista prototyyppiä: työnopetuskehitin (CATS II) ja tietotukijärjestelmä (kehitin- ja käyttäjäjärjestelmä) teollisuustyön tueksi.

Toimittaja
PEKKA OKSAMA

Hanketiedot

  • HakijaAalto-yliopiston teknillinen korkeakoulu, työpsykologia ja johtaminen
  • ToteuttajaVartiainen Matti
  • Lisätietoja
  • VEIKKO TEIKARI
    4513650
  • Toteutusaika
  • 1.9.1992 - 1.6.1994
  • Työsuojelurahaston päätös
  • 15.6.1992
    252 281.89 euroa
  • Kokonaiskustannukset
  • 252 281.89 euroa
  • Tulokset valmistuneet 7.9.1994