Ketterästi kohti tulevaisuuden toimistopalveluita

Tiivistelmä

Hankkeen avulla rakennetaan Ylivieskan kaupungin toimistopalveluille kestävä ja ketterä pohja tulevaisuuden toimistopalveluiden tuottamiselle mm. Leanin keinoin. Hanke toteutetaan yhdessä Ylivieskan kaupungin henkilöstön ja Lean-ammattilaisen kesken niin, että henkilöstöä ja asiakkaita osallistetaan koko hankkeen ajan. Hankkeelle on kriittinen tarve Ylivieskan kaupungin palvelujen kehittämisessä ja kaupungin tulevaisuuden toimisto- ja hallintotyön haasteisiin vastaamisessa.

Hankkeen vastuuhenkilö

Joonas Yliluoma

Tiedote

Ketterästi kohti tulevaisuuden toimistopalveluita case Ylivieskan kaupunki

Tiivistelmä

Hankkeen avulla rakennettiin Ylivieskan kaupungin toimistopalveluille kestävä ja ketterä pohja tulevaisuuden toimistopalveluiden tuottamiselle muun muassa Leanin keinoin. Toimistotyön palveluprosessit keskitettiin hallinnollisesti uuteen toimistopalvelutiimiin. Tiimin esihenkilö vastaa jatkossa yhteistyössä tiimikoordinaattoreiden kanssa toimistopalvelutiimiin keskitettyjen työntekijöiden systemaattisesta osaamisen kehittämisestä ja toimistopalveluprosessien leanamisesta yli hallintorajojen.

Lähtökohdat

Kehittämisen tavoitteena on ollut uudistaa hallintokuntarajat ylittäviä toimintatapoja niin että työ jakautuisi tasaisemmin, avainhenkilöriskiä ennakoitaisiin ja uudistettaisiin esim. sijaiskäytäntöjä. Keskittämisen ja uusien toimintatapojen myötä päästäisiin myös opettelemaan uusia työkaluja ja menetelmiä toimisto-, asiakaspalvelu- ja hallintotehtävissä sekä kasvattamaan sellaista osaamista, mitä Ylivieska tarvitsee tulevaisuudessa.

Kohderyhmät

Hankkeen kohderyhmänä oli hallinnollista työtä tekevät henkilöt (pl. koulusihteerit). Työntekijät toimivat ennen hanketta yli kymmenessä eri hallintokunnassa tai yksikössä toimistotehtävissä ja erilaisissa hallinnollisissa asiakaspalvelutehtävissä sekä kuntalaisille että kaupungin sisäisille asiakkaille. He tarjoavat sihteeri-, hallinto-, toimisto-, koulutus-, asiakas-, viestintä-, matkustus-, arkistointi- sekä asianhallintapalveluita asiakkailleen. Kohderyhmän koko oli hankkeen aikana 20 hlöä.

Menetelmät

Hankkeen menetelminä sovellettiin Leania, ketteriä menetelmiä ja palvelumuotoilua. Hankkeessa kokeiltiin muun muassa kanban-ohjausta toimistotyön arjessa. Ennen hanketta Ylivieskan hallinnollisista prosesseista, vastuujaoista, prosessien pullonkauloista tai hukkatyöstä ei ollut yhtenäistä kokonaiskuvaa.
Hankkeessa tarjottiin myös valmennusta Leanin perusteisiin. Valmennuksen tarkoituksena oli se, että jokainen työntekijä voi ryhtyä arvioimaan omaa työtään, sen sujumista ja pullonkauloja.

Vaikuttavuus

Hankkeen vaikuttavuus oli merkittävä Ylivieskan kaupungille. Ilman hankerahoitusta toimistotyön kehittämistä vastaamaan tulevaisuuden tarpeita ei olisi voitu tehdä tällaisella aikataululla tai nykyisillä resursseilla. Hankerahoituksella saatiin rakennettua toimiva malli, joka jää elämään hankkeen päättymisen jälkeen osaksi normaalia arkea.

Uutuusarvo ja sovellettavuus

Hankkeen kehittämismenetelmät ovat sovellettavissa sekä julkisiin että yksityisiin organisaatioihin, jotka haluavat varautua tulevaisuuden toimistopalveluiden tarpeisiin ketterästi kehittäen. Tällä hankkeella on uutuusarvoa, sillä vastaavanlaista tutkimusta tai hanketta ei ole Suomessa tehty, jossa sujuvoitettaisiin Leanin avulla keskitettyjen toimistopalveluiden prosesseja.

Aineisto

Ketterästi kohti tulevaisuuden toimistopalveluita. Loppuraportti. 12/2021. Avaa