Monitilatoimistot ja työntekijäin hyvinvointi – vertailu huonetoimistoihin

Tiivistelmä

TAUSTA. Avotoimistojen sijaan on ruvettu viime aikoina rakentamaan monitilatoimistoja, joissa on vaihtoehtoisia työtiloja eri työtehtäviä varten. Ratkaisulla pyritään parantamaan työrauhaa, vuorovaikutusta ja tilatehokkuutta. Työelämä on tuonut esiin huolestuneisuutensa siitä, että riippumatonta tieteellistä tutkimustietoa monitilatoimistojen vaikutuksista työntekijöiden hyvinvointiin ja tuottavuuteen ei ole juurikaan tarjolla.

TAVOITE. Tavoitteena on selvittää, miten monitilatoimistot koetaan organisaatioissa, joissa on totuttu työskentelemään omissa työhuoneissa. Toisena tavoitteena on selvittää, mitkä tekijät tilaratkaisuissa voisivat parantaa työhyvinvointia monitilatoimistoissa.

AINEISTOT JA MENETELMÄT. Tutkimus perustuu 2011-2014 tehtyihin kyselyihin yrityksissä A ja B. Molemmat muuttivat huonetoimistosta monitilatoimistoon. Kummassakin (työntekijöitä 180 ja 120) toteutettiin saman sisältöinen kysely muutama kuukausi ennen (Vaihe I) ja noin vuosi muuton jälkeen (Vaihe II). Kyselyihin vastasi yli puolet työntekijöistä. Kyselymenetelmä painottui työympäristöön (mm. melu, ilmastointi, valaistus), tilojen toimivuuteen (mm. vuorovaikutus, työrauha, yksityisyys, ergonomia, tukitilojen toimivuus) sekä työhyvinvointiin (mm. työtyytyväisyys, työyhteisön tuki, muutosjohtaminen, henkinen kuormitus, oireet).

HYÖDYNTÄMINEN. Tieteelliset tulokset julkaistaan tieteellisissä lehdissä ja kongresseissa. Tulosviestinnän pääkohderyhminä ovat toimitilojen käyttäjät ja rakennusala.

Hankkeen vastuuhenkilö

Valtteri Hongisto

Tiedote

Hiljaiset työtilat tärkeitä myös monitilatoimistossa

Hiljaisten työtilojen merkitys monitilatoimistoissa on ensiarvoisen tärkeä, jotta työtilojen kokonaisuus toimisi. Työrauhaa tarjoavia hiljaisia tiloja on oltava riittävästi, ja lisäksi niihin siirtymisen täytyy olla helppoa.

Jos hiljaiselle yksilötyölle ei ole tarvittaessa mahdollisuutta, myös organisaatioiden tilamuutoksella tavoittelema yhteistyö kärsii.

– Yhteistyöhön ei voi panostaa hiljaisen yksilötyön kustannuksella, sillä ilman riittäviä keskittymismahdollisuuksia molemmat takkuavat. Monitilatoimiston keskeisenä tarkoituksena on tukea monipuolisia työtehtäviä, joten tilat on suunniteltava tukemaan myös työrauhaa, tutkija, psykologi Annu Haapakangas kiteyttää Turun ammattikorkeakoulun tuoreen tutkimuksen keskeisen tuloksen.

Työsuojelurahasto tuki tutkimusmäärärahalla hanketta, jossa perehdyttiin monitilatoimistoihin ja työntekijöiden hyvinvointiin. Tulokset kuvaavat kahta samantyyppistä tilamuutosprosessia. Niissä kuitenkin päädyttiin käyttäjien kannalta erilaisiin lopputuloksiin.

Omista huoneista monitilatoimistoon

Tutkimuskohteena oli kaksi asiantuntijaorganisaatiota, jotka siirtyivät huonetoimistosta monitilatoimistoon. Huonetoimistossa useimmilla oli ollut oma huone, ja monitilatoimistossa heillä oli omat, nimetyt työpisteet avotilassa.

– Monitilatoimistojen oletetaan olevan työntekijöiden tyytyväisyyden kannalta avotoimistoja parempia. Tutkimustietoa on kuitenkin varsin vähän etenkin niistä monitilatoimistoista, joissa on henkilökohtaiset työpisteet, Haapakangas sanoo.

Tutkimus paikkasi tätä tiedonpuutetta. Tavoitteena oli selvittää tilamuutoksen vaikutusta työympäristön kokemiseen ja työhyvinvointiin. Lisäksi tutkittiin monitilatoimiston toteutuksen – erityisesti hiljaisten työtilojen käyttömahdollisuuden – yhteyttä tyytyväisyyteen ja työhyvinvointiin.

Yksilötyö saatetaan kokea jopa uhaksi

Avotoimistoihin liittyy työympäristön, työolosuhteiden ja työhyvinvoinnin riskitekijöitä, joista on olemassa paljon tutkimustietoa jo vuosikymmenten ajalta.

Toimistojen suunnittelu on kuitenkin kehittynyt huomattavasti. Nykyistä tilamuotia on niin sanottu monitilatoimisto, jossa pyritään vastaamaan muuttuvan työn vaatimuksiin ja välttämään avotoimiston tyypilliset ongelmat, kuten rikkonainen työrauha.

Monitilatoimistot tarjoavat nimensä mukaisesti monenlaisia tiloja työn eri tarpeisiin: avotoimistotyyppistä työtilaa, hiljaisia tiloja keskittymistä varten, puhelinkoppeja ja erikokoisia kokous- ja neuvottelutiloja yhteistyötä ja vuorovaikutusta varten.

