Kunta-ala oppii kuuntelua ja hiljaisuutta

Lempäälässä ja erityisesti kunnan kirjastossa on riittänyt muutosta. Tuli korona-aika, organisaatiomuutos ja toimiala muutti fyysisestikin uusiin tiloihin. Kun samaan syssyyn osuu näin monta muutosta, se aiheuttaa monenlaisia tunteita ja stressiä.

“Muutostilanteissa vahvat näkemykset saattavat korostua. On kuitenkin tärkeää, että saisimme kattavan kuvan mielipiteistä myös hiljaisempien porukasta ja tasapainotettua keskustelua. Näin syntyy turvallisempaa tilaa,” sanoo vastaava kirjastonhoitaja Jenni Joru.

Kunnassa lähdettiin Työsuojelurahaston tukemaan hankkeeseen, jossa kehitettiin valmentavaa johtamista sekä fasilitointi- ja vuorovaikutusmenetelmiä. Kaiken taustalla on työhyvinvoinnin edistäminen.

Kirjastopäällikkö Jarkko Rikkilä allekirjoittaa muutoksen tuomat tarpeet.

“Meillä on tarkasteltu toiminnan rakenteita sekä mietitty yhteisöpalvelujen perustehtävää ja sitä, miten saadaan vahvistettua ammatillista vuorovaikutusta niin tehtäväalueiden välillä kuin organisaatioiden sisällä.”

Lempäälän muutokseen liittyykin uuden toimialan käynnistyminen: vuoden 2023 alusta aloittanut yhteisöpalvelut kokoaa saman katon alle kirjaston, kulttuurin, liikunnan ja nuorisopalvelut.

Viiden kunnan yhteisponnistus

Kehittämishankkeessa oli mukana Lempäälän lisäksi neljä muuta kuntaa: Tammela, Vaasa, Kauhajoki ja Reisjärvi. Fasilitoinnin lisäksi hankkeessa kehitettiin vertaisoppimista ja hiljaisen tiedon keräämistä. Menetelminä käytettiin muun muassa työpajoja ja luovia taidemenetelmiä.

Lempäälässä ei ollut erityisen suuria ongelmia, mutta isoissa muutoksissa kaikki eivät ole aina parhaimmillaan.

“Osalle muutokset voivat olla energisoivia, osa voi pahoin ja sitten on neutraali enemmistö, joka katselee, että mitähän tästä tulee. Asioita on paljon ja se voi täyttää kaistaa sen verran, että arjesta selviäminen on hankalaa”, sanoo Jenni Joru.

Olemme tutustuneet paremmin toisiimme ja toistemme työhön.

Lempäälässä muutosta on otettu haltuun monella tasolla. Esimerkiksi lähiesihenkilöillä on ollut osaamisen kehittämiseen liittyviä harjoituksia, joissa on otettu esille aitoja arjen esimerkkejä ja niiden ratkaisuja. Niissä on menty hyvinkin syvälle.

Jorun mukaan ihmiset pystyivät käsittelemään työpajoissa asioita hyvin luottamuksellisesti.

“Olemme tutustuneet paremmin toisiimme ja toistemme työhön. On syntynyt hyvää ymmärrystä toisten työtehtävistä myös yli tehtäväalueiden rajojen.”

Taidetta ja kokouskäytäntöjä

Kirjastopäällikkö Rikkilän mukaan hanke on terävöittänyt monia käytännön asioita. Yksi ovat kokousten asialistat.

“Pyrimme aikatauluttamaan ja miettimään tarkemmin, mitä missäkin kokouksessa käsitellään. Samoin puheenvuorojen määrään ja tasapuolisuuteen kiinnitetään huomiota. Tämä on konkreettista, johtamista tukevaa osaamista.”

Se, että jokainen pääsee kokouksissa ääneen, on tärkeää.

“Pyrimme huolehtimaan siitä, että kokousten alussa saadaan jokaisen ääntä esille joillain icebreakerilla. Muuten on vaara, että hiljaisemmat eivät kokouksen aikana avaa ollenkaan suutaan tai mikrofoniaan.”

