Johdon mittarit hallintaan

Tiivistelmä

Useilla suomalaisilla organisaatioilla on käytössä laaja joukko erilaisia mittareita. Mittaustietoa käytetään kuitenkin harvoin tehokkaasti. Mittaustuloksia ei analysoida tarpeeksi eikä niiden käsittely johda toivottuihin toimenpiteisiin. Mittareiden paremmalla hallinnalla voidaan saavuttaa merkittäviä tuottavuushyötyjä.

Hankkeen tavoitteena on kehittää suorituskyvyn mittaustiedon hyödyntämistä suomalaisilla työpaikoilla.

Hankkeessa on kaksi päätutkimuskysymystä: 1) Mikä on suomalaisten organisaatioiden mittaustiedon hyödyntämisen tila? 2) Miten mittareita voidaan hyödyntää tehokkaammin johtamisen apuvälineenä?

Hanke aloitetaan mittaustiedon käytön kypsyysanalyysillä, joka toteutetaan kyselynä. Analyysissä kartoitetaan noin 30 – 40 suomalaisen organisaation mittaustiedon hyödyntämisen nykytila ja haasteet. Lopputuloksena syntyy organisaatiokohtainen ja vertailukelpoinen pisteytys.

Tämän jälkeen aloitetaan varsinainen kehitystyö, jossa parannetaan mittaustiedon hyödyntämistä kolmessa organisaatiossa. Mittaustietoa voidaan hyödyntää paremmin mm. kehittämällä johtamiskäytäntöjä, jäsentelemällä ja analysoimalla mittaustietoa paremmin tai visualisoimalla saatua mittaustietoa käyttökelpoisempaan muotoon.

Hankkeen loppupuolella selvitetään erilaisten mittaustiedon hyödyntämistä tehostavien käytäntöjen toimivuutta organisaatioissa, joissa mittausjärjestelmä on kehitetty vuosina 2007 – 2011. Selvitys toteutetaan haastattelemalla noin 25 mittausjärjestelmää käyttävää henkilöä.

Hankkeen vastuuhenkilö

Aki Jääskeläinen

Tiedote

Mittaritieto tehoaa vain oikein käytettynä

Tampereen teknillisen yliopiston tutkijat selvittivät organisaatioiden mittaritietojen vähäistä käyttöä. Tutkijoiden mukaan yksi syy on se, että kaikki asiassa vastuulliset johtajat eivät hallitse perusasioita, jotka kerrotaan suorituskyvyn mittaamisen oppikirjoissa. Esimerkiksi mittaamisen käytön perusteiden ja mittaristojen syy-seuraussuhteiden määrittämisen ymmärtämisessä oli puutteita.
 
Tutkijat havaitsivat, että mittaamisessa erityisesti tietojärjestelmät ja mittaustiedon saatavuus aiheuttavat tyytymättömyyttä. Näin tunsi kolmasosa tutkituista.
 
Mittaustieto tukee varsinkin strategiasta viestintää ja poikkeamien seurantaa. Mittaustiedolla ohjaaminen näkyy erityisesti tavoitteiden toteutumisen seurannassa.

Kysytään paljon, mutta miksi?
 
Organisaatioissa kerätään talouslukuja, kyselyjä ja tilastoja valtavia määriä, mutta niiden hyödyntämiseen kiinnitetään vähän huomiota. Tampereen teknillisen yliopiston tutkijat paneutuivat ilmiöön.

Aluksi he tekivät kypsyysanalyysikyselyn julkisille ja yksityisille organisaatioille. Vastauksia tuli 270, ja vastausprosentti jäi 22:een.

Tutkimuksessa keskeisiä olivat kolme toimintatutkimusta, joissa kohteina olivat Kouvolan kaupunki sekä Helsingin kaupungista rakentamispalvelu Stara ja henkilöstökeskus. Näissä järjestettiin tyypillisesti viisi työpajaa ja yksi koulutustilaisuus.
 
Kolmanneksi tutkijat selvittivät haastatteluilla mittaustiedon osuutta yrityksen johtamisessa. Haastateltavina oli 23 yrityksestä 29 henkilöä, lähinnä suurten teollisuusyritysten keskijohtajia.
 
Mittaukset myös organisaation ulkopuolelle

Tulokset paljastivat, että mittaustietoa käytetään todennäköisemmin silloin, kun sen ympärille on laadittu selkeät ohjeistukset.

Mittaaminen mielletään edellään lähinnä organisaation sisäiseksi asiaksi. Kuitenkin tietoa tarvitaan myös asiakkaista ja kilpailijoista.
 
