Kokoustyytyväisyyttä kannattaa mitata

Teksti: Joanna Sinclair

Kuva: Anu Pynnönen

Sosiaalipsykologian tohtori Esa Jokinen selvitti kokousten työhyvinvointi- ja tuottavuusvaikutuksia.

”Kokoukset ovat työelämän solmukohta. Niihin kiinnitetään monissa työyhteisöissä liian vähän huomiota. Palavereissa istuminen on niin rutiininomaista, että ihmisten on vaikea mieltää, kuinka kauaskantoisia vaikutuksia kokouksilla on”, Jokinen kertoo.

”Kokoustutkimuksen edelläkävijä Schwartzman on osuvasti todennut, että kokoukset ovat organisaation peili. Kokouskulttuuri kertoo paljon siitä, millainen organisaatio on. Jos työyhteisöä haluaa kehittää, kannattaa pohtia, olisiko kokouskäytännöissä parannettavaa”, Jokinen sanoo.

Enemmän työn imua ja vähemmän työuupumusta

Jokinen työskentelee Tampereen yliopiston Työelämän tutkimuskeskuksessa. Hän tutki kokouskokemuksia ja niiden yhteyttä tunneperäiseen työhyvinvointiin Turvallisesti etänä -tutkimushankkeen kyselyaineiston avulla. Kysely oli suunnattu korkeakouluhenkilöstölle. Aineisto kerättiin koronapandemian aikana ja suurin osa sen 380 vastaajasta oli tehnyt etätyötä.

”Suurempi kokoustyytyväisyys on yhteydessä parempaan työhyvinvointiin, erityisesti suurempaan työn imuun ja vähäisempään työuupumuksen kokemukseen”, Jokinen kiteyttää tutkimuksen tärkeimmän tuloksen.

”Suurempi kokoustyytyväisyys on yhteydessä parempaan työhyvinvointiin, erityisesti suurempaan työn imuun ja vähäisempään työuupumuksen kokemukseen”

Erityyppisiin kokouksiin liittyy voimakas oletus vuorovaikutuksesta. Monet kyselyn vastaajat korostivat kokoustyytyväisyyden olevan kiinni siitä, mahdollistuuko luonteva osallistuminen, keskustelu ja oman äänen kuuluviin saaminen.

”Vaikka tärkeimmät asiat olisivat kunnossa, voidaan hyvät kokemukset vesittää esimerkiksi järjestämällä kokouksia turhan tiuhaan – kokouksien runsas määrä oli hyvin selkeästi yhteydessä kokoustyytyväisyyden laskuun”, Jokinen painottaa.

Jokinen suunnittelee jo jatkotutkimuksia aiheesta.

”Tässä tutkimuksessa keskityttiin pitkälti koronpandemia-aikaan ja tiettyyn ammattiryhmään. Lisäksi tarvitaan uusia empiirisiä tutkimuksia kokouksiin käytetystä ajasta, osallistujien ja vetäjien kokouskokemuksista ja näiden pitkäaikaisvaikutuksista työtehokkuuteen ja työhyvinvointiin. Muun muassa näitä kysymyksiä pyrimme jatkossa selvittämään”, Jokinen sanoo.

Virtuaalikokouksilla voi olla sekä myönteisiä että kielteisiä seurauksia

Kyselytutkimuksen lisäksi Jokinen laati syvällisen kirjallisuuskatsauksen uusimmista kansainvälisistä tutkimuksista, joissa on kartoitettu virtuaalikokousten yhteyttä työhyvinvointiin ja tuottavuuteen.

Ennen koronaa tehdyissä harvalukuisissa tutkimuksissa virtuaalikokouksilla havaittiin monia positiivisia vaikutuksia. Ne lisäsivät henkilöstön pysyvyyttä, vähensivät työperäistä stressiä, edistivät perheen ja työn yhteensovittamisen mahdollisuuksia, sekä paransivat yleistä työtyytyväisyyttä.

