Sovi ja sanoita – etätyöterveysneuvottelussa on omat sääntönsä

Teksti: Camilla Ukkonen

Kuva: Petri Jauhiainen, Anu Pynnönen

Työterveysneuvottelut ovat vakiinnuttaneet paikkansa suomalaisessa työelämässä, ne ovat yleinen työkyvyn ja työssäjaksamisen edistämisen toimintamalli.

Etäyhteyksin näistä neuvotteluista järjestetään jo viidennes ja niiden määrä on kasvamaan päin.

Mutta sujuuko terveysneuvottelu etänä samoin keinoin kuin lähitapaaminen?

Ei ihan normikokous

Työterveyslaitoksen ja Tampereen yliopiston hankkeessa tutkittiin kymmenen etätyöterveysneuvottelun onnistumista. Selvisi, että etänä pidettyjen työterveysneuvottelujen kulku muistutti kasvokkaisia lähineuvotteluita.

– Etäneuvottelun erityispiirteitä ei siis aina tunnistettu, tutkija Sanna Pesonen Työterveyslaitokselta kertoo.

”Etäneuvottelut ovat häiriöherkkiä verrattuna lähineuvotteluihin. Jo tietosuojan takia täytyy kiinnittää huomiota siihen, että tila on rauhallinen.”

Yleiseksi kompastuksen paikaksi osoittautui valmistautuminen. Saatettiin unohtaa ylipäätään sopia neuvottelutavasta, jolloin osallistujalle tuli yllätyksenä, että tapaaminen pidetään etänä. Tai sitten ei sovittu, mistä tilasta tai miltä laitteelta kukin osallistuu.

Toinen pyllähdyksen paikka oli häiriöttömän tilan puute. Tutkimusaineistoissa nähtiin esimerkiksi, että täysin ulkopuolinen ihminen saattoi tulla neuvottelutilaan kesken neuvottelun. Tai kuinka osallistuja vastasi kesken kaiken puheluun.

– Etäneuvottelut ovat häiriöherkkiä verrattuna lähineuvotteluihin. Jo tietosuojan takia täytyy kiinnittää huomiota siihen, että tila on rauhallinen. Käsiteltäviin asioihin liittyy vaitiolovelvollisuus, Pesonen painottaa.

Framilla vai taustalla?

Tutkimuksen neuvotteluissa tekninen toteutus toimi pääosin hyvin.

Hankalia olivat tilanteet, joissa joku osallistujista jäi kamerakuvan ulkopuolelle tai hänen äänensä ei kuulunut. Tutkijat huomasivat, että näistä puutteista ei huomautettu tapaamisen aikana.

– Kannattaa kyllä sanoa, jos tekniikassa on ongelmia, Pesonen sanoo.

Tasavertaisen osallistumisen kannalta on hyvä ottaa huomioon myös kamerassa näkymisen tavat.

Tampereen yliopiston professori Johanna Ruusuvuori kertoo esimerkin tutkimusaineistoista: Lääkäri ja työntekijä ovat samassa tilassa ja kuvassa, mutta työntekijä näkyy kauempana taustalla ja lääkäri etualalla.

– Millainen osallistuja olen täällä taustalla? Tai jos en näy kamerassa lainkaan? Ruusuvuori herättelee pohtimaan.

Muodollista puhetta

Tutkimuksessa suuri osa haastatelluista piti vuorovaikutusta etäneuvotteluissa hyvänä.

Työntekijöistä osa koki kuitenkin haastavana sanoa suoraan, jos he eivät pitäneet jostakin ehdotuksesta. Siitä saattoi viestiä vain työntekijän hiljaisuus tai ilmeen hyytyminen.

Ruusuvuoren mukaan etäneuvottelut vaativatkin tarkkuutta ja työtä, jotta saisi selville todelliset mielipiteet.

– Tekniikka kaventaa sanatonta ilmaisua, se hävittää pieniä vihjeitä. Esimerkiksi kamera ei näytä keneen puhuja katseen suuntaa puheenvuoron vaihtuessa eikä jokaisen nyökyttelyä ehdi huomata näytöllä.

Ruusuvuoren mukaan etäneuvottelut vaativatkin tarkkuutta ja työtä, jotta saisi selville todelliset mielipiteet.

Siksi etänä tarvitaan muodollisempaa vuorovaikutusta, on sanottava ääneen.

– Myös silloin, kun on samaa mieltä, kannattaa se sanoa, Ruusuvuori neuvoo.

Siedä hitautta

Sanoittaminen on erityisen tärkeää neuvottelun vetäjälle, jotta kaikki saavat sanansijan. Puheenjohtajan kannattaa kysyä suoraan mielipidettä ja puhutella osallistujia nimeltä: ”Haluatko sinä, Essi sanoa tähän jotain?”

Puheenvuorojen pyytämisen tavasta on myös syytä sopia etukäteen, sillä teknisen viiveen vuoksi etätapaamisissa ihmiset puhuvat helposti toistensa päälle.

Toisaalta etäneuvottelut etenevät tyypillisesti nopeasti. Siksi etänä tarvitaan kasvokkaistapaamisia enemmän tilaa ja väljyyttä. Huokoisuutta.

– Siedä hitautta, anna aikaa vastauksille, Ruusuvuori sanoo.

Turvassa tai liian kaukana

Etätyöterveysneuvottelun etuna on sen joustavuus. Sille on helpompi löytää aika ja paikka silloin, kun välimatkat osallistujien välillä ovat pitkät. Tai kun kiireisen esihenkilön kalenteri pullistelee.

Tutkimuksessa huomattiin, että etäneuvottelut kestävät tyypillisesti lyhyemmän aikaa kuin kasvokkaiset tapaamiset. Se oli osalle haastatelluista myönteinen asia, kun toiset kokivat spontaanin keskustelun vähyyden kielteisenä.

Etätyöterveysneuvottelun etuna on sen joustavuus. Sille on helpompi löytää aika ja paikka silloin, kun välimatkat osallistujien välillä ovat pitkät.

Lähitapaamisia suositaan yleensä, jos on tarkoitus käsitellä mielenterveyttä, päihdeongelmia, vakavaa sairastumista tai työyhteisön ristiriitoja.

– Toisaalta toisten mielestä juuri etätapaamisessa on helpompi puhua hankalista asioista etäisyyden tuoman turvan takia, Pesonen sanoo.

Työterveyshuollon ammattilaisen tehtäväksi jää arvioida, soveltuuko neuvottelu pidettäväksi etäyhteydellä. Etäneuvottelun voi järjestää, kun kaikki siihen osallistuneet suostuvat siihen.

– Koska kokemukset ja tilanteet ovat hyvin erilaisia, on tärkeää sopia yhdessä osallistujien kesken sopiva neuvottelun tapa, Pesonen ja Ruusuvuori painottavat.