Normit kannattaa nostaa pöydälle

Teksti: Joanna Sinclair

Kuva: Anu Pynnönen

Sosiaaliset normit voivat tutkitusti ohjata työntekijöiden käyttäytymistä voimakkaammin kuin viralliset ohjeistukset, arvot tai strategiat.

Normien voima kävi ilmi Tampereen yliopiston kaksivuotisesta tutkimushankkeesta, jossa tarkasteltiin julkisen sektorin työntekijöiden kokemuksia omista oikeuksistaan ja velvollisuuksistaan.

– Jokaisella työyhteisöllä on omat norminsa. Ne ilmenevät tavallisesti siinä, minkälaisia velvollisuuksia ja oikeuksia työntekijät kokevat työpaikallaan olevan. Sosiaaliset normit ovat sanaton sopimus siitä, millainen käyttäytyminen on hyväksyttävää, tutkimushanketta johtanut hallintotieteiden professoriJari Stenvall kertoo.

”Sosiaaliset normit ovat sanaton sopimus siitä, millainen käyttäytyminen on hyväksyttävää.”

Kaikki huomaavat, jos normeja rikotaan. Monilla työpaikoilla on esimerkiksi selvää, että rakentava ja kehittävä palaute annetaan aina kahden kesken, kun taas onnistumisista kehutaan julkisesti koko tiimin kuullen. Ihmiset noudattavat normeja, koska he uskovat muidenkin tekevän niin. Normien noudattaminen tuo hyväksyntää ja niiden rikkominen aiheuttaa paheksuntaa.

– Esimerkiksi akateemisessa maailmassa kollegoiden auttaminen on monelle itsestäänselvä normi: tieteen edistämiseen kuuluva positiivinen velvollisuus, Stenvall mainitsee.

Keskustelut on käytävä ajoissa

Murrostilanteissa sosiaaliset normit voivat muuttua nopeasti. Etätyö on tästä erinomainen esimerkki. Koronan myötä siitä tuli ensin monelle velvollisuus, mutta pian se jo koettiin oikeudeksi.

– Etätyön käytäntöjä ei aluksi ollut, eivätkä johtajat osanneet reagoida yllättävään tilanteeseen selkeillä linjauksilla. Siksi työntekijät muodostivat etätyön normit paljolti itse, Stenvall toteaa.

– Etätyöstä muotoutui oikeus ja aloimme järjestellä omaakin elämää sen mukaisesti. Nyt monet organisaatiot haluaisivat ihmiset takaisin työpaikalle, mutta se onkin yllättävän haastavaa.

Murrostilanteissa sosiaaliset normit voivat muuttua nopeasti.

Etätyöhön liittyvät oikeudet ja velvollisuudet ovat Stenvallin mukaan hyvä esimerkki siitä, miksi sosiaalisista normeista pitäisi käydä työpaikoilla keskustelua riittävän aikaisessa vaiheessa.

– On tärkeää, ettemme vain ajaudu johonkin, vaan teemme tietoisia ratkaisuja siitä, minkälaisia työhön liittyviä oikeuksia ja velvollisuuksia haluamme murrostilanteissa. Pelkään, että teemme Suomessa tekoälyn kanssa samankaltaisia virheitä sosiaalisten normien kanssa kuin mitä tapahtui etätyön osalta, Stenvall sanoo.

Tapaustutkimuksina Tampere, Oulu ja OPPIVA-verkosto

Koetut oikeudet ja velvollisuudet työyhteisöissä -hankkeen tutkimusryhmään kuuluivat Jari Stenvallin lisäksi Tampereen yliopiston tutkijat Sanni Pöntinen, Emmi Siirtola ja Jari Smedberg. Tapaustutkimuksina hankkeessa olivat mukana Tampereen ja Oulun kaupungit sekä 44 kunnan muodostama OPPIVA-verkosto.

Vaikka tapaustutkimuksissa painotettiin osin eri asioita, pureuduttiin kaikissa tämän hetken ajankohtaisimpaan digitaaliseen murrokseen: tekoälyn käyttöönottoon.

Tapaustutkimuksissa näkyi selvästi, miten tekoälyn käyttöönotto kunnissa ja koulumaailmassa on pistänyt työntekijät tasapainoilemaan erilaisten odotusten ristipaineessa.

Hajanaiset ja ristiriitaiset odotukset luovat epävarmuutta, joka heikentää pahimmillaan työhyvinvointia.

– Kouluissa saatetaan korostaa innovointia ja tekoälyn hyötyjä opetuksessa, mutta samaan hengenvetoon myös varovaisuutta, jottei tekoäly riko liiaksi hyviä ammatillisia käytäntöjä ja opettajien autonomiaa, Stenvall kuvailee.

Hajanaiset ja ristiriitaiset odotukset luovat epävarmuutta, joka heikentää pahimmillaan työhyvinvointia. Se saa jotkut opettajat jäämään passiivisesti pois tekoälykehityksen kelkasta ja osan käyttämään tekoälyä piilossa ilman, että he dokumentoivat tai raportoivat sitä mitenkään.

