Keskeyttävien työolomuutosten ennakointimalli tietointensiivisen työskentelyn parantamiseksi

Tiivistelmä

Hankkeen tavoitteena on luoda organisaation muutoksista alkuunsa saavien keskeytysten ennakointimalli. Työn jatkuva keskeytyminen kuormittaa työntekijää ja estää työn etenemisen suunnitellusti tavoitetta kohden. Keskeytykset vaativat työajan venyttämistä ja ylimääräistä ponnistelua, jotka pitkään jatkuessaan heikentävät työhyvinvointia. Työn keskeytyminen, tehtävästä toiseen siirtyminen ja meneillään olevaan tehtävään palaaminen ovat tunnistettavia tosiasiankaltaisia tilanteita työssä. Keskeytysten taustalta löytyy lopulta jokin muutos kuten työtovereiden tai yhteistyökumppaneiden vaihtuminen tai asiakkaan tarpeiden, tuotanto- tai palvelutapojen muuttuminen, jotka ovat myös tosiasiankaltaista tietoa, joiden avulla ennakointimallia rakennetaan.

Tutkimustehtävä on kaksiosainen: muodostetaan ennakointimalli ja arvioidaan sen käytettävyyttä ja hyödyllisyyttä neljän tietolähteen avulla. Tietolähteet ovat a) ennakointikyselysarja meneillään ja tulossa olevista muutoksista, b) yksilöhaastattelut kohdistuen muutoksista liikkeelle lähteviin tapahtumaketjuihin ja selviytymiskeinoihin, joilla pyritään työn tavoitteeseen, c) ”Tietoa työhön!” työskentelytapa, jolla eri alojen tietokannoista tiivistetään keskeytystietoa mallin taustalle työpaikkoja varten sekä d) työpajakeskustelut ja erillinen fokusryhmähaastattelu ennakointimallin käytettävyyden ja hyödyllisyyden arviointia varten. Tutkimus toteutetaan kahdessa organisaatiossa. Tutkimuksen tulokset ovat käytettävissä syksyn alussa 2016.

Hankkeen vastuuhenkilö

Tiina Kalliomäki-Levanto

Tiedote

Ennakoi keskeytykset, hallitse työtä!

Työ keskeytyy jatkuvasti. Siihen vaikuttavat asiakaslähtöisyys, kilpailu, aikapaineet ja tietointensiivisyys – kaikenlaiset muutokset, kuten lisäksi myös työtovereiden tai yhteistyökumppaneiden vaihtuminen.

Työn jatkuva keskeytyminen kuormittaa työntekijää ja estää työn etenemisen suunnitellusti. Keskeytykset vaativat työajan venyttämistä ja ylimääräistä ponnistelua, jotka pitkään jatkuessaan heikentävät työhyvinvointia. Keskeytys vaikuttaa suoraan tietointensiivisessä työssä tarvittavaan kognitiiviseen ja tavoitteelliseen toimintaan.

Koska keskeytys ja sen aiheuttajat ovat havaittavia tosiasioita, niitä voidaan ennakoida. Keskeytyksiä ja niiden vaikutuksia työhyvinvointiin voidaan seurata.

Työterveyslaitos kehitti tutkimushankkeessa mallin, jonka avulla voi ennakoida asiantuntijan työn sujumiseen yhtä aikaa vaikuttavia tekijöitä. Suomalaiselle työelämälle ennakointimalli tarjoaa keinoja työskennellä tietointensiivisessä, monimutkaistuvassa ja muuttuvassa työssä siten, että työhyvinvointi säilyy paremmin.

Työsuojelurahasto tuki hanketta tutkimusmäärärahalla.

Kahdeksan viikon seuranta

Tutkimuksessa toteutettiin päiväkirjatyyppinen jaksokysely, johon osallistui kahdeksan viikon seurannassa yhteensä 272 asiantuntijaa ohjelmisto- tai tukipalveluista. Lisäksi käytäntöjä selvitä keskeytyvässä työssä etsittiin haastattelemalla 37:ää asiantuntijaa.

Kokeiluja ja käytäntöjä keskeytyvän työn hallintaan etsittiin myös olemassa olevasta tutkimuskirjallisuudesta.