Koronan aikana ihmiset olivat uuden edessä: etätyö oli monelle pakollista. Tuoreimmat tutkimukset viittaavat siihen, että virtuaalikokoukset koettiin pandemian aikana lähtökohtaisesti hyväksi asiaksi, mahdollistivathan ne työskentelyn ja keskinäisen vuorovaikutuksen poikkeusoloissa. Monet viimeaikaiset tutkimukset korostavat kuitenkin myös virtuaalikokousten aiheuttamaa Zoom-väsymystä ja teknostressiä.

”Osa ihmisistä nuutuu, kun etäyhteyksillä ei saa samalla tavalla vihjeitä muiden osallistujien suhtautumisesta. Sellainenkin tutkimustulos tuli usein vastaan, että omien kasvojen näkeminen virtuaalikokouksessa lisäsi väsymystä”, Jokinen mainitsee.

Hallitulla virtuaalikokousten käytöllä voi Jokisen mukaan olla myönteisiä vaikutuksia työntekijöiden hyvinvointiin, kunhan tietyt ehdot täyttyvät: virtuaalikokousten keston tulee olla rajattu ja työntekijöillä pitää olla vaikutusmahdollisuuksia etäkommunikaation tapoihin. Lisäksi virtuaalialustan pitää olla riittävän helppokäyttöinen ja teknologiakuorman vähäinen.

”Työhyvinvoinnin kannalta tärkeintä on se, että kunnioitetaan ihmisten aikaa.”

”Tiedotusluonteiseen kokoustamiseen etäyhteydet sopivat hyvin, mutta tällöin kokoukset ovat vaarassa menettää teränsä. Jos halutaan rakentaa luottamusta tai käsitellä esimerkiksi konflikteja, kannattaa tavata kasvokkain. Ja jos tarkoitus on vain tykittää tiedotusluonteisia asioita, kenties asian voisi hoitaa ilman kokousta”, Jokinen toteaa.

”Työhyvinvoinnin kannalta tärkeintä on se, että kunnioitetaan ihmisten aikaa. Liian pitkät, huonosti valmistellut tai tarpeettomat kokoukset heikentävät taatusti tunneperäistä työhyvinvointia, hoidetaan ne sitten kasvokkain tai etänä”, Jokinen sanoo.

Kyseenalaista rohkeasti kokouskäytäntöjä

Tietoisuus oman organisaation kokouskäytännöistä olisi Jokisen mukaan tärkeää jokaiselle työyhteisölle. Johtajien ja esihenkilöiden kannattaisi säännöllisin väliajoin tarkastella organisaation kokouskulttuuria ja pohtia, voisiko kokouksia hyödyntää strategisesti.

”Kokoukset ansaitsisivat organisaatioilta enemmän tietoista huomiota ja kehittämistyötä. Kokouskäytäntöjä kannattaa rohkeasti kyseenalaistaa. Liikkeelle voi lähteä vaikka konkreettisella kyselyllä, jolla selvitetään, miten kokoukset koetaan ja voisiko kokemuksia parantaa”, Jokinen ehdottaa.

”Kokoukset ansaitsisivat organisaatioilta enemmän tietoista huomiota ja kehittämistyötä. Kokouskäytäntöjä kannattaa rohkeasti kyseenalaistaa.”

Jokinen sanoo vierastavansa ajatusta, että kaiken kehitystyön pitäisi keskittyä toiminnan tehostamiseen. Kokouskäytäntöjä kannattaa kehittää ennen kaikkea siksi, että ne vaikuttavat työhyvinvointiin.

”Työtyytyväisyys- ja hyvinvointimittareita on monenlaisia. Usein niissä mitataan yleisesti tyytyväisyyttä sisäiseen viestintään, muttei erikseen kokoustyytyväisyyttä. Jos edes osa työyhteisöstä käyttää palavereihin tuntuvan siivun päivittäistä työaikaansa, niin minusta olisi harkinnan arvoista antaa työyhteisön kokouskulttuurille ihan oma arviointimenetelmänsä”, Jokinen huomauttaa.