– Tämä ei tietenkään tue sitä, että tekoälyn käyttöä opittaisiin yhdessä hyödyntämään tarkoituksenmukaisella tavalla opetustyössä, Stenvall sanoo.

Liian ruusuinen kuva tekoälymurroksesta

Tapaustutkimuksissa nousi esille myös monia myönteisiä havaintoja. Oulussa, Tampereella ja OPPIVA-verkostossa tekoälyn käyttöönottoa tukevat niin johtaminen kuin vahva kehittämiskulttuuri.

– Tapaustutkimusten perusteella käyttöönottoa tukevat myös motivaatio, koettu hyöty sekä varhaisten omaksujien esimerkit, jotka voivat vahvistaa kokemusta ryhmään kuulumisesta, Stenvall mainitsee.

Vaikka Oulu, Tampere ja OPPIVA-verkosto olivat Stenvallista erinomaisia tapaustutkimuksia, antoivat ne hänestä liian ruusuisen kuvan tekoälymurroksesta Suomen julkisessa hallinnossa.

– Tampere ja Oulu tunnetaan edelläkävijäkaupunkeina, joissa on vahva kehittämiskulttuuri. Myös OPPIVA-verkosto on erittäin kehitysmyönteinen, mikä heijastui tuloksiin. Kaikissa kolmessa kohteessa nimittäin ymmärretään, että jos tekoälyn käyttöön liittyvistä sosiaalisista normeista ei käydä keskustelua eikä niitä johdeta, seuraukset voivat olla ennakoimattomia ja yllätyksellisiä, Stenvall kertoo
.
– Tutkimusryhmämme toteutti myös laajan kirjallisuuskatsauksen 50 aiemmasta tutkimuksesta, ja sen tulokset kertoivat hyvin toisenlaista tarinaa. Yllätyimme siitä, miten vähän monissa organisaatioissa edes yritetään vaikuttaa sosiaalisiin normeihin.

Jokainen muutos voi muuttaa myös normeja

Työsuojelurahaston rahoittaman tutkimushankkeen tärkein johtopäätös on Stenvallista helppo kiteyttää: sosiaalisten normien systemaattinen hallinta on välttämätöntä, erityisesti murrostilanteissa.

– Sosiaalisten normien vaikutusta ei kannata aliarvioida. Erityisesti julkisten johtajien pitäisi oppia muutosjohtamaan sosiaalisia normeja, sekä koettuja oikeuksia ja velvollisuuksia, joita normit ylläpitävät. Tämä ei tapahdu pakolla ja käskyttämällä.

Sosiaalisten normien systemaattinen hallinta on välttämätöntä, erityisesti murrostilanteissa.

Stenvall muistuttaa, että oikeuksia ja velvollisuuksia koskevat sosiaaliset normit muuttuvat herkästi uuden edessä. Murrostilanteet ovat hyvä esimerkki, mutta mikä tahansa muutos riittää, vaikkapa organisaation uusi arvo.

– Jos arvoksi nostetaan esimerkiksi rohkeus, miten se vaikuttaa oikeuksiin ja velvollisuuksiin? Saako työntekijä nyt innostua kertomaan työyhteisönsä asioista rohkeasti sosiaalisessa mediassa?

Normitimantilla saa normit näkyväksi

Stenvallin johtamassa tutkimusryhmässä kehitettiin hankkeen aikana nelivaiheinen normitimantti-prosessimalli.

Normitimantin avulla työyhteisössä voidaan havainnoida nykytilanne, tehdä normit näkyviksi ja käydä rakentavaa keskustelua arjen toimintaa ohjaavista kirjoittamattomista säännöistä. Tämän pohjalta voidaan sopia yhteisistä käytännöistä ja seurata niiden toteutumista.

– Jos uusia havaintoja tai ristiriitoja nousee seurannassa esiin, työyhteisö palaa takaisin normitimantin aiempiin kehitysvaiheisiin. Oikein hyödynnettynä normitimantti on siis jatkuvasti oppiva järjestelmä, Stenvall kertoo.

Normien nostaminen pöydälle erottaa laiskan johtamisen ammattitaitoisesta.

Normitimantin prosessin tukemiseksi luotiin myös operatiivisia työvälineitä: liikennevalomalli, dokumentointi ja ohjeistus, porrastettu koulutus sekä johtajuus ja viestintä.

– Tutkijakollegoideni ansiokkaasti kehittämä normitimantti ja sen tueksi luodut työvälineet muodostavat hyvän paketin normien tunnistamiseen ja käsittelyyn. Suosittelen lämpimästi niihin perehtymistä, Stenvall kannustaa.

– Innostuipa normitimantista tai ei, soisin jokaisen johtajan muistavan tämän: selkeät normit vähentävät työntekijöiden epävarmuutta, parantavat työhyvinvointia ja mahdollistavat kestävämmän muutoksen. Normien nostaminen pöydälle erottaa laiskan johtamisen ammattitaitoisesta.