HUSAP Prosessit kuntoon työhyvinvoinnin turvaamiseksi

Tiivistelmä

HUSAP-projektin tavoitteena on kehittää HUS-Apteekki liikelaitoksen prosesseja kuuntelemalla ja ottamalla mukaan kaikki ammattiryhmät ja hyödyntämällä koko henkilöstön ammatillista osaamista. Erityisesti keskitytään lääkitysturvallisuutta ja työtyytyväisyyttä lisääviin prosessiparannuksiin.
Tavoitteena on
1) automaation avulla vapauttaa farmasian asiantuntijaresursseja purkkien siirtelystä lähemmäs potilasta, tärkeään lääkitysturvallisuutta edistävään työhön.
2) yhdenmukaistaa toimipisteiden välillä olevia erilaisia toimintatapoja.
3) arvioida toimintojen ja osaamisen keskittämisen hyödyllisyyttä logistiikkaprosessissa.
4) helpottaa henkilöstön työn kuormittavuutta
5) oppia uusi menetelmä myöhempää kehittämistyötä varten

Mittareina voidaan käyttää asiakastyytyväisyystutkimuksia, työtyytyväisyystutkimuksia sekä prosessien läpimenoaikaa, tuottavuuskehitystä ja kustannussäästöjä.

Menetelmänä käytetään simulaatiopeliä, jonka ovat kehittäneet Teknillisen korkeakoulun Työpsykologian ja johtamisen laboratorion tutkijaryhmä ja Hallinnon kehittämiskeskus osana kansallista Tuottavuudella Tulevaisuuteen –ohjelmaa. Simulaatiopeliä on sovellettu lukuisissa yrityksissä sekä tutkimus- ja kehittämishankkeissa. Tarkoituksena on yhdessä tekemisen ja oivaltamisen kautta lisätä koko henkilöstön ammattiylpeyttä ja työpaikan hyvää meininkiä. Tavoitteena on nostaa esiin jo olemassa olevat hyvät käytännöt ja niihin liittyvä hiljainen tieto.

Tulokset ovat käytettävissä joulukuussa 2013.

Hankkeen vastuuhenkilö

Marita Saanila-Sotamaa

Tiedote

Yhteinen kehityshanke paransi HUS-Apteekin työtyytyväisyyttä ja lääkitysturvallisuutta

HUS-Apteekki onnistui parantamaan henkilöstönsä
työtyytyväisyyttä ja samalla lääkitysturvallisuutta vuoden 2013
helmikuussa alkaneessa projektissa. Hyvä väline kehitysprojektissa
oli simulaatiopeli. Työsuojelurahasto rahoitti hanketta.

HUS-Apteekki halusi tarkastella työprosesseja huolehtimalla
henkilöstön jaksamisesta ja työhyvinvoinnista. HUS-Apteekissa on
todettu, että tuottavuutta ei voida parantaa pelkästään
tiukentamalla henkilöstöresursseja. Apteekin toiminta ei ole viime
vuosina vähentynyt, vaan lääketilaukset ovat jatkuvasti kasvaneet.
Tuottavuutta ei voida enää parantaa vain vähentämällä
tuotannollista henkilökuntaa vaan toimintaa pitää kehittää sekä
rakenteellisin että tekniikan ja automaation keinoin.

HUS-Apteekissa haluttiinkin kehittää prosesseja, ”jotta ei
tarvitse juosta kovempaa, vaan kävellä lyhyempi matka”. Henkilöstön
työn erityisesti henkistä kuormittavuutta haluttiin helpottaa.
Projektin yhtenä tavoitteena olikin kehittää liikelaitoksen
prosesseja kuuntelemalla ja ottamalla mukaan kaikki ammattiryhmät.
Kaikkien ammattiryhmien osaamista haluttiin hyödyntää.

Kehitystyön kumppaniksi valittiin Work Design Oy, joka käyttää
menetelmänä simulaatiopeliä. Sen ovat kehittäneet Teknillisen
korkeakoulun Työpsykologian ja johtamisen laboratorion tutkijaryhmä
ja Hallinnon kehittämiskeskus osana kansallista Tuottavuudella
Tulevaisuuteen -ohjelmaa. Simulaatiopelin idea on yhdistää
prosessien kehittäminen, osallistuva suunnittelu ja oppiminen.
Simulaatioiden kohteiksi valitaan toimintatapoja, joiden laadussa,
kommunikaatiossa, yhteistyössä tai työnjaossa on ollut ongelmia.
Esimerkkitapaukset valitaan yhdessä henkilöstön kanssa ja käydään
läpi yksityiskohtaisesti.

Simulaatiopelissä havainnollistetaan konkreettisten
tapausselostusten avulla miten prosessikuvauksissa esitetyt
menettelytavat toimivat käytännössä ja löydetään mahdolliset
pullonkaulat ja kuormituspisteet. Jo olemassa olevat hyvät
käytännöt ja niihin liittyvä hiljainen tieto nostetaan esiin.
Tarkoituksena on lisätä henkilöstön ammattiylpeyttä ja työpaikan
hyvää henkeä yhdessä tekemisen ja oivaltamisen kautta.

Prosessit kuntoon -hankeen avulla saatiin nopeasti hyviä
tuloksia. Työkyky ja työtyytyväisyys paranivat. Automaatio vapautti
farmasian ammattilaisia asiakastyöhön, ihmisten lähelle. Projekti
yhdenmukaisti toimintatapoja ja vähensi päällekkäisiä työtehtäviä,
mikä säästää aikaa ja vaivaa. Lokakuussa 2013 otettiin käyttöön
kannettavat keräilylaitteet, jotka helpottavat apteekin työtä.
Henkilöstö sai olla mukana koko projektissa, ja he oppivat sen
avulla kehittävää työotetta.

Kaikki henkilöstöryhmät olivat mukana ja osallistuivat
aktiivisesti päivän aikana keskusteluihin. Kaikki osallistujat oli
haastateltu etukäteen, jotta tärkeät asiat muistettaisiin
simulaatiopäivän aikana käsitellä. Kehitysehdotuksia saatiin
runsaasti ja niiden pohjalta päätettiin keskittyä erityisesti
niihin, jotka arvioitiin kaikkein vaikuttavimmiksi.

Koko Helsingin toimipisteen lääketoimituksen henkilöstö pääsi
mukaan muutoskohteiden työstämiseen. Asiakastytyväisyyteen eniten
vaikuttavaa pakkausprosessia saatiinkin projektin aikana
parannettua ja virhetoimitusten mahdollisuuksia pienennettyä. Myös
henkilöstö huomasi muutoksen positiiviset vaikutukset omassa
työssään. Esimiehet saivat valmennusta muutosten johtamisesta ja
vuorovaikutustilanteista.

Projektia on tarkoitus jatkaa vuonna 2014.

Toimittaja
Terhi Friman

Aineisto

HUSAP, Prosessit kuntoon työhyvinvoinnin turvaamiseksi. Loppuraportti. 2013. Avaa