Tiedon välittämisen digitaaliset mahdollisuudet ja haasteet uusien työntekijöiden luentomuotoisessa perehdytyksessä

Tiivistelmä

Digitalisaatio on yksi nykypäivän työelämän keskeisistä kehityssuunnista, ja sen edistäminen herättää kiinnostusta työpaikoilla. Tässä tutkimuksessa selvitetään, mikä on digitaalisten välineiden ja materiaalien, kuten organisaation verkkosivujen ja intranetin, merkitys organisaatioiden jokapäiväisissä vuorovaikutustilanteissa: mahdollistavatko vai rajoittavatko digitaaliset materiaalit vuorovaikutusta? Tutkimuksen aineistona on videokuvattuja uusien työntekijöiden perehdytysluentoja. Tutkimuksella on kaksi keskeistä tavoitetta. Ensinnäkin selvitetään, millaisia mahdollisuuksia digitaalisten materiaalien käyttö luo tai millaisia haasteita se asettaa perehdytykselle ja tiedon välittämiselle perehdytyksessä. Työhön liittyvän tiedon ja osaamisen välittämistä voidaan pitää yhtenä perehdytyksen keskeisenä päämääränä. Toiseksi tutkimuksessa kuvataan ja analysoidaan luentomuotoisen perehdytyksen roolia osana organisaation perehdytysohjelmaa. Tutkimuksen menetelmänä sovelletaan multimodaalista keskustelunanalyysia. Tutkimuksen tulokset ovat käytettävissä 28.2.2019.

Hankkeen vastuuhenkilö

Piia Mikkola

Tiedote

Digitaalisuus tuo mahdollisuuksia ja haasteita työntekijöiden perehdyttämiseen

Digitaalisuus ei ole automaattisesti hyvä tai huono asia, kun puhutaan uusien työntekijöiden luentomuotoisesta perehdyttämisestä.  Vaasan yliopistossa tehdyn tutkimuksen mukaan kouluttajan ja yleisön välisen vuorovaikutuksen ratkaisee teknologian käyttötapa. 

Filosofian tohtori Piia Mikkola on selvittänyt tuoreessa tutkimuksessaan, miten digitaalisia materiaaleja ja välineitä hyödynnetään uusien työntekijöiden luentomuotoisessa perehdytyksessä. Tutkimuksen keskiössä oli vuorovaikutuksellinen näkökulma.

Perehdytystä on tähän mennessä tarkasteltu lähinnä haastattelu- ja kyselytutkimusten valossa, mutta tuoreessa tutkimuksessa perehdytystä lähestyttiin aidon videoaineiston avulla. 

– Näin on pystytty analysoimaan sellaisia perehdytysvuorovaikutuksen ”mikrotason” piirteitä, joita emme arjessa huomaa, Työsuojelurahaston stipendin tukemana aihetta Vaasan yliopistossa tutkinut Mikkola sanoo.

Teknologia on renki

Mikkola tutki videoaineistoa suomalaisesta valtionhallinnon ja terveysalan organisaatiosta. Tutkimusaineistossa kouluttajat hyödynsivät PowerPoint-dioja, sähköisiä lomakkeita ja ohjeita sekä esittelivät organisaation verkkosivuja ja intranettiä. 

Tutkimus osoitti, että digitaalisista välineistä, laitteista tai teksteistä ei ole automaattisesti haittaa tai hyötyä perehdytysvuorovaikutukselle. 

– Kysymys on tavasta, jolla teknologiaa käytetään, Mikkola korostaa.

Kouluttajan katse ohjaa

Digitaaliset laitteet ja tekstit olivat tutkimuksen kouluttajille monin tavoin hyödyllisiä apuvälineitä. Kouluttajien ei esimerkiksi tarvinnut selittää asioita selittää kuvailemalla, vaan niitä voitiin havainnollistaa yleisölle välittömästi, tässä ja nyt. 

Kouluttajat saattoivat myös konkreettisesti käyttää digitaalisia laitteita ohjatakseen yleisön huomiota uuteen aihepiiriin. Aineistossa perehdytettävät kääntyivät katsomaan PowerPoint-diaa tilanteissa, joissa kouluttaja oli ensin kehollisesti kohdistanut oman huomionsa dialle. 

– Diaa katsomalla kouluttajat voivat siis tietoisestikin osoittaa seuraavan tärkeän aihepiirin yleisölleen ja näin edistää uuden asian omaksumista. 

Moniajo häiritsee vuorovaikutusta

Joissakin tiedonvälitystilanteissa teknologia sitoi kouluttajien huomiota ja häiritsi vuorovaikutusta kouluttajan ja perehdytettävien välillä. 

– Kyse oli tilanteista, joissa kouluttaja toimi digitaalisessa ympäristössä samalla, kun hän neuvoi tai opetti yleisöään. 

Haastavia tilanteita vuorovaikutuksen kannalta olivat myös tilanteet, joissa kouluttaja luki ohjeistuksia sanasta sanaan koneensa näytöltä. Kun kouluttaja oli vahvasti ”kiinni” digitaalisessa ympäristössä, hän ei pystynyt olemaan samanaikaisesti läsnä yleisölleen. 

Tietoa digi-perehdyttäjän avuksi

Tulosten pohjalta organisaatioissa voidaan kehittää perehdyttämisprosessia. Sen avulla voi arvioida perehdytyksessä käytettävien digitaalisten materiaalien hyötyjä, haasteita ja käyttötapoja. 

Mikkola on laatinut ohjeistuksen luentomuotoisen perehdytyksen kehittämiseksi suomalaisissa organisaatioissa.

Toimittaja
Camilla Ukkonen

Aineisto

Piia Mikkola. Näin kysyt yleisöltä – luentomuotoisen perehdytyksen vuorovaikutushaasteet. Telma-lehti 2/2018

Näin kysyt yleisöltä – luentomuotoisen perehdytyksen vuorovaikutushaasteet