Terveydenhuollon työprosessien, palvelujen ja tilojen kehittäminen Lean-ajattelun avulla

Tiivistelmä

Terveydenhuollon ja sairaanhoidon resurssitehokkuutta on kehitettävä merkittävästi lähivuosina. Tämä johtuu useista tekijöistä, mm. tiukkenevasta taloudellisesta tilanteesta ja ikääntyvästä väestöstä.

Terveydenhuollon resurssitehokkuutta pyritään parantamaan kehittämällä terveydenhuollon osallistavaa tilasuunnittelua sekä terveydenhuollon työ- ja palveluprosesseja terveydenhuoltoon. Tämä hanke pyrkii integroimaan terveydenhuollon tilasuunnittelun ja tiloissa tapahtuvan prosessisuunnittelun yhdeksi kokonaisuudeksi, jossa tilojen käyttäjien tarpeet huomioidaan entistä kokonaisvaltaisemmin jo suunnitteluvaiheessa. Lisäksi tiloja pyritään suunnittelemaan muuntojoustavammiksi, jotta ne pystyvät vastaamaan nykyistä sujuvammin tulevaisuuden jatkuvasti muuttuviin työprosessitarpeisiin.

Ensin suoritetaan toimintaympäristön kuvaus kahdessa sairaalassa: Kuopion yliopistollisessa sairaalassa (KYS) sekä Turun yliopistollisessa keskussairaalassa (TYKS). Tämän jälkeen analysoidaan soveltuvin osin kyseisten sairaaloiden toimintaprosessit ja sairaalakiinteistöjen kartoitus sekä tilasuunnittelu. Tätä tietoa käytetään kohdesairaaloissa käyttäjälähtöisten toimivien tilojen suunnittelussa

Toimintastrategiana käytetään Lean-ajattelua, joka tähtää terveydenhuollon jatkuvaan kehittämiseen keskittymällä laatuun ja arvon tuottamiseen asiakkaalle eliminoimalla tarpeetonta ja ylimääräistä aktiviteettia ja resursseja.

Tutkimuksen tulokset ovat käytettävissä hankkeen päätyttyä 1.9.2017 lähtien.

Hankkeen vastuuhenkilö

Virpi Ruohomäki

Tiedote

Lean-ajattelulla virtaviivaisia työprosesseja sairaaloihin

Työterveyslaitos hyödynsi tutkimuksessaan Lean-ajattelua terveydenhuollon työprosessien, palvelujen ja tilojen kehittämiseen. Hankkeessa kehitettiin toimintamalleja ja työkaluja, joilla voidaan edistää näiden terveydenhuollon keskeisten osatekijöiden sujuvuutta ja tehoa niille paremmin soveltuvissa, terveissä ja turvallisissa tiloissa.

Tutkimus toteutettiin vuosina 2014–2017. Tutkimuskohteina toimivat Kuopion (KYS) ja Turun yliopistollinen keskussairaala (TYKS). Työsuojelurahasto tuki hanketta tutkimusmäärärahalla.

Ydintehtävä esiin ylimääräisen alta                                

Lean on alun perin japanilaisen Toyotan luoma tuotantofilosofia, joka keskittyy tuottamaan asiakkaalle parhaan mahdollisen arvon karsimalla kaiken ylimääräisen. Lean korostaa virtausta ja keskeisten prosessien sujuvuutta. Kun kaikki tarpeeton ja ylimääräinen karsitaan, resursseja vapautuu ydintehtävään.

Kyseessä oli Suomen ensimmäinen Leaniin pohjautuva tutkimus sairaaloiden työprosessien ja tilojen samanaikaisesta kehittämisestä. Tuloksia voidaan hyödyntää laajemminkin terveydenhuollon toimialalla.

Sairaaloiden ja terveyskeskusten rakennuskanta on vanhentunut ja korjausrakentamisen tarpeessa. Tilat eivät enää palvele toivotusti sosiaali- ja terveydenhuollon asiakas- ja työprosesseja, joita haastavat väestön ikääntyminen ja keskeisten kansantautien yleistyminen.

Tämän vuoksi on rakennettava sairaaloita sekä sosiaali- ja terveyskeskuksia, joiden työympäristöt tukevat tilankäyttäjien hyvinvointia ja edistävät tuottavuutta.

Osallistavalla työotteella kiinni prosesseihin

Lean-ajattelun tarjoamaa käytännöllistä viitekehystä sovellettiin tilasuunnittelussa ja työprosessien kehittämisessä tutkimukseen osallistuneissa sairaaloissa. Menetelminä olivat toimitilojen ja prosessien analyysit, arvovirtakartat, johdon ja suunnittelijoiden haastattelut sekä työympäristö- ja hyvinvointikyselyt henkilöstölle vanhassa ja uudessa sairaalassa.

