Kohti merkityksellisiä kokouksia

Tiivistelmä

Viimeaikaisten tutkimusten mukaan kokoukset ovat yhä suurempi osa työelämää, mutta silti ne ovat usein tehottomia, niissä ei hyödynnetä tarpeeksi osallistujien panosta ja ne koetaan jopa epämielekkäiksi. Koronapandemian vauhdittama etäkokousten yleistyminen on lisännyt näitä uhkia. Tämän tutkimuksen tavoitteena on teoreettisen katsauksen ja empiirisen tutkimuksen keinoin selvittää, mihin ongelmiin ja tarpeisiin kokouksilla pyritään yleensä vastaamaan ja millä ehdoilla ne ovat merkityksellisiä.

Hankkeen vastuuhenkilö

Esa Jokinen

Tiedote

Myönteiset kokouskokemukset edistävät työhyvinvointia

Tiivistelmä

Hankkeessa tehtiin kirjallisuuskatsaus virtuaalikokousten työhyvinvointi- ja tuottavuusvaikutuksista sekä tarkasteltiin kokouskokemuksen yhteyttä tunneperäiseen työhyvinvointiin kyselyaineiston avulla. Tulosten perusteella kokousten onnistumisella tai kokoustyytyväisyydellä on vaikutusta työhyvinvointiin. Virtuaalikokousten kokoustyytyväisyyttä heikentävät 1) tekniset ja osallistumisen liittyvät haasteet, 2) sosiaalisen dynamiikan ja yhteisymmärryksen vaikeudet, 3) puutteelliset vaikutusmahdollisuudet sekä 4) kokousten strateginen hyödyntämättömyys.

Kuitenkin sekä lähi- että etäkokouksia on tarpeen kehittää huomioiden samalla työntekijöitä. Kokoustutkimuksella voidaankin tarjota tähän vinkkejä ja vertailutietoa.

Lähtökohdat

Kiinnittämällä huomiota kokouksiin voidaan paitsi tehostaa ajankäyttöä työssä myös hyödyntää kokouksiin sisältyvää potentiaalia. Koronapandemian myötä virtuaalikokouksista tuli ”uusi normaali”, mutta toistaiseksi niiden vaikutuksia tunnetaan vain vähän. Virtuaalikokoustutkimus näyttääkin painottuneen teknostressin ja ns. Zoom-väsymyksen tarkasteluun. Vaikutukset työn imuun ja työuupumukseen laajentavat kokoustutkimuksen ja erityisesti virtuaalikokoustutkimuksen piiriä.

Aineisto

Kirjallisuuskatsaukseen valikoitui 24 virtuaalikokousten työhyvinvointi- tai tuottavuusvaikutuksia käsittelevää kansainvälistä artikkelia. Tämän lisäksi käytiin läpi satoja tutkimuksia, jotka sivusivat kokoustematiikkaa. Kyselyaineisto koostuu 380:stä korkeakoulutyöntekijän vastauksista. Analyysi kohdistui kokouksiin osallistumista, etätyön osuutta, kokouskokemuksia ja työhyvinvointia koskeviin asioihin. Aineisto kerättiin koronapandemian aikana ja suurin osa vastaajista oli tehnyt etätyötä.

Menetelmät

Tutkimus toteutettiin viimeaikaiseen kirjallisuuteen kohdistuvan state-of-art-katsauksen sekä kyselytutkimuksen keinoin. Kirjallisuuskatsaus kohdistettiin Scopus-tietokantaan erilaisten hakusanojen yhdistelmillä liittyen virtuaalikokouksiin, työhyvinvointiin ja tuottavuuteen. Kyselyaineistoa analysoitiin monimuuttujamenetelmin ja sanallisten avovastausten osalta temaattisesti. Kokoustyytyväisyyden ja avovastausten välisiä yhteyksiä pyrittiin tarkastelemaan erilaisia luokkia rakentamalla.

Tulokset ja johtopäätökset

Erotuksena muunlaisesta ryhmätoiminnasta kokoukset tulee määritellä tavoitteelliseksi vuorovaikutukseksi, johon liittyy kokouksille ominaisia tavoitteita. Tutkimuksessa havaittiin, että kokoustyytyväisyydellä on vaikutusta työhyvinvointiin. Virtuaalikokousten kokoustyytyväisyyttä heikentävät 1) tekniset ja osallistumiseen liittyvät haasteet, 2) sosiaalisen dynamiikan ja yhteisymmärryksen vaikeudet, 3) puutteelliset vaikutusmahdollisuudet sekä 4) kokousten strateginen hyödyntämättömyys.

Uutuusarvo ja sovellettavuus

Kokousten vaikutukset tunneperäiseen työhyvinvointiin – työn imuun ja työuupumukseen – on tärkeä lisä aiempaan tutkimukseen. Työhyvinvoinnin mittaaminen validoiduin kysymysosioin lisää tulosten luotettavuutta. Kirjallisuuskatsaus kokoaa virtuaalikokouksia koskevia tuoreimpia tuloksia, joihin voi tukeutua kokousten kehittämispyrkimyksissä niitä perustellen. Korkeakoulusektoria koskevat tulokset tarjoavat vertailupohjaa suomalaiselle työelämälle kokousten työhyvinvointivaikutuksista.

Aineisto

Kohti merkityksellisiä kokouksia – lähi- ja virtuaalikokousten vaikutukset työhyvinvointiin kirjallisuuden ja empirian valossa. Tiivistelmä Avaa

Esa Jokinen, Tampereen yliopiston työelämän tutkimuskeskus. Kohti merkityksellisiä kokouksia – lähi- ja virtuaalikokousten vaikutukset työhyvinvointiin kirjallisuuden ja empirian valossa. Loppuraportti. 2023. Avaa