Ilon kautta – XS Lelut terävöitti johtamisen tapoja

Teksti: Sami Turunen

Kuva: Sami Turunen

Lelukauppa on ala, jossa jo tuotteet itsessään lupaavat riemua ja hyvää mieltä.

– Se on hauskaa työtä, jossa ilo on läsnä. Joskus lelun saava innokas lapsi on itse mukana tai joskus hänelle ostetaan yllätyslahjaa, jonka tietää ilahduttavan, kuvailee XS Lelujen operatiivinen johtaja Triin Söber.

Mutta vaikka hyllyt notkuvat pehmoleluja, rakennussarjoja ja uutuusfiguureja, myymälän arki on kovaa työtä ja herkkiä asiakaskohtaamisia.

XS Lelut toimii seitsemässä maassa ja Suomessa yritys on kasvanut kymmenessä vuodessa 13 myymälän ketjuksi, jossa on sata työntekijää. Pelkkä hyvä fiilis ei riitä sen kokoisen organisaation johtamiseen. XS Leluille tarvittiin selkeyttä ja yhtenäisiä toimintatapoja.

Työsuojelurahaston tukemassa kehittämishankkeessa lelulaatikon kansi avattiin ja katsottiin, mitä nykyaikainen, psykologiaan ja neurotieteeseen pohjautuva johtaminen voisi tarkoittaa.

Kasvukivuista koutsaavaan otteeseen

XS Leluilla oli perinteinen kasvuyrityksen haaste: painopiste oli pitkään myymälöiden avaamisessa ja markkinoinnissa, johtamisen hienosäätö jäi vähemmälle huomiolle. Myymäläpäälliköiden roolia haluttiin muuttaa hallinnollisista tilaajista esihenkilöiksi, jotka johtavat ihmisiä läheltä.

– Huomasimme tarpeen yhtenäiselle johtamiskulttuurille. Eri myymälöissä oli eri käytäntöjä siinä, miten annetaan palautetta ja miten asioihin tartutaan, Söber kertoo.

Hankkeen ulkopuolisena asiantuntijana toiminut organisaatiopsykologi Tarja Turtio-Annanolli sanoo, että lähtökohdat olivat kasvuyrityksille tyypillisiä.

– Johtamisen taito ei synny itsestään. Jossain vaiheessa kasvua herää huomio siihen, että onpas meillä paljon ihmisiä ja johtajia.

”Johtamisen taito ei synny itsestään.”

XS Lelujen henkilökunta on myös varsin nuorta.

– Nykynuoret haluavat, että heillä on koutsi, joka sparraa ja auttaa. Heitä johtaessa pitää ymmärtää, miten uskaltaa mennä lähelle ihmistä loukkaamatta tai vaatia asioita ilman, että henkilökunta kokee sen iholle tulemisena, Turtio-Annanolli sanoo.

Uutta tapaa arkisiin kohtaamisiin

Hanke vietiin myymälöiden arkeen työpajojen ja ryhmäkoulutusten kautta. Aluksi tehtiin jokaiselle henkilökohtaisessa keskustelussa Workplace Big Five -analyysi. Samalla kuultiin myymäläpäälliköiden kokemuksia ja kehittämistarpeita.

– Se on hyvä väline tunnistaa omat luontaiset vahvuudet johtajana. Keskustelujen jälkeen kävimme kehittämispajassa läpi, millainen porukka olemme, millaisia vahvuuksia meillä on ja miten haluamme johtaa yhdessä. Teimme myös yhdessä johtamisen periaatteet, Turtio-Annanolli kuvaa prosessia.

Esihenkilöt myös sparrailivat keskenään, ja myöhemmin aloitettiin ryhmäkoutsaukset, joissa harjoiteltiin rohkeaa kohtaamisen taitoa ja valmentavaa keskusteluotetta.

– Harjoittelimme, miten annetaan palautetta minuutissa. Se riittää, jos tietää, miten luo yhteyden ja saa ihmisen miettimään omaa tekemistään, Turtio-Annanolli sanoo.

Viisi vuotta XS Leluilla työskennellyt myymäläpäällikkö Minnamari Pietilä koki hankkeen tervetulleeksi. Vaikka arki on kiireistä, hyvälle asialle löydettiin aikaa.

– Tällaista rakenteen selkeytystä oli toivottu. Oli hauskaa sparrailla aiheita ja treenata uusia toimintatapoja ja arkisten tilanteiden käytännön työkaluja. Omien tapojen muokkaamisella voi olla iso vaikutus koko porukan tekemiseen.

Hyvä fiilis tuo hyvää myyntiä

XS Lelujen ohjenuoraksi muotoutuivat johtamisen periaatteet, joista muodostuu akronyymi ILOA – Iloa omasta persoonasta, Lähellä rohkeasti, Otamme vastuuta sekä Aikaansaamme yhdessä erinomaista tulosta.

Hankkeen tulokset näkyvät sekä ihmisissä että luvuissa. Myymäläpäälliköiden kyky käsitellä vaikeitakin asioita on kasvanut huimasti.

– Heistä on tullut aloitteellisia tiimiensä omistajia. Myymäläpäälliköille on tullut rohkeutta antaa palautetta ja kommunikointi on parantunut, Söber iloitsee.

Hankkeen tulokset näkyvät sekä ihmisissä että luvuissa.

Positiivinen kierre yltää asiakkaisiin asti. Kun henkilökunnan väliset suhteet ovat kunnossa ja ilmapiiri on turvallinen, se heijastuu myyntiin. Sairauspoissaolotkin ovat kääntyneet laskuun.

– Se aito fiilis, mikä henkilökunnalla on, heijastuu siihen, miten asiakkaat kokevat myymälän tunnelman. Silloin ostetaan mieluummin meiltä kuin tilataan Kiinasta.

Ihminen on tärkein investointi

XS Lelujen hanke osoittaa, että hyvä johtaminen ja tulosvastuu kulkevat käsi kädessä. Triin Söberin viesti on, että vaikka kehittämiseen kuluu aikaa ja hieman rahaakin, se on positiivinen signaali koko henkilöstölle.

– Vaikka tämä on bisnestä, ihmisillä on väliä ja sillä, miten työtä tehdään, on väliä. Sillä saadaan tulosta aikaiseksi.

Minnamari Pietilä vastaa sekä Sellon että Kampin toiminnasta ja on noin 20 työntekijän esihenkilö. Hän oivalsi hankkeen aikana, että oma tekeminen terävöityi.

Oppiminen on myös jatkuva prosessi, kokeneellekin ammattilaiselle.

– Opin huomioimaan, mitkä asiat työssä tuovat energiaa ja mitkä kuluttavat. Kun ne tunnistaa paremmin, pystyy toimimaan eri tilanteissa mahdollisimman hyvin.

Oppiminen on myös jatkuva prosessi, kokeneellekin ammattilaiselle.

– Alan vauhti ja uusien tuotteiden jatkuva virta pitää positiivisella tavalla nöyränä. Joku tiimiläisistä tietää Pokémon-korteista, toinen nukeista ja kolmas on kiinnostunut anime-teemasta. Voimme oppia keskenämme aina uutta.