Innovatiivisuuden edellytykset etätyössä

Teksti: Tarja Sinervo

Kuva: Liisa Takala

Monilla työpaikoilla tarkastellaan nyt etätyön mukanaan tuomia muutoksia työn laadussa, kehitystyössä ja tuloksessa. Samalla pohditaan toimintatapoja, joiden mukaan jatkossa työskennellään. Innovatiivisuutta ei ole juurikaan tutkittu etätyön kontekstissa. Aalto-yliopiston tutkija Outi Vanharanta tarttui aiheeseen post doc -tutkimuksessaan ”Innovatiivisuuden edellytykset etätyössä”.

Tutkimuksessa haastateltiin 26 kehitystyötä tekevää johtajaa ja työntekijää. Tutkimuksessa oli mukana 14 organisaatiota, joiden toimialat vaihtelivat tuotannosta palveluyrityksiin. Aineisto kerättiin kevään ja syksyn 2021 aikana ja analysoitiin laadullista sisällönanalyysiä hyödyntäen. Tutkimusta varten käytiin läpi myös alan tutkimuksia ja artikkeleita.

Vuorovaikutus kaventuu ja tekemisen dynamiikka kärsii etätyössä

Vanharanta kertoo, että kokemukset etätyön vaikutuksesta innovointiin olivat hyvin samanlaiset toimialasta ja kehitystyön luonteesta riippumatta.

– Kun päivittäinen työnteko muuttuu niin, ettei tavata kasvotusten työpaikalla, ihmisten vuorovaikutus rajoittuu vain lähimpiin kollegoihin ja esihenkilöihin. Silloin uusia ideoita ruokkiva tiedon välittyminen organisaatioiden eri yksiköiden välillä on heikompaa. Tätä pidettiin kaikissa yrityksissä huolestuttavimpana puolena etätyössä innovaatioiden kannalta. Etäisempien työkavereiden kanssa keskustellessa on mahdollisuus kohdata eri tavoilla ja eri näkökulmista ajattelevia ihmisiä. Kun erilaiset ajattelutavat törmäävät toisiinsa, voi syntyä jotain uutta, Vanharanta kertoo.

”Virtuaalinen yhteys vaikuttaa myös siihen tapaan, jolla ideoista keskustellaan ja miten niitä jalostetaan.”

– Virtuaalinen yhteys vaikuttaa myös siihen tapaan, jolla ideoista keskustellaan ja miten niitä jalostetaan. Videokokousta pidettiin ajankäytön näkökulmasta joustamattomana ja asiakeskeisenä kontekstina. Kun kokousaika on tarkasti rajattu, on pitäydyttävä tiukasti asiassa ja päästävä nopeasti ratkaisuun. Videokokouksesta puuttuvat myös yhteiset tuokiot, kun saavutaan kokoushuoneeseen tai tapaaminen päättyy. Kun kokoukset pidetään tehokkaina ja niiden ulkopuolinen kanssakäynti jää pois, on vaarana, että ideat jäävät keskeneräisiksi tai niitä ei jalosteta parhaaseen mahdolliseen muotoon, Vanharanta pohtii.

– Yleisesti tiedetään, että tiedon ja tunteiden välittyminen on rajallista teknologiavälitteisesti, ja toisten reaktioiden tulkitseminen vaikeaa. Etenkin ideoinnin alkuvaiheessa hyvin pienet ja hienovaraiset signaalit ovat tärkeitä. Ne vahvistavat keskinäistä luottamusta ja rohkaisevat esittämään keskeneräisiäkin ideoita. Eräs haastatelluista kertoi videoyhteydellä olevan vaikeampaa innostua edes omasta ajatuksesta, kun ei voi olla varma, mitä muut siitä ajattelevat. Elävässä tilanteessa on helpompi aistia ihmisten kiinnostus.

Sitoutuminen, luomisen ilo ja yhteinen ymmärrys on etänä koetuksella

Yhteisen fyysisen ympäristön puutteella koettiin olevan negatiivisia vaikutuksia sitoutumiseen ja yhteisen ymmärryksen syntymiseen siitä, mitä ollaan tekemässä.

Yhteisen fyysisen ympäristön puutteella koettiin olevan negatiivisia vaikutuksia sitoutumiseen ja yhteisen ymmärryksen syntymiseen siitä, mitä ollaan tekemässä.

– Ruudun äärellä istuessa ympärillä voi olla muita ärsykkeitä, jotka vievät osallistujan huomion pois keskustelusta. Kun oma fyysinen ympäristö on sama keittiönpöytä tai työnurkkaus päivästä toiseen, se ei tuota sellaisia signaaleja, jotka rohkaisisivat muuttamaan omaa toimintaa ja ajattelua. Tilanteesta puuttuu se energia ja tekemisen ilo, jota koetaan, kun ollaan fyysisesti läsnä ja yhdessä kehitetään asioita, kertoo Vanharanta.

