Organisaation toimintatapojen kehittäminen sisäilmaongelmien ratkaisemisessa ja ennaltaehkäisemisessä

Tiivistelmä

Tavoite: Hankkeen tavoitteena on luoda Suomen Yliopistokiinteistöt Oy:n ja yliopistojen tilapalveluiden käyttöön toimintamalli sisäilmaongelmien systemaattiseen käsittelyyn ja hallintaan. Kehittävä malli antaa ohjeet sisäilmaongelmien käsittelyyn ja ennaltaehkäisyyn sekä asiantuntijapalveluiden hankkimiseen prosessin eri vaiheissa.

Toteutus: Kehittämishanke toteutetaan SYKOY:n, ISS Proko oy:n, Työterveyslaitoksen sekä yliopistojen tilapalveluiden yhteistyönä. Projekti jakaantuu kuuteen vaiheeseen:
1. Kartoitetaan yliopistojen ja tilaajaorganisaation käytössä olevat toimintamallit ja osaamistasot.
2. Järjestetään sisäilma-asioiden neuvottelukunnan kanssa Benchmarking – workshopit
3. Kehitetään tilaajaorganisaatiolle ja yliopistoille sisäilmaongelmien käsittelyyn ja hallintaan parhaiten soveltuvat toimintatavat ja -mallit,
4. Laaditaan mallien pohjalta tilaajaorganisaatiolle ja yliopistojen eri organisaatiotasoille koulutussuunnitelmat sekä
5. Sovelletaan kehitettyjä toimintatapoja ja -malleja valittuihin pilotteihin
6. Integroidaan saatujen palautteiden ja kehittämisehdotusten pohjalta räätälöidyt toimintatavat (työkalupakit) ja yhtenäiseksi sovitut toimintamallit osaksi tilaajaorganisaation, yliopistojen tilapalveluiden ja sidosryhmäorganisaatioiden prosesseja.

Aikataulu: Toimintamallien kehittämistyö käynnistyi kesäkuussa 2010. Hankkeen kesto kokonaisuudessaan on 1,5 vuotta. Loppuraportti luovutetaan tilaajalle joulukuussa 2011.

Hankkeen vastuuhenkilö

Olli Niemi

Tiedote

Sisäilmaongelmien hallintamalli yliopistoille

Suomen Yliopistokiinteistöt Oy:n uudessa sisäympäristöongelmien ratkaisumallissa korostuvat moniammatillinen yhteistyö, prosessin läpinäkyvyys ja kokonaisvaltainen lähestymistapa. Työsuojelurahasto tuki mallin kehittämistä.

Suomen Yliopistokiinteistöt Oy:n omistukseen kuuluu 10 yliopistoa pääkaupunkiseudun ulkopuolelta. Rakennuksia on kaikkiaan noin 380.

Vuonna 2010 alkaneessa hankkeessa kehitettiin yliopistojen organisaatioiden ja Suomen Yliopistokiinteistöjen käyttöön yhtenäiset toimintamallit sisäympäristöongelmien käsittelyä ja ratkaisua varten. Ennaltaehkäisevän toiminnan tehostamiseksi mallissa painotetaan erityisesti kiinteistöhuollon roolia ja huoltohenkilöstön kouluttamista.

Hanke toteutettiin yhteistyössä Suomen Yliopistokiinteistöt Oy:n kiinteistökehitys- ja tilapalveluorganisaation, kampusmanagereiden, yliopistojen työsuojeluorganisaatioiden, yliopistojen tilapalveluiden, työterveyshuoltojen sekä Työterveyslaitoksen ja ISS Proko Oy:n asiantuntijoiden kesken.

Kyselyjä ja työpajoja

Henkilöstö sekä kiinteistön ylläpidosta vastaavat toimijat olivat aktiivisesti mukana hankkeen eri vaiheissa.

Hankkeen aikana tehtiin kyselyt kampusmanagereille ja yliopistojen sisäilmatyöryhmien jäsenille sekä teknisille ja työsuojelun ja työterveyshuollon asiantuntijoille. Lisäksi järjestettiin neljä työpajaa. Niistä kaksi käsittelivät toimintamallia, yksi työpaja käsitteli käytössä olevia työkaluja ja yksi koulutuskokonaisuutta.

