Tietotyön informaatioergonomian arviointi- ja kehittämismenetelmän rakentaminen

Tiivistelmä

Työtehtävien lisääntyminen, monipuolistuminen, pirstaloituminen ja samanaikaisuus vaikeuttavat ihmisen kykyä käsitellä informaatiota. Tutkimushankkeen tavoitteena on syventää empiiristä ymmärrystä työn informaatiokuormituksesta ja sen kielteisten vaikutusten ehkäisystä informaatioergonomian keinoin. Lähtökohtana on oletus, että riittämätön informaatioergonomia heikentää kokemusta oman työn hallinnasta ja subjektiivisesta työn tuottavuudesta. Hyvä informaatioergonomia taas tukee kokemusta työn hallinnasta ja subjektiivisesta tuottavuudesta. Hankkeen tavoitteena on kohentaa tietotyön informaatioergonomiaa arvioimalla ja kehittämällä työn informaatiokäytäntöjä. Informaatiokäytännöillä tarkoitetaan suhteellisen vakiintuneita arkipäiväisiä tapoja ja tottumuksia toteuttaa työtehtäviä informaatiotekniikan tukemana. Keskeisinä tutkimuskysymyksinä on selvittää työn informaatioympäristön kuormittavuutta, informaatiokäytäntöjen informaatioergonomian tasoa, ja näiden yhteyttä työn hallintakokemuksiin ja subjektiiviseen tuottavuuteen. Tutkimusaineisto kootaan haastatteluin, lomakekyselyin ja tallentamalla työntekijöiden informaatiokäytäntöjä, sekä toteuttamalla toimintatutkimuksellisia kehittämisinterventioita työpaikoilla. Hanke tuottaa soveltavan tutkimuksen tulosten lisäksi ensimmäisen version informaatioergonomian auditointityökalusta, jolla tunnistetaan työpaikoilla informaatioergonomian parannuskohteet, suunnataan parannustoimet ja seurataan informaatioergonomian tilan kehitystä.

Hankkeen vastuuhenkilö

Kari-Jouko Räihä

Tiedote

Infoähky heikentää työn tuottavuutta ja muistia

Informaatiotulva vaikuttaa negatiivisesti huomiokykyyn ja
muistiin. Informaatiotulva heikentää työn tuottavuutta ja vähentää
työntekijän kontrollia työhönsä, ja sähköpostien käsittely nakertaa
tietotyöntekijän jaksamista, todetaan tuoreessa Tampereen
yliopiston informaatiotieteiden yksikön tietotyön
tutkimuksessa.

Mitä enemmän työntekijät käyttävät aikaa
sähköpostiviestien käsittelyyn, sitä ylikuormittuneemmaksi he
tuntevat itsensä. Toisaalta mitä suuremman määrän he käsittelevät
sähköpostiviestejä, sitä paremmin he tuntevat hallitsevansa
ylikuormituksen.

Monitehtäväisen työn tuottavuusvaikutuksia koskevat
tutkimustulokset ovat ristiriitaisia. Työsuoritukset voidaan saada
nopeammin valmiiksi, mutta hintana on kiireen ja kuormittuneisuuden
tunteen voimistuminen sekä erilaiset muistihäiriöt.

Tietotyöntekijän pirstaloitunut työpäivä aiheuttaa henkistä ja
kognitiivista kuormitusta. Tietokoneen arkiset, lähes
tiedostamattomat käyttötavat eivät kehity pelkästään käytettävyyden
parannusponnistuksin. Tietojärjestelmien virheettömyys ja
käytettävyys tarvitaan edellytykseksi, mutta se ei vielä riitä –
järjestelmien työtä helpottavat ominaisuudet tulee tunnistaa ja
ottaa käyttöön.

Samaan tapaan kuin fyysisen ergonomian läpikäynnissä työntekijän
työvälineet ja ympäristö säädetään vastaamaan henkilön fyysisiä
ominaisuuksia, pitäisi digitaalinen työympäristö mukauttaa
vastaamaan työntekijän työn vaatimuksia, vähintäänkin niissä
mukauttamispuitteissa, jotka tietojärjestelmä jo sellaisenaan
sallii. Tämä informaatioergonomiapotentiaali on jäänyt työpaikoilla
pääosin hyödyntämättä, todetaan Tampereen yliopiston
informaatiotieteiden yksikön tutkijoiden –
Heljä Franssila, Jussi Okkonen ja Reijo Savolainen
– tutkimuksessa. Tutkimus toteutettiin vuosina 2012-2014, ja
Työsuojelurahasto on tukenut sitä.