Projektissa tuotettiin sairaalan tilasuunnittelun toimintamalli KYS:lle. Siellä verrattiin vuonna 2015 käyttöön otetun Kaarisairaalan uuden päiväkirurgian 23h-prosessin arvovirtakarttoja vanhan sairaalan hoitoprosesseihin.

Arvovirtakarttojen avulla löydettiin sairaalan piileviä prosessiongelmia ja osoitettiin niiden kehittämistarpeita. Arvovirtakarttoja voidaan hyödyntää henkilöstön kouluttamisessa.

TYKS:ssa tutkittiin Elämän alku -prosessia. Tutkimuksessa arvioitiin ja havainnollistettiin, miten raskaana olevien äitien, vastasyntyneiden lasten sekä tehohoidon ja uusien tilojen toiminnallinen suunnittelu oli toteutettu.

Prosesseja tehostettiin merkittävästi. Osallistava työote ja ydinarvojen määritys osoittautuivat hyödyllisiksi.

Toimintojen tarpeiden lähtökohdista

Tulosten perusteella koottiin seuraavia ehdotuksia: hoitoprosessien virtaviivaistaminen; sujuva potilasvirta; potilaan kulkema reitti nopeaksi ja vaivattomaksi; potilassiirtoja vähennetään; odotusaika minimoidaan; osastojen sijoittelu nopeuttamaan hoitoa ja parantamaan yhteistyötä.

Johtopäätöksenä tutkijat toteavat, että johdon kannattaa viedä eteenpäin yhtä aikaa strategisesti tärkeitä hoitoprosesseja ja tilojen uudistamista toimintojen tarpeiden lähtökohdista.

Lopputulos on parempi, jos henkilöstö voi olla kyllin varhain mukana suunnittelussa.

Tutkimuksen tuloksista on kirjoitettu loppuraportti, käytännön opas sairaalajohdolle ja lukuisia tieteellisiä artikkeleita. Tuloksia on lisäksi esitelty konferensseissa ja kerrottu niistä haastatteluissa.

Toimittaja
Leena Huovila

Aineisto

Jori Reijula, Virpi Ruohomäki, Marjaana Lahtinen, Leena Aalto, Emmi Reijula, Kari Reijula. . Työterveyslaitos. Helsinki 2017. Avaa

ISBN978-952-261-748-4 (nid.) ISBN978-952-261-747-7 (pdf)

Opas: Jori Reijula, Virpi Ruohomäki, Marjaana Lahtinen, Leena Aalto, Emmi Reijula, Kari Reijula. 2017. Sairaaloiden toimintojen ja tilojen suunnittelu Lean-ajattelulla. Työterveyslaitos. 16 sivua. ISBN 978-952-261-774-3 (nid.)     ISBN 978-952-261-773-6 (pdf)

Artikkelit: Reijula J & Ruohomäki V (2017) Employees’ Perception of Hospital Work Environment Before and After Relocation. Facilities (painossa). Reijula J, Ruohomäki V, Lahtinen M, Reijula K (2017) Participatory Facility Design Challenges in two University Hospitals. Intelligent Buildings International. Published online 2.7.2017 Reijula J, Reijula E, Reijula K (2016) Healthcare Management Challenges in two Finnish University Hospitals. International Journal of Healthcare Technology and Management, 15(4), 308-325. Reijula J, Reijula K, Karvonen S, Petäjä H, Lehtonen L (2016) Planning a Lean facility for the beginning of life process. Journal of Healthcare Engineering 2016:1-8. Reijula J, Reijula E, Reijula K (2016) Insight into Healthcare Design: Lessons Learned in two University Hospitals. Journal of Facilities Management, 14(3), 266-282. Reijula J, Kouri J, Aalto L, Miettunen R, Reijula K (2017) Healthcare facility design development in Kuopio University Hospital. Intelligent Buildings International 9(3), 137-147. Ruohomäki V, Reijula E, Reijula J (2017) Evaluating Lean thinking and facility design in two university hospitals. Universal Journal of Public Health, 5(4), 190-195. Ruohoaho, U-M, Kokki, M., Hirvonen, J., Joukainen, S., Aaltomaa, S., Fraunberg, M., Leinonen, V. & Reijula, J. Value stream map assessment of the extended day: 23-hour surgery model. Submitted to Intelligent Buildings International.

Prosessit ja potilaat kuntoon lean-ajattelun avulla. Tiedon silta 2018. https://tiedonsilta.fi/prosessit-ja-potilaat-kuntoon-lean-ajattelun-avulla/