Ohjeet rahoituksen saaneelle organisaatiolle

Onneksi olkoon myönteisestä rahoituspäätöksestä! Tutustu tarkkaan näihin ohjeisiin. Kerromme, miten viestintä organisaatiosi ja Työsuojelurahaston välillä käy hankkeen aikana, miten laaditte väliraportit hankkeen etenemisestä ja miten koostatte kattavan loppuraportin hankkeen valmistuttua. Loppuraportoinnista löydät kaikille määrärahoille yhteiset ohjeet sekä määrärahakohtaiset ohjeet.

1. Solmi rahoitussopimus Työsuojelurahaston kanssa

Solmimme rahoituksen saaneiden organisaatioiden kanssa rahoitussopimuksen, jossa määritetään mm. hankkeen läpiviennin, raportoinnin ja maksatuksen yksityiskohdat.

Rahoitussopimus allekirjoitetaan sähköisesti. Työsuojelurahasto tiedottaa hyväksytyistä hankkeista rahaston nettisivuilla.

Rahoitussopimuksen muodostavat hakemuksen työsuunnitelma ja Työsuojelurahaston yleiset sopimusehdot. Mikäli sopimusasiakirjat ovat keskenään ristiriidassa, on sopimusasiakirjojen soveltamisjärjestys seuraava:

  1. rahoitussopimus
  2. Työsuojelurahaston yleiset sopimusehdot
  3. hakemus

Mikäli rikot sopimusehtoja esimerkiksi laiminlyömällä raportointia tai myöhästymällä hankkeen sovitusta aikataulusta, voimme purkaa sopimuksen ja vaatia jo maksettuja rahaeriä palautettaviksi.

2. Viestintä Työsuojelurahaston kanssa

Kaikki asiointi tapahtuu oma.tsr.fi -järjestelmän kautta. Myös rahoituspäätös, rahoitussopimus, väli- ja loppuraportoinnit sekä viestit lähetetään tämän asiointijärjestelmän kautta.

Hankkeesi vastuuhenkilön tulee pitää yhteyttä Työsuojelurahaston yhteyshenkilöön oma.tsr.fi -järjestelmän kautta sähköpostin sijaan. Vastuuhenkilö kirjautuu järjestelmään omilla tunnuksillaan. Näin viestiketjut tallentuvat vastuuhenkilön ja rahaston henkilöstön nähtäviksi.

3. Kerro hankkeesi edistymisestä väliraporteissa

  • Hankkeen väliraportit tehdään oma.tsr.fi-järjestelmässä valmiiksi annettujen otsikoiden mukaisesti.
  • Hankkeen vastuuhenkilö huolehtii hankkeen etenemisestä ja raportoinnista. Hän laatii rahoitussopimuksessa sovitun aikataulun mukaisesti väliraportit, joissa kertoo keskeiset hankkeen aikana tehdyt toimet, etenemisen ja mahdolliset poikkeamat suunnitelmasta.
  • Jos hankkeenne toteutuksessa ilmenee esimerkiksi aikataulullisia tai henkilöstömuutoksia, tarvitsette niihin Työsuojelurahaston luvan. Muutoksista tulee neuvotella hyvissä ajoin rahaston yhteyshenkilön kanssa ennen niiden toteuttamista.
  • Kerro väliraportissa talouden etenemisestä sanallisesti.Liitä kirjanpito- ja palkkaraportit vasta talouden loppuraporttiin.
  • Varmista, että hankkeelle on avattu oma kustannuspaikka kirjanpidossanne ja palkanlaskennassanne.
  • Maksamme määrärahan rahoitussopimuksen mukaisissa erissä organisaatiosi lähettämää laskua vastaan. Vastaanotamme verkkolaskuja. Suorituksen edellytyksenä on aina hankkeen hyväksytty väli- ja loppuraportointi.
  • Sinun tulee raportoida hankkeen sisältö ja talous hankkeen päättymispäivään mennessä. Kuluja ei voi enää muodostua tämän jälkeen.

4. Laadi loppuraportti hankkeen valmistuttua

Työsuojelurahasto maksaa viimeisen määrärahan maksuerän, kun hanke on tuotosten ja talouden osalta hyväksytysti loppuun raportoitu. Maksuerä on pääsääntöisesti vähintään 20 prosenttia hankkeelle myönnetystä rahoituksesta. Lopullinen rahoitusosuus määräytyy talouden loppuraportoinnin perusteella.

Loppuraportti on hankkeen rahoitussopimuksen mukainen tulosaineisto. Loppuraportin tavoitteena on auttaa hankkeen tulosten hyödyntämistä laajasti suomalaisessa työelämässä.

