Avain onnistuneeseen monipaikkatyöhön: kohtuus kaikessa ja kaikkien kuuntelu

Teksti: Joanna Sinclair

Kuva: Liisa Takala

Työterveyslaitoksen tutkijat ovat selvittäneet monipaikkatyön vaikutuksia hankkeessa, joka tuo kirjaimellisesti hymyn huulille.

– HYMY tulee sanoista hyvinvointi ja yhteisöllisyys monipaikkatyön ytimessä, kertoo hanketta johtanut erikoistutkija Janne Kaltiainen.

Hän tähdentää, että nyt puhutaan aiheesta, jossa termit menevät usein iloisesti sekaisin. Vaikka etätyö, hybridityö ja monipaikkatyö tarkoittavat hiukan eri asioita, Kaltiainen käyttää niitä itsekin arjessa liki synonyymeinä.

– Monipaikkatyöstä puhutaan, jos ihmisillä on mahdollisuus tehdä töitä monessa eri paikassa, vaikkapa toimistolla, asiakkaan luona tai kotona. On ihan OK puhua etätyöstä, hän selventää.

Kaltiainen huomauttaa, että etätyön vaikutusten tutkiminen on erityisen tärkeää Suomessa, sillä se on meillä poikkeuksellisen yleistä: noin kolmannes suomalaisista tekee etätöitä ainakin joskus, ja peräti 20 % tekee niitä usein.

– Euroopan etätyötilastoissa komeilemme kakkosina. Eteen kirii ainoastaan Irlanti, jossa 21 % tekee etätöitä usein. Tutut verrokkimaat naapurista jäävät kauas taakse. Ruotsissa etätöitä tekee usein 13 %, Tanskassa 8 % ja Norjassa 6 %.

Etätyö ei ole mustavalkoinen asia

Työsuojelurahaston tukeman HYMY-hankkeen kattava tutkimusaineisto kerättiin Kuopion kaupungin ja OP Pohjolan työntekijöiltä sähköisin kyselyin.

Vastaajat arvioivat muun muassa työolojaan, työhyvinvointiaan, yhteenkuuluvuuden ja luottamuksen kokemuksia, lähijohtajien ja työtovereiden toimintaa sekä omia työskentelytapojaan. Lisäksi he raportoivat etätyön osuuden työajastaan ja kertoivat työn ja muun elämän tasapainosta.

Etätyön lyhyen aikavälin vaikutuksia seurattiin kyselyillä, jotka toteutettiin kerran viikossa kuuden viikon ajan. Pidemmän aikavälin vaikutuksia kartoitettiin kolmella kyselyllä, jotka toteutettiin puolen vuoden välein: loppuvuodesta 2023, kesällä 2024 ja loppuvuodesta 2024.

– Keskeisin tutkimustulos on helppo kiteyttää: etätyö ei ole mustavalkoinen asia, Kaltiainen sanoo.

Yksi etätyön keskeisistä eduista on hallinnan tunne, erityisesti itsenäistä työskentelyä vaativissa tehtävissä.

Työntekijät suhtautuvat etätyömahdollisuuteen pääsääntöisesti hyvin myönteisesti. Yksi etätyön keskeisistä eduista on hallinnan tunne, erityisesti itsenäistä työskentelyä vaativissa tehtävissä.

– Mitä enemmän ihmiset tekevät etänä töitä, sitä paremmin he kokevat voivansa hallita oman työn määrää ja keventää työn kuormitusta. Tämä on tärkeä havainto, sillä liiallinen työkuormitus on keskeinen työuupumuksen riskitekijä, Kaltiainen muistuttaa.

– Samalla etätyöt voivat kuitenkin lisätä monien kielteisten vaikutusten riskiä. Esimerkiksi yhteisöllisyys, innostus, motivaatio, luottamus ja yhdessä oppiminen voivat heikentyä, varsinkin jos etätöitä tehdään pitkään ja paljon.

Keskustelua, ei käskyjä

Työterveyslaitoksen tutkijat loivat HYMY-hankkeen puitteissa useita konkreettisia suosituksia työpaikoille, lähijohtajille, tiimeille ja yksilöille. Yksi keskeisistä suosituksista työpaikoille on etätyökäytäntöjen luominen yhteisten keskustelujen kautta.

– Työnantajalla on oikeus määrätä työn tekemisen paikka, mutta suosittelen, ettei mentäisi ainakaan suoraan vain yksipuolisiin määräyksiin ilman keskusteluja, Kaltiainen toteaa.

–Jos työnantaja rajaa tai jopa kieltää etätyöt ilman perusteluja, siitä tulee työntekijöille herkästi olo, ettei heihin luoteta.

Yksi keskeisistä suosituksista työpaikoille on etätyökäytäntöjen luominen yhteisten keskustelujen kautta.

Suosituksissa painotetaan myös, että joustavat käytännöt voivat tukea työntekijöiden hyvinvointia. Yksilölliset erot, työtehtävien vaatimukset ja tilanteet tulisi huomioida etätyökäytännöistä sovittaessa.

– Monet kokevat lyhyellä aikajänteellä parempaa työn ja muun elämän tasapainoa niillä viikoilla, jolloin he tekevät enemmän etätöitä. Tämä tukee työhyvinvointia ja motivaatiota, Kaltiainen kertoo.

Pidemmällä aikavälillä tämä myönteinen vaikutus näkyi kuitenkin vain lapsiperheiden vanhemmilla. Lisäksi pidemmän ajan kuluessa etätyö voi myös heikentää hyvinvointia vähentämällä kasvokkaista vuorovaikutusta.