Lisäksi itse mittarit vaativat nykyistä parempia määrittelyjä laskentakaavoista ja datalähteistä. Myös mittaamisen vastuut ja jopa käyttötarkoitukset ovat usein epäselviä.

Tutkijat päätyivätkin siihen, että mittaustiedon käyttö on keskimäärin varsin kehnoa.
 
Mittarit järjestykseen
 
Tapaustutkimuksista opittiin, että paras ja yksinkertaisin tapa edistää mittaamista on järjestää mittarit järkevästi. Mittarit pitäisi luokitella yleensä organisaation rakenteisiin ja johtamisen tietotarpeisiin sopiviksi.
 
Tapaustutkimukset toivat esiin sen, että isoissa organisaatioissa on tunnistettavissa vähintään kaksi mittaamisen tasoa. Tämän hankkeen uutuusarvo on se, että hankkeessa esitetään mittaamisen tasoajattelun soveltaminen.

Visualisointi ja johtoprosessiin kytkentä
 
Mittaustiedon hyödyntämistä edistää myös visualisointi. Tästä käyttökelpoinen sovellus on kartta, jolla parannetaan ymmärrystä mittauskohteiden yhteyksistä. Helsingin työhyvinvoinnin mittarissa visualisointi paransi myös mittaustulosten ymmärrettävyyttä.

Lisäksi hankkeessa havaittiin, että mittaustiedon käyttöä edistäisi, jos mittaaminen yhdistettäisiin selvästi toistuvaan johtamisprosessiin. Tällöin johtamisprosessissa pitää määritellä tulosten käsittely sekä tavoitteiden ja toimenpiteiden vastuut ja aikataulut. Tämä on perinteisin mittaamisen käyttötapa, mutta tätäkään ei käytetä järjestelmällisesti.
 
Tutkijat summaavat, että vasta, kun mittaaminen suunnitelmallisesti tukee johtamisprosessia, voidaan miettiä muita mittaamisen käyttötapoja.

Työsuojelurahasto oli hankkeen päärahoittaja.

Toimittaja
Hannu Kaskinen

Aineisto

Raportti Aki Jääskeläinen, Juho-Matias Roitto ja Niklas Luukkanen: Mittausdata johdon työkaluksi, Tampereen teknillinen yliopisto 2015. 74 sivua. ISBN 978-952-15-3443-0 (nid.), ISBN 978-952-15-3444-7 (pdf) Avaa

Journal-artikkelit Jääskeläinen, A, Luukkanen, N. Managerial processes and middle management: analyzing the impact of management controls, Journal of Management Control. (manuscript under review) Jääskeläinen, A., Roitto, J. Analysis of Visualization Techniques Supporting Performance Measurement System Development, Measuring Business Excellence. (manuscript under review) Jääskeläinen, A., Roitto, J. 2015. Designing a Model for Profiling Organizational Performance Management, International Journal of Productivity and Performance Management, Vol. 64, No. 1, pp. 5-27. Jääskeläinen, A., Roitto, J. 2014. Drivers of Personnel Satisfaction Towards Performance Information Usage – Findings from Finnish Municipalities, International Journal of Public Sector Management. Vol. 27, No. 6., pp. 530 – 547.

Konferenssiartikkelit ja -esitykset Jääskeläinen, A., Luukkanen, N. 2014. Are managerial practices supported by performance information? – empirical evidence from Finnish companies, Proceedings of ICICKM conference, 6-7 November, Sydney, Australia. Jääskeläinen, A., Roitto, J. 2014. Analysis of visualization techniques supporting performance measurement process, Proceedings of PMA 2014 conference, 25-27 June, Aarhus, Denmark. Jääskeläinen, A. Roitto, J. 2013. Designing a Maturity Model for Performance Measurement and Management: Empirical Evidence from Finland, Proceedings of 7th conference on Performance Measurement and Management Control, 18-20 September, Barcelona, Spain.

Työsuojelurahaston Tutkimus tutuksi -tapaaminen23.5.2014 Mittausdata johdon työkaluksi

Tutkijatohtori Aki Jääskelälinen esitteli, miten johdon mittareitavoidaan hallinta entistä paremmin. Avaa

Tutkimusapulainen Niklas Luukkanen kertoi, miten mittareitakäytetään johtamiskäytäntöjen tukena. Avaa

Kehittämispäällikkö Katariina Valtonen, Kouvolan kaupungista,valotti, miten mittarilistoista päästään strategianjalkauttamiseen. Avaa