– Joissakin organisaatioissa havaittiin myös, että jatkuvan keskusteluyhteyden puuttuessa kehitystyöhön liittyvät ongelmat tulevat ilmi tavallista myöhemmin. Kun ei olla koko ajan kartalla siitä mitä toinen tekee, alahankkeet saattavat eriytyä liikaa toisistaan. Sitten huomataan, että palaset eivät enää sovikaan yhteen.

Tasa-arvo, laajemmat globaalit verkostot, työrauha ja autonomia etäyhteyksien vahvuuksia

Etätyö toi kuitenkin mukanaan uusia sujuvia käytäntöjä, osaamista ja joustavuutta. Etätyössä asiat tulee dokumentoitua huolellisesti sähköisessä muodossa, ja materiaalit ovat helposti kaikkien käytettävissä.

– Alasta riippumatta kaikilla työpaikoilla etätyöskentely oli positiivinen kokemus ja asiat saatiin hyvin rullaamaan. Jo käynnistettyjä kehityshankkeita onnistuttiin edistämään ja saamaan maaliin. Organisaation innovatiivisuutta pyrittiin usein tukemaan ja paikoin havaittiin jopa ideoinnin aktiivisuuden lisääntymistä. Kun etänä työ muuttuu tietyssä mielessä monotonisemmaksi, niin virtuaaliset innovaatiotempaukset tuovat siihen tervetullutta vaihtelua, kertoo Vanharanta.

Etätyö toi kuitenkin mukanaan uusia sujuvia käytäntöjä, osaamista ja joustavuutta.

– Moni iloitsi siitä, että kansainvälisen videopalaverin järjestäminen on helppoa, eikä olla fyysisten välimatkojen armoilla. Yleensäkin ihmiset ovat olleet aiempaa helpommin tavoitettavissa. Joissain tapauksissa ihmiset ovat kokeneet, että ruudun äärellä ollaan myös tasa-arvoisempia kuin kasvotusten.

– Eniten motivoivaksi tekijäksi etätyössä on koettu sen autonomia eli mahdollisuus tehdä asioita omaan tahtiin itselle sopivassa järjestyksessä. Etenkin ideoinnin jälkeiseen, syventymistä vaativaan kehitystyöhön, on hyvä keskittyä rauhassa. Rutiininomaisten toimistoelämän aikataulujen puuttuessa työn kiinnostavimmat osuudet voi etätyössä tehdä silloin, kun vireys on parhaimmillaan. Uusia asioitakin tulee opiskeltua tekemään itse, kun kollega ei ole välittömästi saatavilla ongelmatilanteissa, Vanharanta kertoo.

Menestyvän hybridimallin aihioita

Jos työtä tehdään hybridimallilla, Vanharannan mukaan on tärkeää säilyttää joustavuus työajan ja työn tekemisen paikan suhteen. Se ylläpitää motivaatiota, hyvinvointia ja tuloksellisuutta. Samaan aikaan olisi vaalittava yhteenkuuluvuuden tunnetta, keskinäisen luottamuksen rakentamista ja tiedon jakamista sekä luotava mahdollisuuksia satunnaisille kohtaamisille.

Jos työtä tehdään hybridimallilla, Vanharannan mukaan on tärkeää säilyttää joustavuus työajan ja työn tekemisen paikan suhteen.Se ylläpitää motivaatiota, hyvinvointia ja tuloksellisuutta.

– Hyvä työnteon malli voisi olla sellainen, jossa vuorotellaan lähi- ja etätyön välillä niin, että syntyy mahdollisuus rauhassa tehtävään tehokkaaseen työhön, mutta samalla hyödynnetään käytäntöjä, jotka edistävät rikasta sosiaalista vuorovaikutusta tiimin sisällä ja eri toimintojen välillä. Ennen kaikkea tärkeää on ylläpitää sitoutuneisuutta yhteisiin tavoitteisiin.

– Tärkeintä on tunnistaa kehitystyön kannalta kaikkein kriittisimmät vaiheet, joissa läsnäolo on erityisen tärkeää. Hankkeiden starttivaiheessa on tärkeä kokoontua kasvotusten yhteiseen kehitystyöhön sitouttamiseksi. Lopuksi purkutilanteissa on hyvä taata psykologinen turvallisuus lähitapaamisella. Se helpottaa toisten tulkitsemista ja varmistaa, että kokemuksesta saatavissa oleva oppi tulee jaettua ja ymmärrettäväksi, sanoo Vanharanta.