Asiantuntijan työstä tarkasteltiin työoloja eli projekteja ja tehtäviä, kollega- ja asiakasyhteistyötä, kokouksia, tiimejä joiden kanssa tehdään yhteistyötä, tietojärjestelmiä ja niiden ongelmia, ohjeita ja osoitteita, joissa työskennellään ja aikaa yksintyöskentelyä varten. Keskeytyksiä arvioitiin sen mukaan, miten usein niitä koettiin olevan.

Työhyvinvointia arvioitiin koetun stressin, palautumisen ja oman työskentelyn tehokkuuden perusteella.

Paljon tehtäviä, yhteistyötä monen kanssa

Tulokset tuovat esiin työn viikoittaista vaihtelua, mitä kerran vuodessa tehtävät yksittäiset kyselyt eivät tavoita.

Aineistosta tunnistettiin erilaisia työoloja: niihin kytkeytyi erilaisia keskeytyksiä, joista puolestaan seurasi erilaista työhyvinvointia.

Esimerkiksi ohjelmistopalvelutyössä yksittäinen olosuhde, josta seurasi usein keskeytyksiä, oli tehtävien suuri määrä. Näillä usein keskeytyksiä kohdanneilla oli kaksinkertainen määrä koettua stressiä ja huonoa palautumista verrattuna koko aineiston keskimääräiseen arvioon.

Tukipalvelutyössä puolestaan yksittäinen olosuhde, josta seurasi usein keskeytyksiä, oli niiden kollegojen suuri määrä, joiden kanssa tehtiin yhteistyötä. Näillä usein keskeytyksiä kohdanneilla oli melkein kaksinkertainen määrä koettua stressiä ja huonoa palautumista verrattuna koko aineiston keskimääräiseen arvioon.

Huonosti ja hyvin jaksavia

Työolot ovat kuitenkin monimutkaisia, ja yksittäisellä tekijällä on suuri merkitys. Esimerkiksi ohjelmistopalvelutyössä kohtuullisen työn määrän oloissa, joissa kohdataan usein keskeytyksiä, tunnistettiin sekä hyvin että huonosti jaksavat ryhmät.

Hyvään jaksamiseen liittyi, että tehtiin useiden kollegojen kanssa yhteistyötä ja yksin työskentelyä oli vähän.

Huonosti jaksamiseen liittyi, että tehtiin harvojen kollegojen kanssa yhteistyötä ja yksin työskentelyä oli paljon. Tässä ryhmässä koettua stressiä oli kaksinkertainen ja huonoa palautumista kolminkertainen määrä verrattuna aineiston keskimääräiseen.

Tulokset toivat myös esiin, että keskeytyksiä työssä usein kohtaavat joutuvat tekemään pidempää viikkotyöaikaa ja käyttävät työn ulkopuolista aikaa työn tekemistä varten enemmän kuin harvoin keskeytyksiä kohtaavat.

Kiinnitä huomiota näihin

Hankkeessa saatiin näkyviin lukuisia tilanteita ja tekijöitä, joiden pohjalta voidaan rakentaa keskeytyvän työn ennakointimallia.

Olennaista on: 1) tunnistaa tilanteita, joissa asiantuntijatyö ei etene suunnitellusti vaan keskeytyy, 2) tunnistaa keskinäiset riippuvuudet ja organisoida kokonaisuuksia, 3) tunnistaa ja kehittää keskeytyssiepparit työn hallintaa varten, 4) muodostaa jatkuva tilannekuvien ketju työoloista, 5) ennakoida työn määriä, 6) mahdollistaa palautuminen, 7) säilyttää hyödylliset yhteistyön siivittämät keskeytykset, 8) estää haitalliset yksin työskentelyn keskeytykset ja 9) kokeilla ja sovittaa tutkimuskirjallisuuden suosituksia oman organisaation tilanteisiin ja tarpeisiin.

Hanke kuvastaa sitä, miten monipolvista asiantuntijan työ on ja miten haastavaa on saada näkyviin erilaisten olojen yhdistelmät ja vaikutukset.

Työolojen seurannalla saadaan tärkeitä asioita työstä esiin, ja tulevaisuudessa voidaan kehittää menetelmä, jolla työstä jäävän digijäljen avulla voidaan automaattisesti seurata organisaation sykettä ja työoloja.

Toimittaja
Leena Huovila

Aineisto

Tiina Kalliomäki-Levanto, Antti Ukkonen, Virpi Kalakoski. 2016. . Tietoa työstä -sarja. Työterveyslaitos. 70 sivua. Avaa

ISBN 978-952-261-685-2 (nid.)

ISBN 978-952-261-684-5 (PDF)