Resilientti yritys varautuu yllätyksiin ja arvioi onnistumisensa

Teksti: Camilla Ukkonen

Kuva: Timo Heikkala

– Tee se nyt. Ja tee se koko porukalla.

Työterveyslaitoksen vanhempi asiantuntija Mervi Halonen kehottaa jokaista organisaatiota varautumaan yllättäviin tilanteisiin, koska nykyiset maailman muutokset eivät väistä ketään.

Onneksi arvaamattomassa ajassa on mahdollista pärjätä, ja parhaiten yllätyksistä selvitään yhdessä. Toinen hyvä uutinen on, ettei häiriöihin varautuminen vaadi massiivisia operaatioita: jopa tunnin työpajalla pääsee hyvin liikkeelle.

Leveämmät hartiat

Muutoskyvykkyys menestystekijänä -tutkimus selvitti pienten ja keskisuurten yritysten kokemuksia yllättävistä tilanteista. Mervi Halosen johtamaan hankkeeseen osallistui viisi suomalaista asiantuntijapalveluita tarjoavaa yritystä, joista kaikki olivat kohdanneet erilaisia ennakoimattomia häiriöitä viime vuosina. Ja joista ne kaikki olivat selvinneet.

– Parhaiten häiriöistä selvittiin yrityksissä, joissa oli totuttu kehittämään toimintaa yhdessä. Sen seurauksena kaikilla työntekijöillä oli kehittämisosaamista, Halonen sanoo.

Hänen mukaansa pienikin yritys saa leveämmät hartiat, kun yllätyksiä arvioidaan koko henkilöstön kanssa. Jokaisella on jotain annettavaa.

”Parhaiten häiriöistä selvittiin yrityksissä, joissa oli totuttu kehittämään toimintaa yhdessä.”

Jos taas kehittäminen on vain johtajan tai johdon vastuulla, jää myös osaaminen ja toimijuus heille. Silloin muiden reagointi arjessa on kankeampaa: ei tiedetä mitä tehdä ja miten suuntautua tulevaan.

Ei niin huonoa, ettei jotain hyvääkin

Organisaatioiden kohtaamat yllätykset ovat luonteeltaan joko ulkoisia tai suunniteltuihin muutoksiin liittyviä. Esimerkiksi korona tai polttoaineen nopea hinnannousu ovat ulkopuolelta tulleita häiriöitä.

Myös suunniteltu muutos saattaa tuoda odottamattomia seurauksia, esimerkiksi uuden järjestelmän käyttöönotto voi epäonnistua tai vaatia odotettua enemmän asiakkaiden käyttökoulutusta.

Mutta oli yllätys ulkoinen tai suunniteltu, niin ne vaikuttavat väistämättä työn tekemiseen: tekemisen tapa ei pysy täysin samana kuin ennen. Ehkä hieman yllättävä tutkimuksen tulos oli, että ikävistäkin yllätyksistä jäi aina myös jotain hyvää.

Myös suunniteltu muutos saattaa tuoda odottamattomia seurauksia.

– Pitkään kestäneet häiriöt näyttivät muokkaavan organisaatioiden toimintaa hyvään suuntaan, kun ihmiset löysivät uusia hyviä käytänteitä, Halonen kertoo.

Halosen mukaan tyypillinen esimerkki ovat koronan tuomat etäyhteydet tai opetusvideot, jotka jäivät täydentämään asiakaspalvelua. Muutokseen reagointi saattaa siis johtaa palveluiden laajentamiseen tai parempaan asiakkaiden tarpeiden huomiointiin.

”Me selvittiin ja selvitään jatkossakin”

Akilleen kantapääksi osoittautui monessa organisaatioissa kriisien jälkeinen arviointi. Tutkimukseen osallistuneissa yrityksissä ei nimittäin hyödynnetty yllättäviä tilanteita yhteisen oppimisen ja toiminnan kehittämisen pohjana.

Akilleen kantapääksi osoittautui monessa organisaatioissa kriisien jälkeinen arviointi.

Halosen mukaan olisi erinomaisen hyödyllistä tarkastella kriisiä kokonaisuutena: ei vain kriisin osasia eikä pelkästään epäonnistumisia tai kehityksen kohteita. Oikeastaan päinvastoin kannattaa yhdessä analysoida toimenpiteitä, jotka toimivat ja sitten hyödyntää niitä toiminnan kehittämisessä.

– Se vahvistaa onnistumisia jatkossakin sekä luo uskoa ja toivoa tulevaan.

Työpöytäharjoittelu riittää

Yllätyksiin varautumista ja niiden analysointia pidetään usein paitsi kalliina myös aikaa vievänä. Mutta Halosen mukaan harjoittelun ei tarvitse olla konkreettista vaan sen voi tehdä työpöydän äärellä, pohtimalla omia prosessikuvauksia. Tärkeintä on haastaa ajattelua.

– Lisäksi saattaa olla aivan riittävää, että varautuu vain yhteen laajaan yllätykseen, koska samaa suunnitelmaa voi soveltaa moneen, Halonen sanoo.