Järjestystä hulinaan – kehittämishanke rauhoitti päiväkodin työympäristöä

Teksti: Sami Turunen

Kuva: Sami Turunen

”Varhaiskasvatuksessa on tapahtunut valtavasti muutoksia. Kun vuosikymmen sitten kaikki lapset olivat päiväkodissa aamusta iltapäivään, nyt pyöritellään osa-aikaisia, -päiväisiä ja -viikkoisia, tuntiperusteisia sopimuksia. Lapsia tulee ja menee yhä sattumanvaraisemmin”, sanoo Norlandia-päiväkotien maajohtaja Miia Kollin.

”Välillä on henkilöstöä liikaa aamussa ja liian vähän iltapäivässä. Prosessit on tehty toisenlaiseen aikaan ja ne eivät palvele enää parhaalla mahdollisella tavalla.”

Päiväkodeissa lähdettiin selvittämään, saisiko kuormaa tasattua muun muassa työympäristön tehokkaammalla suunnitelulla, turhien työvaiheiden minimoimisella ja tiedonkulkua parantamalla. Mittariksi asetettiin aika, joka on selkeästi mitattava suure.

”Ei ollut kuitenkaan kyse siitä, että asioita haluttaisiin tehdä nopeammin”, Kollin painottaa.

Yksinkertaiset muutokset, kuten siirtymätilanteiden tai ruokailutilanteiden lyhentäminen muutamalla minuutilla, voivat yhdessä johtaa merkittäviin aikasäästöihin.

”Tunne ja aika on vinha yhdistelmä. Työntekijöistä saattoi tuntua, että pukemistilanne menisi nyt hitaammin – mutta se johtuu siitä, että tilanne on rauhallisempi. Itse asiassa se sujuu ajallisesti nopeammin.”

Lean sopii myös hoivatyöhön

Norlandia-päiväkodit on yksityinen ketju, jolla on Suomessa lähes 90 päiväkotia. Se on osa kansainvälistä hoiva- ja terveyspalveluita tuottavaa NHC Groupia. Suomessa Norlandia Care -konsernin alla toimii myös hoivakoteja ja kotipalveluita.

Lean-ajattelu on peräisin autoteollisuudesta, jossa pyrittiin minimoimaan ylimääräistä tekemistä ja tehostamaan tuotantoa. Kun hoiva-aloilla puhutaan tehostamistavoitteista, syntyy helposti pelko, että aletaan tehdä asioita kiireellä, laadun kustannuksella. Kollin sanoo, että tämä ajatus haluttiin torpata heti.

Henkilökunta suhtautui hankkeeseen alusta asti positiivisesti.

”Olimme toki alussa hieman skeptisiä, uskallammeko tuoda Lean-ajattelua esille. Mutta kaikki ymmärsivät, mistä on kyse, ja nyt moni asia sujuu mukavammin ja rauhallisemmin.”

Henkilökunta suhtautui hankkeeseen alusta asti positiivisesti.

”Meillä oli taustatietoa, miten hoiva-alalla on kerätty lean-toiminnasta hyviä kokemuksia. Jaoimme tietoa ja pyrimme sanoittamaan tämän oikein. Siksi suuria epäilyksiä ei noussut.”

Rauhallisuus tehostaa työtä

Norlandia Lumi -päiväkodissa Helsingissä on neljässä ryhmässä noin 70 lasta sekä toistakymmentä työntekijää. Suurimmat haasteet olivat uloslähdön aikaan, koska eteistilat ovat kahden ryhmän yhteiset. Jos kaikki lapset ovat yhtä aikaa pukemassa, varusteiden etsimisestä ja pukemisesta aiheutuu turhaa ruuhkaa.

”Pienempien, 1–2-vuotiaiden ryhmä vie luonnollisesti aikuisten aikaa ja huomiota. Vanhemmat lapset ovat taas omatoimisia ja turhautuvat, kun ovat nopeammin valmiita eivätkä silti pääse ulos. Tämä aiheutti ylimääräistä hälinää ja riitatilanteita”, kertoo varhaiskasvatuksen opettaja Janita Lindgren.

