Työn siirtymä kunnasta yhtiöön muuttaa työroolia ja edellyttää uuden oppimista

Teksti: Tarja Sinervo

Kuva: Eija Irene Hiltunen

Kuntien palvelutuotanto on jo vuosia elänyt muutosten keskellä ja monet kunnat ovat ulkoistaneet tukitoimintojaan kuntaomisteisiin osakeyhtiöihin. Tavoitteena on ollut toimintojen tehostaminen ja taloudelliset säästöt. Työsuojelurahaston tukema tutkimus selvitti, miten työntekijät esihenkilöineen kokivat siirtymän. Tutkimuksessa oli mukana kaksi yhtiötä, joissa työskenteli yhteensä reilut 800 työntekijää ja esihenkilöä. Vastaajissa oli puhtaanapidon, talous- ja henkilöstöhallinnon, IT-palvelujen, laitoshuollon ja ruokapalvelujen ammattilaisia.

Uusi rooli herätti hämmennystä työn tilaajissa ja toteuttajissa

Tutkimuksesta vastaava Itä-Suomen yliopiston erikoistutkija, YTT Arja Kurvinen kertoo, että suurin muutos työntekijöille oli uuden roolin omaksuminen.

– Uudessa yhtiössä heidän piti huomioida tilaaja-tuottajamaailma sopimuksineen, tehtävänrajauksineen ja toimintatapoineen. Haastavia tilanteita syntyi aluksi siitä, että entisen työnantajan organisaatiossa ei aina ymmärretty muutosta. Asiat haluttiin edelleen hoitaa kuten ennenkin, vaikka työtä määrittelivät nyt uudet sopimukset eikä yhtiön työntekijä enää ollut heidän määräysvallassaan.

Ratkaisu näihin haasteisiin olisi Kurvisen mukaan ollut huolellinen valmennus muutokseen lähtöorganisaatioissa. Tähän liittyi myös aiemmin näkymättömän työn tuleminen näkyväksi.

– Kun puhtaanapito siirtyi kunnalta yhtiöön, huomattiin, että laitoshuoltajat hoitivat monta sellaista asiaa, joka ei uudessa tilanteessa kuulunut heille. Esimerkiksi ruoan jakaminen sairaaloissa, henkilökunnan kahvin keittäminen, astianpesukoneiden täyttäminen ja monet muut ”juoksupojan” tehtävät jäivät nyt kunnan henkilöstön itse hoidettavaksi, Kurvinen kertoo.

Osallistamisesta on aitoa hyötyä

Haasteita siirtymässä oli enemmän, jos työntekijöitä ei otettu mukaan muutoksen suunnitteluun.

Haasteita siirtymässä oli enemmän, jos työntekijöitä ei otettu mukaan muutoksen suunnitteluun.

– Työntekijöitä tuli molemmissa yhtiöissä useammasta organisaatioista ja yksiköstä. Joissakin yksiköissä työntekijät olivat jo suunnitteluvaiheessa mukana. Heillä siirtyminen yhtiöön sujui helpommin kuin niiden yksiköiden työntekijöillä, joita ei otettu millään tavoin mukaan uuden yhtiön toiminnan suunnitteluun. Heille muutokset alkoivat vyöryä eteen vasta siirtymävaiheen jälkeen, Kurvinen kertoo.

Uuden organisoitumisen myötä muutoksia tapahtui monella saralla, ja usein muutoksia tuli muutosten perään. Erityisen suurta kuormitus oli siirtyville esihenkilöille.

– Esihenkilöillä oli aiemmin kuntaorganisaation työssä selkeät raamit ja päätökset kysyttiin ylemmältä johdolta. Nyt he saivat päättää asioista itse. Alkuvaiheessa oli luotava uudet toiminnan pelisäännöt, jossa yhdistettiin useista erilaisista toimintakulttuureista tulevia käytäntöjä ja kulttuureita. Alun jälkeen muutosta pidettiin hyvänä.

Kuntien haasteena suuret odotukset ja siirtymään varattu aika

– Muutosten odotettiin tehostavan kuntien työtä nopealla aikataululla, mutta sitä ei välttämättä ole luvassa pidemmälläkään tähtäimellä. Kun vaikka palkanlaskenta siirtyi uuteen yhtiöön, sen tietotekniset järjestelmät edellyttivät, että palkkatiedot lähtevät kunnista digitaalisessa muodossa. Siitä seurasi, että kunnassakin oli muutettava prosesseja, hankittava uusia ohjelmistoja ja perehdytettävä ihmisiä niiden käyttöön. Uudet toimintatavat synnyttivät myös uutta byrokratiaa, kun tulosta ja tehokkuutta mittaavaa raportointia tuli lisää, Kurvinen kertoo.

”Muutosten odotettiin tehostavan kuntien työtä nopealla aikataululla, mutta sitä ei välttämättä ole luvassa pidemmälläkään tähtäimellä”.

Toki kunnat myös hyötyivät muutoksesta. Aiemmin pienissä kunnissa oltiin haavoittuvaisia, jos esimerkiksi palkkahallinto oli yhden työntekijän varassa. Kun iso yhtiö tuottaa palvelun, osaajia ja osaamista löytyy enemmän.

Kehittymismahdollisuuksia ja arvostuksen kokemuksia työntekijöille

– Muutos tarjosi työntekijöille mahdollisuuden kehittää työtään, kouluttautua, edetä uralla ja jopa tilaisuuden kokeilla uudenlaisia tehtäviä. Eräs työntekijä pääsi yhtiöön siirryttyään puhtaanapidon käytännön työstä korkeakoulututkintoaan vastaavaan tehtäviin. Talous- ja henkilöstöyhtiön uusissa tiimeissä palkanlaskijat pääsivät opettelemaan toistensa työtehtäviä ja uusia ohjelmia, jolloin työstä tuli aiempaa monipuolisempaa.

”Muutos tarjosi työntekijöille mahdollisuuden kehittää työtään, kouluttautua, edetä uralla ja jopa tilaisuuden kokeilla uudenlaisia tehtäviä”.

– Työntekijät kokivat myös työnsä tai ammattinsa arvostuksen kohoavan uudessa yhtiössä. Kun he aiemmin olivat ”vain joidenkin tukitoimien” tekijöitä, nyt heidän työnsä on yhtiön ydintoimintaa, Kurvinen kertoo.

Myönteinen yllätys hänelle oli se, miten paljon tutkimukseen vastaajat kertoivat saavansa apua ja tukea työkavereilta ja esimiehiltä, kun he siirtyivät kunnista uuteen yhtiöön. Yllättävää oli myös se, miten paljon työyhteisön ilmapiirillä koettiin olevan merkitystä työssä oppimiseen.

Suosituksia julkishallinnon ulkoistamistoimiin

1. Muutoshankkeen suunnitteluun ja toteutukseen on varattava riittävästi aikaa ja henkilöresursseja.

2. Muutoksen suunnitteluun on otettava mukaan henkilöstöä kaikilta organisaation tasoilta.

3. Uusien tiimien on tutustuttava ja sovittava yhteisistä toimintatavoista ennen siirtymistä.

4. Uuteen kouluttaminen on aloitettava ajoissa, tarvittaessa kädestä pitäen työssä harjoitellen.

5. Muutosvalmennusta on annettava myös kuntaan jääville työntekijöille.