Hankkeen loppuraportointi tehdään oma.tsr.fi -järjestelmässä. Noudata seuraavia ohjeita kaikkien Työsuojelurahaston myöntämien määrärahojen loppuraportoinnissa:

  1. Vastaa loppuraportoinnin kysymyksiin suomeksi tai ruotsiksi.
  2. Loppuraportista ja julkaisuista on käytävä selvästi ilmi, että Työsuojelurahasto on osallistunut hankkeen rahoittamiseen. Rahaston tuen voi ilmaista esimerkiksi kirjoittamalla: ”Työsuojelurahasto on osallistunut hankkeen rahoittamiseen”. Myös tuloksia esittelevissä kalvoissa, postereissa ja www-sivuilla käytetään rahaston logoa. Esiteltäessä tutkimusta mm. tiedotusvälineille tulee mainita Työsuojelurahasto hankkeen rahoittajana.
  3. Liitä loppuraportti ja muut mahdolliset liitteet pdf-tiedostoina. Liitteistä osa voi olla ei-julkisia.Ennen 1.1.2020 alkaneet hankkeet toimittavat myös painetun loppuraportin kirjastojakelukelpoisena kahtena kappaleena postitse osoitteeseen: Työsuojelurahasto, Pohjoisesplanadi 21 B 6, 00100 Helsinki sekä pdf-tiedostona oma.tsr.fi -järjestelmän kautta.
  4. Liitä talouden loppuraportointiin hankkeen kirjanpito- ja palkkaraportit tai muut pyydetyt raportit.  Jos sinulla on talouden raportointiin liittyviä kysymyksiä, ota yhteyttä Työsuojelurahaston toimistoon, (09) 6803 3311, info@tsr.fi
  5. Kun hanke on sisällön ja talouden osalta hyväksytysti loppuraportoitu, voit lähettää viimeisen erän laskun.  Lähetetä lasku ensisijaisesti sähköisenä verkkolaskuna. Mikäli et voi lähettää laskua verkkolaskuna, voit lähettää sen sähköpostilla pdf-liitteenä osoitteeseen: FI03057264@scan.emce365.fi tai postitse skannauspalveluosoitteeseen: Työsuojelurahasto @003703057264@ PL 1000 00781 Helsinki

5. Katso määrärahakohtaiset ohjeet loppuraporttiin

Anna kehittämisavustushankkeen loppuraportissa riittävät tiedot hankkeen taustasta, tavoitteista, tehtävistä, toteutuksesta ja tuloksista. Tavoitteena on, että tulokset edistävät myös muiden työyhteisöjen toimintaa ja kehittämistä.

Voit sopia, että kehittämishankkeen toteuttava ulkopuolinen asiantuntija kirjoittaa loppuraportin ja vastaa loppuraportointikysymyksiin.

Voit määritellä osan loppuraportointiaineistosta ei-julkiseksi: esimerkiksi osat, joissa on yksilöitäviä tietoja tai liiketoimintaan liittyviä yksityiskohtia.

Rakenteellisesti kehittämisavustushankkeen loppuraportti sisältää ainakin seuraavat luvut: 

  1. Kansi (otsikko, päivämäärä, raportin laatijan nimi jne.)
  2. Sisällysluettelo
  3. Lähtötilanne kohdeorganisaatiossa ja syyt hankkeen käynnistämiseen
  4. Hankkeen kuvaus, tavoitteet ja merkitys organisaatiollesi ja soveltajalle/asiantuntijalle
  5. Hankkeessa sovellettu tutkimus ja ulkopuolinen asiantuntija
  6. Hankkeen toteutuminen ja eteneminen
  7. Hankkeen tulokset, hyödyt ja vaikutukset
  8. Hankkeen arviointi ja mahdolliset jatkotoimenpiteet
  9. Viestintä ja yleinen hyödynnettävyys suomalaisessa työelämässä
  10. Organisaatiosi ja ulkopuolisen asiantuntijan yhteystiedot

6. Tiedotus valmistuneesta hankkeesta

Kirjoita hanketiedote, joka julkaistaan Työsuojelurahaston nettisivuilla. Kirjoita tiedote suomeksi tai ruotsiksi. Huomioithan, että merkkimäärää ei voi ylittää. Muista lukea tiedote läpi kirjoitusvirheiden varalta ennen lähettämistä. Työsuojelurahasto edellyttää, että hanketta ja sen tuloksia esitellessä tuodaan aina esiin Työsuojelurahaston tuki hankkeelle.

Julkaisemme hankkeen vastuuhenkilön kirjoittaman hanketiedotteen ja loppuraportin Työsuojelurahaston nettisivuilla. Vastuuhenkilö vastaa tiedotteen ja loppuraportin sisällöstä.

Organisaatiollasi on ensisijainen vastuu tutkimustulosten tiedottamisesta ja muusta hyödyntämisestä. Tavoitteena on, että tulokset edistävät yleisesti suomalaista työelämää.

Teemme osasta hankkeita jutun Työsuojelurahaston Tiedon silta -sivustolle. Lisäksi esittelemme joitakin ajankohtaisia hankkeita Tutkimus tutuksi -tapaamisissa. Työsuojelurahasto päättää, mitkä hankkeet esitellään Tiedon sillassa ja Tutkimus tutuksi -tapaamisissa.

Yleisten sopimusehtojen mukaisesti rahasto voi hyödyntää hankkeen tuloksia koulutus- ja tiedotustoiminnassa sekä muutoin parhaaksi katsomallaan tavalla.