– Siitäkään ei seuraa hyvää, jos etätöitä joutuu tekemään enemmän kuin haluaisi. Se voi heikentää esimerkiksi suoriutumista, työkykyä ja terveyttä. Näiden tutkimustulosten valossa näyttää siltä, että monet etätyön hyödyt jäävät saamatta, jos kaikille määrätään yksi ja sama etätyömalli, Kaltiainen alleviivaa.

Hyödynnä tiimin viisaus

Lähijohtajia rohkaistaan HYMY-hankkeen suosituksissa hyödyntämään koko tiiminsä viisautta, kuuntelemaan erilaisia tarpeita ja muistuttamaan, että jokaisen työrooliin kuuluu omien työtehtävien lisäksi myös yhteisön tukeminen.

– Kokenut työntekijä ei välttämättä tule ajatelleeksi, kuinka vaikeaa on uutena työntekijänä oppia talon tavoille ja päästä porukkaan mukaan, jos työpaikalla on yksinäistä ja kollegoille tuntuu olevan yhtä tuskaa laittaa Teamsissa kamera päälle, Kaltiainen sanoo.

Kaltiainen painottaa, ettei yhteisöllisyys väistämättä kärsi, jos etätöitä tehdään kohtuudella. Mikäli etätyöt ovat kuitenkin pikemminkin sääntö kuin poikkeus, katse kapenee herkästi omaan tehtävään ja eristäytyneisyys muista lisääntyy. Yhteinen päämäärä ja isompi perspektiivi voivat jäädä taka-alalle tai unohtua kokonaan.

– Lähijohtajien kannattaa auttaa kaikkia oivaltamaan, ettei heitä kannusteta toimistolle siksi, ettei heihin luotettaisi, vaan koska heidän osallistumistaan tarvitaan luomaan yhteistä hyvää.

Tilannetajua työjärjestelyihin

Tiimien kannattaa järjestää työt niin, että kollegoita kohdataan kasvokkain silloin, kun se on työtehtävien kannalta viisainta. Samassa tilassa on helpompi ideoida yhdessä, koordinoida tehtäviä, tarjota ja saada tukea, luoda uutta ja ammentaa hiljaista tietoa havainnoimalla toisten työtä.

– Ja jos itse oivaltaa jotain, siitä on paljon helpompi hihkaista kollegalle vieressä kuin kirjoittaa yhteiselle foorumille tai muistaa kertoa kokouksessa. Työkaverille huikatessa tulee myös jaettua hyvää fiilistä, jonka uuden oppiminen aiheutti, Kaltiainen kuvailee.

– On työtehtäviä, jotka kannattaa hoitaa yhdessä. Mutta jos jollakulla on koko päivä pelkkiä etäpalavereja tai keskittymistä vaativaa kirjoitustyötä, ja jos nämä työt hoituvat jopa paremmin etänä, niin toimistolle ”määrääminen” voi kummastuttaa ja heikentää motivaatiota.

Tiimien kannattaa järjestää työt niin, että kollegoita kohdataan kasvokkain silloin, kun se on työtehtävien kannalta viisainta.

Monet etätyön kielteisistä vaikutuksista liittyvät siihen, ettei etätöissä rakenneta ja ylläpidetä työtoverisuhteita yhtä aktiivisesti kuin toimistolla. Etätöissä ei tulla nähdyksi ja kuulluksi samalla tavalla kuin kasvotusten.

– Vuorovaikutus on etänä enemmän asiapitoista, vaikka teknologia mahdollistaisi merkityksellisen vuorovaikutuksen hyvin etäyhteyksilläkin. Tämänkin seurauksena enemmän etätöitä tehneiden parissa on enemmän yksinäisyyttä.

Kaikkien etätöitä tekevien kannattaisi Kaltiaisen mukaan panostaa epäviralliseen myönteiseen vuorovaikutukseen myös etäyhteyksillä: huomioida kollegat ja kysyä, mitä kuuluu.

– Olisi tärkeää keskustella ennemmin siitä, miten ja milloin olemme yhteydessä toisiimme, kuin pelkästään siitä, minkä seinien sisällä töitä tulisi tehdä, Kaltiainen kannustaa.

Uusi normaali vaatii uusia työtapoja

Kaltiainen korostaa, että vanhojen työtapojen perään haikailun sijaan olisi hyvä kehittää yhdessä uusia tapoja työskennellä. Monipaikkatyö on monissa tehtävissä uusi normaali.

– Nyt on syytä luoda yhdessä uusia, fiksuja tapoja toimia. Työyhteisöt, jotka löytävät keinot monipaikkatyön mahdollisuuksien hyödyntämiseksi kestävällä tavalla, tulevat saamaan kilpailuetua. Tämä etu voi jäädä saamatta, jos ihmiset vain komennetaan toimistolle tai unohdetaan omiin etätyöpoteroihinsa.

– Uskon, että tämä näkyy tulevina vuosikymmeninä myös yritysten tuottavuudessa, Kaltiainen pohtii.

HYMY-hankkeen loppuraportissa on hyvin konkreettisia suosituksia työpaikoille, lähijohtajille, tiimeille ja yksilöille. Niitä seuraamalla kaikki voivat kantaa kortensa kekoon ja auttaa vaalimaan yhteisöllisyyttä, luottamusta, luovuutta ja yhdessä oppimista monipaikkatyön maailmassa.