Haapakankaan mukaan suuntauksen taustalla vaikuttaa kolme megatrendiä.

– Ensinnäkin halutaan tilatehokkuutta ja kustannussäästöjä muun muassa energiakuluissa. Toiseksi halutaan modernisoida työtapoja, mikä tarkoittaa modernin mobiiliteknologian mahdollistamaa paperittomampaa ja monipaikkaista, liikkuvampaa työskentelyä. Tästä syystä omaa henkilökohtaista työtilaa tarvitaan huomattavasti vähemmän.

– Kolmanneksi asiantuntija- ja tietotyössä korostetaan nykyään yhä enemmän yhteistyötä, ja sen uskotaan edistyvän, kun työtä tehdään yhteisissä tiloissa. Tosin tutkimusnäyttö siitä on ollut ristiriitaista. Siitä huolimatta yksilötyö ja sen vaatima rauha saatetaan kokea jopa uhaksi yhteistyötä korostettaessa.

Epäilyä muutoksen järkevyydestä

Tutkimuskohteet olivat julkisen sektorin asiantuntiorganisaatioita pääkaupunkisedulta. Kohteessa A muutos koski 190:tä työntekijää, kohteessa B 130:tä.

Organisaatioissa tehtiin kyselyt ennen ja jälkeen muuton. Kysymyksistä muodostettiin kolme keskeistä summamuuttujaa: työympäristön häiriötekijät (esimerkiksi melu, keskeytykset), yhteistyön kokeminen (esimerkiksi yhteistyön tehokkuus), ja stressioireet (esimerkiksi väsymys).

Haapakankaan mukaan selkeä enemmistö oli tyytyväisiä lähtötilanteeseen eli huonetoimistoon omine huoneineen. Kohteita voitiin pitää varsin vertailukelpoisina niin työn vaatimusten, henkilöstörakenteen kuin yleisen työhyvinvoinnin osalta.

– Kummassakin organisaatiossa osa työntekijöistä epäili muuton järkevyyttä. Molemmissa työnantaja tuki ja osallisti henkilöstöä muutosvastarinnan käsittelyssä, mikä ei aina ole itsestäänselvyys.

Ratkaiseva ero liittyi hiljaisiin työtiloihin

Kohteen A uudet tilat olivat monimuotoisempia ja väljempiä kuin kohteen B.

– Huoneita hiljaiseen yksilötyöhön oli runsaasti joka kerroksessa. Yhdessä hiljaisessa tilassa oli yhdestä kahteen työpistettä, ja hiljaisten työpisteiden määrä vastasi 40:tä prosenttia työntekijämäärästä, Haapakangas kertoo.

Kohteen B uusissa tiloissa sen sijaan oli paljon erilaisia kokous- ja neuvottelutiloja, mutta varsinaisia hiljaisen työn huoneita oli vain yksi: siellä oli kahdeksan työpistettä. Määrä riitti seitsemälle prosentille henkilöstöstä. Työtilat sijaitsivat kahdessa kerroksessa, mutta hiljainen tila oli vain toisessa kerroksessa – talon toisessa päädyssä. Hiljaisiin tiloihin siirtyminen oli huomattavasti vaikeampaa kuin kohteessa A.

Kohde A onnistui muutoksessa paljon paremmin kuin kohde B: uuteen työympäristöön oltiin keskimäärin tyytyväisiä ja työhyvinvointi jopa parani. Kohteessa B työntekijät kokivat työympäristömuutoksen kielteisesti. Häiriötekijät ja stressioireet lisääntyivät, tyytyväisyys työympäristöön ja kokemus yhteistyöstä heikentyivät.

– Analyyseissa ratkaisevaksi tekijäksi nousi tyytyväisyys hiljaisiin työtiloihin. Mitä tyytyväisempiä vastaajat olivat niihin, sitä vähemmän he kärsivät työympäristön häiriötekijöistä ja stressioireista ja sitä tyytyväisempiä he olivat työympäristöön ja yhteistyöhön.

Huomio monitilatoimiston toteutustapaan

Haapakankaan mukaan tulokset osoittavat, että monitilatoimisto on käsitteenä liian yleisluontoinen, jotta sen perusteella voisi yksioikoisesti tehdä johtopäätöksiä työympäristötyytyväisyydestä, työhyvinvoinnista tai yhteistyön onnistumisestakaan.

– Monitilatoimistot voidaan toteuttaa eri tavoin: ne eroavat toisistaan tilatehokkuuden ja tilankäytön suhteen. Tässä tutkimuksessa esiin nousivat hiljaisten työtilojen riittävä määrä ja helppo saavutettavuus, jotka selittivät muutoksen myönteistä kokemista.

Toimittaja
Leena Huovila

Aineisto

Annu Haapakangas, Valtteri Hongisto. . Turun ammattikorkeakoulu. 2017 ISBN 978-952-216-613-5 (painettu) ISBN 978-952-216-614-2 (pdf) Avaa

Annu Haapakangas, Valtteri Hongisto, Johanna Varjo*. Kokemukset monitilatoimistosta – seurantatutkimus kahdella työpaikalla. Turun ammattikorkeakoulu, *Työterveyslaitos. Sisäilmastoseminaari 2016 Avaa

Annu Haapakangas, esitys Tutkimus tutuksi -tapaamisessa 27.1.2017 Avaa