Ergonomiaa informaatiolle – tietotyö tarvitsee konmarittamista

Teksti: Sami Turunen

Kuva: Sami Turunen

Tietotyöläisen aamu alkaa usein samalla kaavalla: kone ja sähköposti auki. Sen jälkeen päivän agenda onkin usein muiden määrittämä. Työntekijä nimittäin ajautuu helposti reagoimaan sähköposteihin, varsinkin jos työpäiväänsä ei ole suunnitellut ennakkoon.

Keskeytyksiä piisaa ja pirstaleisen työpäivän jälkeen tuntuu, että mitään konkreettista ei oikein tullut valmiiksi.

“Perinteisen työergonomian rinnalta puuttuu tietotyön kuormitusta käsittelevä alalaji. Informaatioergonomiassa on kyse siitä, miten sovitamme yhteen työntekijän rajalliset kognitiiviset kyvyt ja nykyisen informaatiotyöympäristön loputtomat vaatimukset”, määrittelee toimittaja Iida Ylinen.

Hän on perehtynyt aiheeseen kirjoittaessaan tietokirjaa tutkija Heljä Franssilan kanssa. Taitavan työnteon kirjan viestinä on, että työn tekemisen tapoja täytyy muokata niin, että informaatiokuormitus pysyy aisoissa.

“Tavoitteena on kuvata konkreettisesti niitä toimia ja tekoja, jotka tapahtuvat kirjaimellisesti nupin ja näppiksen välissä.”

Sähköposti on huono isäntä

Tietotyön helmasynneistä katse kääntyy nopeasti sähköpostiin. Ylisen mukaan moni käyttää sitä väärin.

“On harhaluulo, että hyvä työntekijä vastaa viesteihin heti. Se kertoo vain siitä, että työntekijä on helposti keskeytettävissä ja lipeää työsuunnitelmastaan tarttuakseen toisen asettamaan agendaan.”

”On harhaluulo, että hyvä työntekijä vastaa viesteihin heti.”

Sähköpostia käsitellään kirjassa paljon, koska tietotyössä sitä käytetään niin paljon – usein vääriin tarpeisiin. Jos esimerkiksi täytyy saada sovittua joku asia useamman ihmisen kesken, syntyy monipolvinen, jopa kymmenien viestien ketju. Se ei ole tarkoituksenmukaista ja se kuormittaa.

Ratkaisu ei ole sähköpostin kieltäminen, vaan valjastaminen oikeaan käyttöön. Ylinen kehottaa ottamaan käyttöön erilaiset suodatustyökalut.

“Moni aloittaa työpäivänsä avaamalla Saapuneet-kansion. Se on virhe. Sähköpostin voi tarkistaa vaikka kahdessa aikaikkunassa päivän aikana sen sijaan, että sitä vilkuilisi jatkuvasti. Ensimmäinen näkymä voisi olla olla oma kalenteri tai tehtävälista.”

Kollega voi olla häiriötekijä

Vaikka yksilö virittäisi omat työtapansa huippuunsa, se ei riitä, jos ympäristö ei tue keskittymistä. Harkitsematon kollega voi romuttaa työrauhan.

“Ei kukaan mene leikkaussaliin kyselemään kirurgilta jonkin tiedoston perään kesken operaation tai säntää estradille keskeyttämään laulajaa. Tietotyössä kollegat kuitenkin keskeyttävät toisiaan estoitta ja käyttävät toisiaan googlena sen sijaan, että tietoa etsittäisiin sovituista paikoista.”

Informaatioergonomia vaatiikin yhteisiä pelisääntöjä. Organisaatiossa on päätettävä, mitä kanavia käytetään mihinkin viestintään ja minne tieto tallennetaan.

Informaatioergonomia vaatiikin yhteisiä pelisääntöjä.

Isoissa organisaatioissa ei noin vain muuteta vuosien aikana muotoutuneita käytäntöjä. Ylinen sanookin, että liikkeelle pitää lähteä joskus pienestä, tiimitasolta. Hän hyödyntää omassa työssään Trello-sovellusta, jossa voi määritellä omien töidensä prosesseja.

“Olen herännyt tarkastelemaan analyyttisemmin omaa työntekoa: mitä työssä tapahtuu, mitä vaiheita siihen sisältyy ja millaisesta järjestelmällisyydestä on hyötyä. Se on lisännyt hallinnan tunnetta.”

Hallinnan tunnetta konmarittamalla

Informaatioergonomian ideana on myös “konmarittaa” ja “liinata” (lean) työtä – siis sujuvoittaa työnteon tapoja ja prosesseja. Tässä tärkeässä roolissa on suunnitelmallisuus.

Se lisää hallinnan tunnetta, joka on yksi tärkeimmistä työhyvinvointia lisäävistä tekijöistä. Kun tietää, mitä tekee ja milloin, kiireen tuntu helpottaa. Ensimmäinen askel on kerätä työtehtävät yhteen paikkaan.

“Jos on yksi lista pilvessä, toinen paperilla ja kolmas post-it-lapuilla, se aiheuttaa sekavuutta. Kun kaikki on yhdessä sähköisessä listassa, kokonaisuus hahmottuu paremmin,” Ylinen neuvoo.

Kun tietää, mitä tekee ja milloin, kiireen tuntu helpottaa.

Ylisen ja Franssilan kirja tarjoaa kokonaisesityksen aiheesta, jota on aiemmin käsitelty esimerkiksi aivojen hyvinvoinnin näkökulmasta. Teknologian rooli on usein jäänyt suppeaksi, vaikka työtä nimenomaan tehdään teknologiaa hyödyntäen.

“Haluamme herättää kiinnostuksen työnteon tapoja kohtaan. Kirjassa kuvataan monen työarjesta tunnistamia ilmiöitä ja jokaisen luvun perään on koottu käytännönläheisiä vinkkejä ja keinoja parempiin työtapoihin.”

Iida Ylinen sai kirjan kirjoittamista varten Työsuojelurahaston tietokirjastipendin. Apuraha oli isossa roolissa prosessissa, joka vaati syvällistä paneutumista.

“Kirjan rakenne on myllätty prosessin aikana kertaalleen kokonaan uusiksi. Stipendi mahdollisti sen, että pystyin irrottautumaan muista töistä ja keskittymään päätoimisesti kirjoittamiseen useammaksi kuukaudeksi.”

Heljä Franssila, Iida Ylinen, Taitavan työnteon kirja. Keskity, saa aikaan ja onnistu digiviisain työtavoin (Atena) https://atena.fi/kirjat/taitavan-tyonteon-kirja