Se, että jokainen pääsee kokouksissa ääneen, on tärkeää.

Hankkeen tärkeä oppi on ollut uusien asioiden oppiminen toisilta tehtäväalueelta. Myös muita oivalluksia syntyi.

“Minulle hyvä ja yllättäväkin kokemus oli taidelähtöisten menetelmien käyttäminen. Esimerkiksi värien, maalien ja siveltimien käyttö voi olla hyvä tapa murtaa jäätä ja saada omia ja anonyymejäkin ajatuksia esille”, Rikkilä kertoo.

Kuuntelu on huipputaito

Yhteishanketta koordinoi työyhteisöjen kehittämisyritys Valmennustrio. Kaikki viisi kuntaa ovat tehneet yrityksen kanssa aiemminkin yhteistyötä.

“Olimme havainneet, että kun kuntapuolella on tapahtunut paljon muutoksia, fasilitointitaidoista olisi hyötyä muutoksen johtamisessa ja henkilöstön hyvinvoinnissa. Kun kysyimme kuntia mukaan, ei niitä tarvinnut paljon houkutella. Kaikista löytyi kehittämismyönteisyyttä”, sanoo työyhteisövalmentaja Jaana Turunen.

Hankkeen aikana mukana olleiden kuntien avainhenkilöt kokoontuivat fyysisesti kaksi kertaa, hankkeen alku- sekä loppupuolella. Tilaisuudet olivat täynnä onnistumisen tunnetta sekä hyvien käytäntöjen jakamista.

Kuuntelu ja se, että on itse hiljaa, vaatii rohkeutta.

Palautteen mukaan rohkeus ottaa vaikeitakin asioita käsittelyyn ja uudet fasilitoinnin työkalut helpottavat keskusteluttamista kokoontumisissa ja kehittämistilaisuuksissa.

Kuuntelu ja se, että on itse hiljaa, vaatii rohkeutta.

“Usein esihenkilö tai tiiminvetäjä joutuu helposti olemaan itse se puhuva pää. Kun fasilitointia harjoittelee, saa helpommin muun porukan puhumaan ja myös henkilöstö pystyy vetämään tilaisuuksia vaikka itsenäisesti.”

Monessa Suomen kunnassa talous sakkaa ja sote-uudistus on tuonut mukanaan omat ongelmansa. Myös johtamiselta vaaditaan tilanteessa yhä enemmän.

“Fasilitointitaidot ovat muutoksen johtamisessa tärkeä apu ja mahdollistavat myös henkilökunnan itseohjautuvuuden arjen työssä”, sanoo Turunen.

“Pelkästään fasilitointitaidot eivät varmasti riitä, vaan tarvitaan muutakin. Mutta uusilla johtamistaidoilla saadaan henkilökunta tekemään asioita paremmalla sykkeellä ja voimaan paremmin. Sitä kautta syntyy työhyvinvointia ja tuottavuutta.”

Muutoskin on normaalia

Vaikka hanke vietiin läpi kuntatoimijoiden kanssa, sen opit ovat hyödynnettävissä alalla kuin alalla.

“Valmentavaa johtajuutta on tuotu viime vuosina vahvasti esille, ja samat asiat toimivat missä tahansa organisaatiossa”, sanoo Jarkko Rikkilä.

Hanke on vahvistanut myös vertaistukea siihen osallistuneiden kuntien välillä.

Lempäälässä on ollut halua lisätä myös kuntalaisten osallisuutta. Siksi omia suunnittelijoita on koulutettu siihen, että erilaisilla kuntafoorumeilla kuntalaiset saavat äänensä paremmin kuuluviin.

Hanke on vahvistanut myös vertaistukea siihen osallistuneiden kuntien välillä, kertoo Jenni Joru.

“Organisaatiomuutosten jalkauttaminen on väistämättä aina hidasta. Mutta meillä on ymmärretty, että tämä ei ole enää mikään uusi normaali vaan normaali.”