Huomio ergonomiaan

Tutkimuksen mukaan digitaalisen kokonaistyöympäristön
käyttötoiminnan kehittäminen ei nouse prioriteetiksi juuri missään.
Tämä on huolestuttavaa ottaen huomioon, että moni tietotyöläinen
käyttää päivästään vähintään puolet erilaisten tietokoneiden
ääressä, moni jopa suuremmankin osan.

Informaatioergonomia
käsitetään tässä hankkeessa työergonomian erikoisalueeksi, joka
tarkastelee informaation käsittelyyn ja hallintaan liittyviä
ilmiöitä ja prosesseja arkipäiväisessä työssä. Kun perinteisellä
ergonomialla tähdätään ihmisen ja työn yhteensovittamiseen ilman
työntekijän liiallista fyysistä rasittumista,
informaatioergonomiassa kyse on työntekijän kognitiivisten kykyjen
ja informaatioympäristön asettamien vaatimusten
yhteensovittamisesta.

Hankkeen merkittävimmät tulokset liittyvät informaatioergonomian
käsitteen operationalisointiin, siihen liittyvien menetelmien
kehittämiseen sekä kehitysinterventioiden hahmottamiseen.
Operationalisointi on informaatioergonomian eri ulottuvuuksien
näkyväksi tekeminen yksittäisen työtekijän tapojen että
organisaation käytänteiden osalta.

Menetelmät ovat suosituksia, kuinka erilaisia mittaus- ja
havainnointimenetelmiä tulisi käyttää tietotyökontekstissa.
Kehitysinterventiot liittyvät ensinnäkin ongelmallisiksi
havaittujen subjektiivisten tuottavuus- ja työn hallintatekijöiden
kehittämiseen.

Hankkeen pohjalta on syntynyt kaksi konkreettista
hyödyntämistarvetta. Ensinnäkin kehitetty menetelmä sopii
sellaisenaan työyhteisöjen kehittämisasiantuntijoiden käyttöön,
tosin se ei ole välttämättä tehokkain mahdollinen. Toiseksi
hankkeen tuloksia voidaan käyttää suuntaviivoina kun
organisaatioissa etsitään mahdollisia kehittämiskohteita, jolloin
hankkeen tuloksista voidaan operationalisoida paikallisia
ratkaisuja. Lisäksi työterveyshuollon toimijat ovat osoittaneet
kiinnostusta tuotteistaa informaatioegonomia-auditointi osaksi
työhyvinvoinnin työkalupakkia.

Toimittaja
Terhi Friman

Aineisto

Loppuraportti Heljä Franssila, Jussi Okkonen ja Reijo Savolainen. Tietotyön informaatioergonomian arviointi- ja kehittämismenetelmä. Tampereen yliopist, informaatiotieteiden yksikkö. Tampere 2014. s. 62.  TRIM Research Reports 15, Tampereen yliopisto ISSN 1799-2141 ISBN 978-951-44-9700-1 Avaa

Franssila, H. & Okkonen, J. (2012) Adjusting the designtarget of lice-cycle aware HCI in knowledge work settings, HWID2012 Franssila, H & Okkonen, J. (2013) Adjusting the design targetof life-cycle aware HCI in knowledge work settings: focus oncomputing practices. in Campos, P.; Clemmensen, T.; AbdelnourNocera, J.; Katre, D.; Lopes, A.; Ørngreen, R. (eds.) Human WorkInteraction Design. Work Analysis and HCI. Springer. pp. 150-160 Franssila, H., Okkonen, J. (2014) Monitoring Personal ComputingPractices in Real World Knowledge Work Settings. I-Know 2014 Franssila, H., Okkonen, J., Savolainen, R. (2014) E-mail,intensity, productivity and control in the knowledge worker’sperformance on the desk. Academic MindTrek 2014

Hankkeeseen liittyen on pidetty myösasiantuntija-alustuksia Franssila H., Okkonen J, Savolainen, R. Obscure interdependenciesand performance in knowledge work. WORK – Continuities andDisruptions in Modern Life, 21-23 August, Turku, Finland21.08.2013. Franssila H., Okkonen J, Savolainen, R. Tietotyöntekijäntietokoneajankäytön piirteet ja työn hallintakokemukset julkisessaorganisaatiossa. Työelämän tutkimuspäivät 8.-10.11.2014Tampere.