Hyvä digifasilitoija rakentaa yhteistyötä ja nopeaa luottamusta

Teksti: Camilla Ukkonen

Kuva: Liisa Takala

Kun ihmiset kokoontuvat yhteen, jotain yleensä kyllä syntyy. Jos kuitenkin halutaan saada aikaiseksi jotain uutta järkevässä ajassa, tarvitaan kohtaamisiin rakennetta ja osaamista.

– Siksi etenkin virtuaalisissa tapaamisissa fasilitointi nousee merkittäväksi tekijäksi, sanoo Työterveyslaitoksen vanhempi asiantuntija Heli Clottes Heikkilä.

Fasilitoinnilla voidaan tukea tavoitteellista yhdessä tekemistä niin, että kaikilla on mahdollista osallistua yhdenvertaisesti.

Luottamusta – nopeasti

Kun puhutaan yhteiskehittämisestä, viitataan yleensä yli organisaatiorajojen tehtävään kehitystyöhön esimerkiksi asiakkaiden kanssa. Yhteiskehittämistä voi hyödyntää yhtä lailla tuotteiden kuin palveluiden ja prosessien kehittämisessä.

Mutta miten löydetään onnistuneita reittejä yhteistyöhön, kun luottamusta ja tekemisen tapoja etsitään ruudun takaa? Työterveyslaitos ja JAMK tarkastelivat virtuaalista yhteiskehittämistä kolmen erilaisen palveluntarjoajaorganisaation ja niiden kumppaneiden välillä.

Virtuoosit. Työpaikkojen virtuaalinen yhteiskehittäminen -tutkimuksen aineistona tutkijat käyttivät haastatteluita sekä tapaamisten äänitallenteita. Lisäksi hankkeen työpajoissa hyödynnettiin kehittävää työntutkimusta.

”Jotta ihminen osallistuu keskusteluun, tarvitaan riittävä määrä luottamusta.”

Fasilitoinnin rooli osoittautui tärkeäksi paitsi yhteistyön myös nopean luottamuksen syntymisessä.

– Jotta ihminen osallistuu keskusteluun, tarvitaan riittävä määrä luottamusta. Ja jotta entuudestaan toisilleen vieraiden osallistujien välillä onnistuisi tehokkaasti, tarvitaan nopeasti syntyvää luottamusta, Clottes Heikkilä selvittää.

Fasilitoija pitää homman kasassa

Yksi luottamuksen syntymisen kulmakivi on fasilitoijan toimintaorientoituneisuus.

– Toimintaorientoituneella fasilitoijalla on selkeä tavoite, hänellä on suunnitelma ja aikataulutus hallussa. Silloin muut uskaltavat hengähtää ja osallistua.

Suunnitelmia ei silti ole syytä sementoida, jotta tapaamisiin jää tilaa edetä myös tilanteen mukaan. Kehittämisen kannalta kun on hyvä, että aloitteet tulevat enemmän osallistujilta kuin vetäjältä.

– Jos aikataulutusta seuraa liian orjallisesti, saattaa torpata juuri ne vapaat hetket, jolloin osallistujat alkaisivat ottaa toimijuutta. Siksi ei pidä kiirehtiä liian nopeasti eteenpäin, vaan malttaa kuunnella ja varata aikaa keskustelulle.

Hyvä ei toisaalta ole liiankaan löyhä rytmitys, se puolestaan herpaannuttaa osallistujat.

Fasilitointi ja toisten oppimisen kannattelu ovatkin oma osaamisen alueensa, Clottes Heikkilä korostaa. Se edellyttää ymmärrystä kehittämistyön etenemisestä, vuorovaikutuksesta ja oppimisesta.

– Virtuaaliympäristö ei tätä ymmärryksen tarvetta vähennä. Digifasilitoiniti ei ole vain tekniikkaa – vaikka on myös sitä.

Digitaalinen vuorovaikutus vaatii opettelua

Tutkimuksessa huomattiin, että digitaaliset välineet on otettu vaihtelevasti käyttöön. Myöskään kehittämistyötä ei vielä osata tehdä yhtä tehokkaasti virtuaalisesti kuin kasvokkain. Digitaalisten välineiden käyttö sekä käytön opettelu vie oman aikansa kehittämistapaamisista, samoin kuin tapaamisen etenemisen ja työskentelyn idean avaaminen kaikille osallistujille.

”Digifasilitointi vaatii siis ymmärrystä digitaalisesta vuorovaikutuksesta, sillä teknologiavälitteisyys muuttaa keskustelun tapaa.”

– Käytännön asiat korostuvat virtuaalitapaamisissa. On sovittava esimerkiksi, miten saa puheenvuoron, miten käytetään mikkiä, pidetäänkö kamerat auki. Kasvokkain näitä ei tarvitse pohtia, Clottes Heikkilä sanoo.

Digifasilitointi vaatii siis ymmärrystä digitaalisesta vuorovaikutuksesta, sillä teknologiavälitteisyys muuttaa keskustelun tapaa. Esimerkiksi osa vuorovaikutuksen spontaaniudesta häviää, jolloin keskusteluista tulee helposti kysymys-vastaus-rakenteisia tai yksinpuheluita. Myös viestintää vahvistavat nyökyttelyt ja ynähdykset jäävät pois.

– Jos kameratkin ovat vielä pois päältä, ei voi tietää, nyökytteleekö Markku hyväksyvästi vai haukotteleeko hän. Vai tekeekö lounasta.

Juuri vuorovaikutuksen onnistumisen ja tasa-arvoisuuden haasteiden vuoksi Clottes Heikkilä ei virtuaalista yhteiskehittämistä suosittele isossa joukossa, hybridinä tai ristiriitatilanteissa.

Roolitusta ja rohkeutta

Kuka sitten on sopiva fasilitoijaksi, kun pitäisi saada keskenään suhteellisen vieraat ihmiset nopeasti mukaan keskustelemaan tasa-arvoisesti? Clottes Heikkilän mukaan olennaisinta on ammatillinen osaaminen, ei niinkään persoona.

– Fasilitointi vaatii enemmän taitoja kuin ominaisuuksia. Tarvitaan kokonaisymmärrystä käsillä olevasta asiasta ja vuorovaikutuksesta. Niitä molempia voi opetella.

”Fasilitointi vaatii enemmän taitoja kuin ominaisuuksia”.

Roolituksessa Clottes Heikkilä suosittelee miettimään kokoontuvan ryhmän hierarkiaa ja käsiteltävää aihetta. Kannattaa miettiä esimerkiksi, onko hyvä idea valita esihenkilöä fasilitoijaksi: keskusteluilla on nimittäin tutkimusten mukaan taipumusta kääntyä puheenjohtajan näkökulmaa painottaviksi.

Fasilitoijan työn voi myös jakaa.

– Monesti fasilitointia tehdään parityönä. Silloin toinen voi keskittyä kuuntelemaan ja kirjaamaan, kun toinen vetää tilaisuutta. Parityö helpottaa myös fasilitoijan omaa reflektointia.

Oman tekemisen tarkastelu on kokeneenkin fasilitoijan tärkeä apuväline. Työ on jatkuvaa kehittymistä. Kokeilua, mikä toimii ja mikä ei.

– Fasilitoijalle on parasta nöyrä ja innostunut asenne, Heli Clottes Heikkilä sanoo.