Työnteon tavat myllerrettiin Otavamediassa uusiksi

Teksti: Sami Turunen

Kuva: Sami Turunen

Kun Triplan kauppakeskus alkoi nousta Helsingin Pasilaan, varasi Otavamedia sieltä tilat itselleen. Mitä lähemmäksi harjakorkeutta Tripla kohosi, sitä kiivaammin valmisteltiin muuttoa yläkerrosten toimistotiloihin.

”Teimme kaksi vuotta töitä muuton eteen. Suunnittelimme tiloja ja kalusteita ja loimme ohjeita uusia työtapoja varten”, kertoo HR-johtaja Anne Mantila.

Muuttolaatikot kannettiin uuteen osoitteeseen keväällä 2020. Kaksi viikkoa sen jälkeen koronapandemia vyöryi voimalla Suomeen. Alkoi etätyön aikakausi. Otavamedialaisetkin siirtyivät koteihin, keittiön pöytien ääreen ja makuuhuoneiden hämärään.

”Kaikki meni uusiksi, turhautti aika paljon”, Mantila myöntää.

Pandemia muutti kaikki suunnitelmat

Yhtäkkiä oltiin uudessa tilanteessa, jossa kaikki työ pitäisi pystyä tekemään etänä tai hybridimallilla.

Haastetta lisäsi, että aiemminkin 300 hengen organisaatio oli useissa kerroksissa, ja osa henkilöstöstä vielä eri kiinteistöissä. Yhteisöllisyys ei ollut parasta mahdollista, ja senkin parantamiseksi oli tehty töitä pitkään.

”Monet olivat olleet vuosia töissä samassa paikassa, jotkut jopa samassa huoneessa. Sitten kun siirrytään uusiin olosuhteisiin, monipaikkatyöhön ja saman tien poikkeusoloihin, pitää miettiä, miten ihmisille saadaan luotua turvallisuuden tunnetta.”

Turvallisuuden tunne nousi vahvasti esille erilaisissa kyselyissä. Koronan erottamat ihmiset kokivat, että olisi tärkeää nähdä muita ihmisiä edes jotenkin. Keskustelun tarve oli suuri.

Kaikkea tätä lähdettiin kehittämään hankkeella, jota Työsuojelurahasto tuki.

Erilaisia tiloja erilaiselle työlle

Hankkeen lähtökohdaksi asetettiin tarve kehittää työn tekemisen tapoja etä-, lähi, -ja hybridityössä sekä uudistaa työtiloja vastaamaan monipaikkaisen työn tarpeisiin. Pureuduttiin siihen, miten työtä tehdään eri tiimeissä ja rooleissa, niin myyntiyksiköissä, mediaperheissä kuin hallinnossa.

Mukaan haluttiin alusta asti koko henkilöstö. Otavamedia yrittää elää niin kuin huoneentaulussaan opettaa: Jokainen meistä on oman työnsä paras asiantuntija. Luota työntekijöihin.

”Kaikille annettiin mahdollisuus vaikuttaa työtiloihin ja työn tekemisen pelisääntöihin.”

”Kaikille annettiin mahdollisuus vaikuttaa työtiloihin ja työn tekemisen pelisääntöihin”, Mantila sanoo.

Mediatalossa työ on asiantuntijatyötä.

”Jokainen tarvitsee välillä työpisteen, välillä projektitiloja, puhelinkoppia, hiljaisen työn alueita tai muita vetäytymistiloja. Tilathan oli suunniteltu niin, että täällä voi myös ottaa vastaan asiakkaita. Aika hiljaista on pari vuotta ollut”, Mantila hymähtää.

Otavamedia siirtyi matkan varrella myös alkuperäisestä kolmesta kerroksesta kahteen, kun kävi selväksi, että alkuperäisten suunnitelmien mukaisia neliöitä ei tarvittu.

Henkilöstö mukaan kehittämään

Hankkeen yhteistyökumppaniksi valikoitui Muutostaito Oy, joka oli tuttu aiemmistakin hankkeista.

”Heillä on osaamista ja kokemusta työyhteisöjen kehittämisestä”, Mantila sanoo.

Kehitys tehtiin viidessä eri työpajassa. Ne toteutettiin virtuaalisesti tai hybridimallilla, joten osallistujat saivat samalla valmiuksia erilaisten menetelmien ja työkalujen käyttöön omassa arkisessa työssä. Kehityshankkeiden alussa työpaikoilla voi olla epäilyksiä, ovatko hankkeet tärkeitä tai ylipäätään tarpeellisia. Otavamedian tilanne oli sen verran poikkeuksellinen, että vastarintaa ei juuri esiintynyt.

”Kun suunnittelimme Triplaan muuttoa, silloin jouduttiin aktivoimaan ihmisiä. Onneksi se työ oli tehty, joten nyt osallistumisen kynnys oli matalampi. Esihenkilöiden kanssa saatiin hyvä buusti päälle, ja sitten kun henkilöstö pääsi vaikuttamaan, ideoita kirjattiin innolla.”

Pelisäännöt ja työhyvinvointi käsi kädessä

Myös työhyvinvoinnin parantaminen on ollut mukana koko ajan. Esihenkilöt ovat saaneet valmiuksia siihen, miten keskusteluja valmistellaan ja kuljetetaan. Aktiivisessa käytössä olivat yhdessä vaiheessa myös tiimien Teams-tilat, joissa sai olla läsnä oman halun mukaan, jos kaipasi kollegoita ja keskusteluseuraa.

Mantilan mukaan hanke eteni suunnitelmien mukaisesti ja Otavamedia sai työstettyä monipaikkatyön pelisäännöt.

Työn tehokkuus on parantunut, koska se, miten, milloin ja missä työtä tehdään, on määritelty yhdessä.

Työn tehokkuus on parantunut, koska se, miten, milloin ja missä työtä tehdään, on määritelty yhdessä. Myös työtilat on saatu muokattua tarpeisiin mahdollisimman hyvin.

Otavamedialla on siirrytty maaliskuun alusta lähtien enemmän toimistolle – toki jokaisen omien työtehtävien mukaan.
Tilat Triplan yläkerroksissa takaavat, että kaupungissa ei ole montaa paikkaa, josta näkee yhtä kauas.

Kellään – edes ylimmällä johdolla – ei ole omia työhuoneita. Mutta mikä 16. kerroksessa on HR-johtajan oma suosikkipaikka tehdä töitä?

”Olen niin vanhanaikainen, että teen aika paljon yhdessä ja samassa työpisteessä”, Mantila nauraa.

Jutun teon jälkeen Anne Mantila on nimitetty Otavamedian toimitusjohtajaksi