Organisaation sisäinen tiedonvälittäjä yhdistää tarpeet ja tekijät

Teksti: Maarit Seeling

Kuva: Liisa Takala

Organisaation sisäiset sosiaaliset mediat kuten Slack, Teams Chat tai Google Meet, tarjoavat uusia ja joustavia keinoja tiedonjakamiseen, mutta somealustojen runsaus voi myös vaikeuttaa tiedon löytämistä, ellei niiden käyttöä suunnitella harkiten.

Tutkija Mia Leppälä Aalto yliopiston johtamisen laitoksen kansainvälisen liiketoiminnan yksiköstä on tutkinut tiedonvälittäjien roolia organisaatioiden sisäisinä toimijoina. Hän väitteli aiheesta ”Organisaation sisäinen sosiaalinen media tiedonvälityksessä” tohtoriksi elokuun lopussa. Työsuojelurahasto tuki väitöstutkimuksen viimeistelyä väitöskirjastipendillä.

Väitöskirjatutkimuksessaan Leppälä havaitsi, että organisaatioissa on henkilöitä, jotka tuntuvat olevan perillä vähän kaikesta. Usein he ovat vaikkapa projektien vetäjiä, mutta eivät välttämättä. Saattaa olla, ettei tiedonvälittäjillä ole muodollista statusta, mutta silti nämä henkilöt toimivat linkkeinä organisaation eri toimijoiden, osastojen ja yksiköiden välillä, jos eivät suoraan, niin ainakin tietävät, kenen hihasta kannattaa nykäistä ja keneltä kysyä tiukan paikan tullen apua.

Hyvät käytännöt kiertoon

Viestintäsovellusten teknologiat kehittyvät ja muuttuvat koko ajan. Käyttäjien pitää pysyä sinnittelemään muutosten mukana. Työntekijöiltä vaaditaan etenkin tietotyöaloilla yhä enemmän etätyökykyä ja valmiuksia uusien teknologioiden käyttöön, ja koronaepidemia vielä vauhditti kehitystä.

–Lukuisista kanavista tunkeva informaatiotulva voi aiheuttaa myös tietoähkyä, ja vaikeuttaa jyvien erottamista akanoista. Lisäksi yksilöillä on erilaiset taitotasot uusien työkalujen käyttöön. Jatkuva kouluttautuminenkaan ei aina ole mielekästä tai edes mahdollista, Leppälä muistuttaa.

Ihanteellista olisi, jos organisaatioissa olisi avoin keskustelukulttuuri, ja työntekijät jakaisivat keskenään hyväksi koettuja käytäntöjä. Avoimuudesta olisi sekin etu, että olisi helppo kysyä, miten muilla osastoilla tai yksiköissä on selätetty vaikkapa tekniikasta ilmenneet ongelmat.

”Lukuisista kanavista tunkeva informaatiotulva voi aiheuttaa myös tietoähkyä, ja vaikeuttaa jyvien erottamista akanoista.”

–Tiedonvälittäjät hyödyntävät organisaation omia viestinnän välineitä yhdistääkseen ihmisiä ja linkittääkseen organisaation eri alueita keskenään. Heidän toimintansa luo yhteisöllisyyttä ja estää organisaatioita siiloutumasta. Merkittävä havainto oli myös se, että tällaisia välittäjiä ylipäänsä on yhteisöissä kuin yhteisössä.

Yhteisöjen sisäinen some mahdollistaa, että ihmisiä ja organisaation eri alueita yhdistävät tiedonvälittäjät on ylipäänsä mahdollista löytää. Heidän tunnistamisensa on tärkeää, jos yhteisön viestintää halutaan kehittää. Luontaisten tiedonjakajien menetelmät voivat olla kullanarvoisia.

Tiedon jakaminen tavaksi

Sisäisen viestinnän osuus ja tiedonvälittäjien rooli ovat ennen Leppälän havaintoja jääneet tutkimuksissa vähälle huomiolle.

–Pandemia-aika vahvisti tietokonevälitteisen viestinnän tarpeellisuutta, mutta samalla myös lisäsi sen haasteita. Tutkimukseni hakee työkaluja työntekijöiden kohtaamaan informaatioähkyn helpottamiseksi, työyhteisön tiedonjakamisen ongelmien ratkaisemiseksi sekä yhteisöllisyyden pelastamiseksi, Leppälä kuvailee.

Leppälän väitöskirjan tutkimusaineisto koostuu kahdesta eri organisaatiosta kerätystä materiaalista. Pääpaino on organisaation sisäisen sosiaalisen median viesteissä, joita ensimmäisestä esimerkkiorganisaatiosta kertyi yli 120 000 viestiä ja toisesta yli miljoona useiden vuosien ajalta. Lisäksi tutkimusmateriaalina on käytetty toisen esimerkkiorganisaation organisaatiojäsenten haastatteluita, asiakirjoja ja kenttähavainnointeja.

”Tutkimukseni hakee työkaluja työntekijöiden kohtaamaan informaatioähkyn helpottamiseksi, työyhteisön tiedonjakamisen ongelmien ratkaisemiseksi sekä yhteisöllisyyden pelastamiseksi,”

Leppälä toivoo työnsä auttavan työyhteisöjä ymmärtämään aktiivisen tiedonjakamisen hyödyt ja välttämään uusien teknologioiden tuomat haitat sekä lisäämään yhteistyötä ja sujuvaa tiedonjakamista työyhteisöissä.

–Tiedonvälittäjät voivat hyödyntää organisaation sisäistä sosiaalista mediaa tiedon jakamiseen, uusien ratkaisujen löytämiseen ja yhteistyön edistämiseen. Haluan kannustaa tiedonvälittämisen kulttuurin rakentamiseen ja digitaalisten alustojen hyödyntämiseen, Leppälä sanoo.