Asiaa lähdettiin korjaamaan helpolla tavalla: porrastamalla ryhmien uloslähtöä.

”Mietimme, kumman ryhmän on tärkeämpi päästä ensin ulos ja kumpi voi vähän odottaa ja joustaa. Päädyttiin siihen, että pienet lähtevät ensin, koska heidän toiminta-aikansa pihalla on lyhyempi ja heidän ruokailunsa ulkoilun jälkeen alkaa aikaisemmin.”

Uloslähdöt ovat nyt rauhoittuneet, aikaa ei kulu sähläämiseen ja tilanteet ovat hallitumpia. Kun vanhempien lasten ryhmä otetaan pukemaan vasta sitten, kun pienet ovat jo ulkona, kaikkien odotusajat ovat lyhempiä.

Hankkeen aikana myös henkilökunnan palaverikäytäntöjä muokattiin tehokkaammiksi, jotta vähäinen aika menee asian eikä sen vierestä puhumiseen.

”Pitkistä asialistoista luovuttiin ja jokainen ryhmä kirjoittaa tiimipalaverissaan yhteiseen listaan tärkeimmät asiat. Niistä esihenkilöt poimivat keskeisimmät käsittelyyn”, Lindgren sanoo.

Ei nopeammin, vaan fiksummin

Norlandian pilottihankkeessa oli kuusi päiväkotia. Lean-asiantuntija koulutti ensin muutosvastaavat, jotka veivät oppia koko henkilökunnalle. Ideoita kerättiin ja jaettiin ristiin rastiin sekä työstettiin niitä työpajoissa konsulttitoimisto Roninworksin asiantuntijan johdolla.

Tavoite ei siis ole tehdä nopeammin, vaan rauhallisemmin.

Hankkeen tuloksena syntyi muun muassa sadan vinkin lista hukan vähentämiseen. Miia Kollin nostaa sieltä pari käytännön esimerkkiä.

”Jos jokainen hakee tuhannen neliön päiväkodissa astioita kaukaa keittiöstä, se vie yhteensä paljon aikaa. Laitoimme astiakaappeja ryhmien tiloihin, jolloin astioita ei tarvitse noutaa kaukaa ja prosessi on sujuvampi.”

”Teipit olivat liikennevalot, jotka rauhoittivat ruoan hakutilanteen. Kun asiat tehdään rauhallisemmin, ei synny sotkuja tai rikkoontuneita astioita, joiden siivoamiseen kuluu aikaa.”

Tavoite ei siis ole tehdä nopeammin, vaan rauhallisemmin. Pitää myös muistaa, että päiväkoti on täynnä pedagogisia tilanteita, kuten kengännauhojen solmimisen opettelu.

”Sitäkään ei ole tarkoitus tehdä nopeammin. Mutta kun kengillä on oma paikka, ne löytyvät nopeammin, mikä parantaa taas prosesseja.”

Koko ajan kohti parempaa

Kollinin suurin oppi hankkeesta on ollut jatkuvan parantamisen kulttuuri.

”Tämän hankkeen suurin anti on se, että kun kaikki tekevät pieniä havaintoja, niiden avulla parannetaan koko ajan. Jatkamme projektin skaalaamista yhtiön muihinkin päiväkoteihin.”

Janita Lindgrenin mukaan Lumin henkilökunta lähti mielellään kehittämään asioita. Hän muistuttaa, että kaikki uudet asiat vaativat pitkäjänteisyyttä.

”Sisäisen työnkierron takia tiimit ovat nyt hieman eläneet, joten asioita pitää edelleen saada vietyä paremmin arkeen.”

”Tämän hankkeen suurin anti on se, että kun kaikki tekevät pieniä havaintoja, niiden avulla parannetaan koko ajan.”

Talon johdolta on hyvä saada myös pientä lisäsysäystä.

”Totta kai käytännön kehittämistyö on täällä meidän vastuullamme. Mutta ylempää tarvitaan aina vähän rohkaisua ja eteenpäin potkimista”, hän hymyilee.