AINUT Suunta – digillä turhat pois – nyt on aikaa ihmisten johtamiselle

Tiivistelmä

Hankkeessa vahvistetaan johtamista rakennusalalla vähentämällä esihenkilöiden hallinnollista kuormitusta ja vapauttamalla aikaa ihmisten johtamiseen kehittämällä digitalisaation mahdollisuuksia. Esihenkilöt saavat käytännön tukea ja työkaluja johtamiseen. Työprosesseja kehittävät sekä esihenkilöt että työntekijät yhdessä, mikä tekee johtamisesta osallistavaa ja läpinäkyvää. AINUT-malli päivitetään tukemaan vastuullista toimintaa ja uudenlaista toimintakulttuuria,

Hankkeen vastuuhenkilö

Saara Paavola

Tiedote

Työn sujuvuutta henkilöstölähtöisellä kehittämisellä ja digitalisaatiolla

Tiivistelmä

IP Heikkilän hankkeessa sujuvoitettiin työtä ja vahvistettiin johtamista lmuotoilemalla prosessit henkilöstön kanssa ennen digitalisointia. Johto ja toimihenkilöt osallistuivat työpajoihin ja toimintatapojen muotoiluun. Teams otettiin yhteiseksi työympäristöksi ja projektien perustamista automatisoitiin. Hanke yhdisti henkilöstölähtöisen kehittämisen, muutosjohtamisen ja Microsoft 365 -ratkaisut. Malli soveltuu myös muille pk-yrityksille.

Lähtökohdat

Hanke käynnistyi, koska vaihtelevat toimintatavat, manuaalinen työ ja hajallaan oleva tieto kuormittivat esihenkilöitä. Tavoitteena oli sujuvoittaa prosesseja, vähentää hallinnollista työtä ja vahvistaa johtamista. Briljantit Oy johti henkilöstölähtöistä kehittämistä ja Frendy Oy tuki Microsoft 365 -ympäristön hyödyntämistä. Menetelminä olivat osallistavat työpajat, havainnointi ja kokeilut. Tutkimustaustana hyödynnettiin Tukiaista 2021, Peltokorpea et al. 2017 ja Kalakoskea et al. 2025.

Kohderyhmät

Hanke kohdistui toimintatapojen kehittämiseen yrityksen tasolla. Kehittämiseen osallistuivat toim.johtaja, johto, hallitus, yksikön johtajat sekä toimihenkilöt. He osallistuivat työpajoihin ja digitaalisten ratkaisujen käyttäjälähtöiseen muotoiluun. Hallinnollisesta työstä vapautuva esihenkilöiden työaika hyödyttää koko työyhteisöä, sillä se mahdollistaa läsnäolon työn arjessa, työntekijöiden tukemisen sekä sujuvamman vuorovaikutuksen ja johtamisen.

Menetelmät

Lähtötiedon pohjalta kehitettämistä tehtiin työpajoissa ja työmaahavainnoinneilla (gemba). Henkilöstö osallistui tarpeiden ja vastuiden jäsentämiseen sekä ratkaisujen kokeiluihin. Prosessit yhdenmukaistettiin ennen automaatiota. Teams otettiin yhteiseksi työympäristöksi ja uusien projektien kansiorakenne automatisoitiin. Uutuusarvo syntyi henkilöstölähtöisen työn kehittämisen, johtamisen ja digitalisaation yhdistämisestä samaan muutosprosessiin.

Vaikuttavuus

Yhdenmukaistettiin projektien käynnistämistä, dokumentointia ja tiedonhallintaa. Uusien projektien kansiorakenne ja keskeiset dokumenttipohjat muodostuvat vakioidun käynnistyslomakkeen perusteella, mikä vähentää manuaalista työtä ja henkilöriippuvuutta. Teams-ympäristö paransi tiedon saatavuutta ja johdon näkyvyyttä projekteihin. Johtaminen, henkilöstön osallistuminen ja yrityksen oma kehittämisosaaminen vahvistuivat. Pitkäaikaiset ajansäästö- ja työhyvinvointivaikutukset jäävät seurantaan.

Uutuusarvo ja sovellettavuus

Hankkeen uutuusarvo on etenemismallissa, jossa automaatiota ei rakenneta epäyhtenäisten toimintatapojen päälle. Ensin läpikäydään todelliset toimintatarpeet henkilöstön kanssa, sitten yhdenmukaistetaan toimintatavat, tiedon rakenne ja vasta tämän jälkeen kokeillaan digitaalisia ratkaisuja. Henkilöstö osallistuu yhteiskehittäen eri vaiheissa ratkaisujen parantamiseen. Malli soveltuu erityisesti pk-yrityksille eri toimialoilla, joilla on jo digitaalisia välineitä mutta hajanaiset käyttötavat.

Aineisto

Loppuraportti Avaa