Työpajatyöskentelyn tuloksena hankkeen asiantuntijat laativat yhdessä työryhmän kanssa sisäympäristöongelman käsittelyn prosessikuvauksen. Siinä on kolme vaihetta: haittailmoitusmenettely, perusselvitys ja sisäympäristötutkimus.

Uuden mallin keskeinen muutos perinteiseen kampusalueiden toimintaan on nykyisistä sisäilmaryhmistä luopuminen, koska ne ovat monesti liian hallinnollisia. Kampusalueilla tarvitaan kuitenkin edelleen koordinoivaa sisäympäristön ohjausryhmää, joka on koko yliopistopaikkakunnan yhteinen.

Joustavuutta toimintaan

Mallin mukaan sisäympäristöongelmiin tulee puuttua varhaisessa vaiheessa. Kun tilan käyttäjät havaitsevat sisäympäristöongelman, he ilmoittavat siitä esimiehelleen tai laitoksen tilayhdyshenkilölle, joka tekee asiasta sähköisen haittailmoituksen.

Tämän jälkeen kiinteistöhuolto tekee tiloissa perusselvityksen. Jos ongelma ei tällä tavoin selviä, se siirtyy projektiryhmän ratkaistavaksi.

Projektiryhmään kuuluvat kampusmanageri, kiinteistöpäällikkö, sisäilma-asiantuntija ja selvityksen edetessä tarpeen mukaan kiinteistönhuollon työnjohtaja, työsuojeluvaltuutettu sekä työterveyshuollon ja ylioppilasterveydenhuollon edustaja.

Projektiryhmän kokoa on rajoitettu, jotta se pystyy toimimaan joustavasti. Näin se voi reagoida nopeasti yksittäisen kiinteistön, laitoksen tai tiedekunnan tarpeisiin.

Viestintää ja koulutusta

Mallissa korostetaan projektiryhmän ja käyttäjien ensimmäisen kokoontumisen merkitystä. Sen tulisi onnistua hyvin, koska silloin rakennetaan luottamusta, selvennetään osapuolten odotuksia ja muodostetaan yhteinen näkemys ongelmasta.

Muutoinkin riittävä viestintä, selvitysprosessin läpinäkyvyys ja kokonaisvaltainen lähestymistapa helpottavat sisäympäristön ongelmien ratkaisua. Yhteistyö ja laaja osallistuminen lisäävät luottamusta sekä vähentävät ristiriitatilanteiden syntymistä ja huolestuneisuutta.

Ajattelussa uutta on opiskelijoiden mukaan ottaminen moniammatilliseen toimintaan. Perinteisessä sisäilmaryhmien toiminnassa opiskelijoiden ääntä ei ole riittävästi huomioitu.

Suomen Yliopistokiinteistöt Oy:n ja yliopistojen tilapalveluiden yhteisiä toimintatapoja vakiinnutetaan vuosien 2012 ja 2013 aikana koulutuksen avulla.

Kehitettyyn koulutuskokonaisuuteen kuuluu viisi moduulia, joiden avulla muun muassa vahvistetaan teknisten asiantuntijoiden ja työterveyshuollon yhteistyötä, opetetaan arvioimaan sisäilmastomittauksia ja teknisiä selvityksiä sekä vahvistetaan viestintä- ja vuorovaikutustaitoja.

Koulutus on räätälöity sisäympäristön ohjausryhmien jäsenille, sidosryhmien edustajille sekä Suomen Yliopistokiinteistöt Oy:n henkilöstölle ja yliopistojen tilahallinnolle.

Toimittaja
Päivi Haavisto

Aineisto

Tommi Vehviläinen, Timo Murtoniemi, Marjaana Lahtinen, Eero Palomäki. Organisaation toimintatapojen kehittäminen sisäilmaongelmien ratkaisemisessa ja ennalta ehkäisemisessä. Loppuraportti 800_03.OS5122 29.2.2012. ISS Proko Oy, Työterveyslaitos. Tampere 2012. Avaa