Tuottava ja hallittu kehittämistoiminta kunnissa KUNTAKEHTO

Tiivistelmä

Kuntien kehittämistoiminnan vaikuttavuus edellyttää samaan aikaan sekä kehittämistoiminnan kokonaisuuden strategista hallintaa että työyhteisötason kehittämistoimintaa, jossa yhdistyvät tehokas projektikulttuuri työntekijöiden kokemuksiin ja toimivaan vuorovaikutukseen. Hankkeessa tutkitaan ja kehitetään kuntien kehittämistoimintaa ja sen johtamisen ja kehittämisen välineitä sekä malleja paremman vaikuttavuuden ja työhyvinvoinnin aikaansaamiseksi niin strategisen johtamisen tasolla kuin työyhteisöissä. Tutkimuksessa hyödynnetään useita laadullisia menetelmiä, myös Complex Responcive Process (CRP) –teoriaa, joka pohjautuu työntekijöiden kokemuksiin ja vuorovaikutukseen.

Tutkimushankkeessa luodaan ja pilotoidaan kuntiin kehittämiskulttuuria, joka perustuu henkilöstön kokemustiedon hyväksikäyttöön sekä tehokkaamman vuorovaikutuksen hyödyntämiseen. Kehittämistoimintaa tukeva verkosto luodaan yliopistojen (Tampereen ja Lapin yo:t), Kuntaliiton ja tutkimuskuntien, Jyväskylä, Lahti, Mikkeli ja Tampere, kesken. Hankkeeseen on muiden kuntien mahdollista liittyä niin kutsuttuina follower-kuntina. Hankkeessa tuotettavat mallit ja osaaminen levitetään laajasti suomalaiseen kuntakenttään.

Hanke alkaa tammikuussa 2011 ja tuloksia julkaistaan hankkeen edetessä. Hankkeesta tiedotetaan monipuolisesti Kuntaliiton erilaisilla foorumeilla ja medioissa. Loppuraportti ja lopulliset tulokset esitellään vuoden 2012 lopulla.

Hankkeen vastuuhenkilö

Ismo Lumijärvi

Tiedote

Kuntien kehittämistoiminta kaipaa uudistamista

Kuntakehto-hanke tuotti monia parannusehdotuksia kuntien
kehittämistoimintaan, jonka pitäisi olla nykyistä avoimempaa,
monitoimijaisempaa ja henkilöstölähtöisempää. Lisäksi tarvitaan
vuorovaikutusta asiakkaiden ja kuntalaisten kanssa, jotta
kehittäminen täyttäisi myös kuntademokratian vaatimukset.

Kuntien kulttuuri kehittämistä kohtaan on myönteinen, mutta
hajanainen. Kulttuuria kannattaisi luoda kannustamalla,
palkitsemalla ja levittämällä hyviä käytäntöjä. Samalla
kehittämisestä saataisiin tietoisempaa ja näkyvämpää.

Tampereen yliopiston Johtamiskorkeakoulun yhteistyössä Lapin
yliopiston ja Kuntaliiton kanssa toteuttama Kuntakehto-hanke on
ollut alansa laajimpia Suomessa toteutettuja kehittämistoiminnan
hallinnon analyysejä. Erityisesti hankkeessa on vahvistettu
kehittämistoiminnan strategista hallintaa sekä nivottu yhteen
strategista kehittämistä ja työyhteisötason
kehittämistoimintaa.

Tutkimukseen osallistui viisi tutkimuskuntaa: Tampere,
Jyväskylä, Lahti, Mikkeli ja Turku. Kaksivuotisen hankkeen
päärahoittajana on ollut Työsuojelurahasto.

Tutkimus toteutettiin kaksivaiheisesti. Ensin selvitettiin
kehittämistoiminnan kokonaisuutta ja kehittämisen johtamisen
nykykäytäntöjä. Aineistoa kerättiin kaikista viidestä
tutkimuskaupungista haastatteluilla, kyselyillä sekä
kirjoitustehtävän avulla.

Kehittämistoiminta avointa mutta
epäsystemaattista

Tutkimuskaupunkien kehittämistoiminnan käynnistämistä leimaa
avoimuus, vaikka tutkimuskaupungeissa on myös avoimuutta rajaavia
piirteitä.

Kehittämisideoiden talteenotto ei ole systemaattista eikä
tehokasta. Kehittämisideoilla pyritään ratkaisemaan nykyisen
toiminnan ongelmia. Pitkälle tulevaisuuteen liittyvistä tarpeista
ja radikaaleista muutostarpeista lähtevää kehittämistä on
vähemmän.

Kehittämistyö ei ole moniselitteistä, moniäänistä eikä
monipuolista, vaan enemmänkin rationaalista toimintaa ennalta
määriteltyjen tulosten tuottamiseksi, osatekijöihin suhteellisen
suoraviivaisesti keskittyvää, hajautunutta ja valvottavissa
olevaa.

Puutteita vuorovaikutuksessa, asiakaslähtöisyydessä ja
henkilöstön sitouttamisessa

Projektin aikaisen vuorovaikutuksen ja innovatiivisuuden
vähäisyys saattaa olla projektitoiminnan suurin ongelma.
Kehittämishankkeilta toivotaan myös enemmän vaikuttavuuden
arviointia ja käytäntöön tiedottamista.

Kehittämistoiminnassa tunnistettiin tarve ottaa paremmin
huomioon asiakaslähtöisyys. Projektijohtamisessa asiakas on lähinnä
projektin tilaaja, joka hyväksyy projektisuunnitelman ja tarjoaa
resurssit sovitusti projektin käyttöön. Tällainen asiakasnäkökulma
ei tuo riittävästi asiakkaan ääntä julkisten palvelujen
kehittämistyöhön.

Kehittämistoiminnan tuloksellisuuteen vaikuttaa olennaisesti se,
ovatko käytännön toteuttajat päässeet vaikuttamaan kehittämisen
tavoitteiden asettamiseen.

Yhteys kaupungin strategiaan puutteellinen

Kehittämistoiminta on pääosiltaan strategiasuuntautunutta.
Ajallinen yhteys koko kaupungin strategiaan ei kuitenkaan aina ole
välitön, eikä hankkeita perustella strategisten linjausten
toimeenpanona.

Osittain näyttäisikin olevan toimialojen ja yksiköiden omalla
vastuulla, miten tarkkaan ne tunnistavat koko kaupungin strategiset
linjaukset. Vaikka strategia on valtuuston hyväksymä, valtuustoa ei
muutoin mielletä erityisen merkittävänä strategisen kehittämisen
toimijana. Valtuuston roolin uudelleen pohdintaa ja terävöittämistä
kaivataan.

Varsin haasteelliseksi kaupungeissa koetaan löytää tasapaino ja
koordinaatio keskitetyn, strategialähtöisen ja hajautetun,
toimialalähtöisen kehittämisen välille. Kehittämistyön koordinaatio
osallistujien ja hankkeiden osalta on usein vähäistä tai jopa
täysin olematonta.

Yksi keskitetyn strategiatyön ongelma on vaikeus juurruttaa
hankkeiden tuloksia. Ylä- ja alatason kehittämisen välillä on
kuilu. Eri tasoilla tapahtuva kehittäminen tulisi kuitenkin nähdä
paremminkin toisiaan täydentäväksi kuin vastakkaiseksi.

Kaupungeilta puuttuu yhdistävä kulttuuri

Samalla kun kaupunkien organisaatiokulttuuri tukee kehittämistä,
kaupungeissa ei näyttäisi olevan yhtenäistä, kaikki toimialat
yhdistävää kulttuuria. Tämä tarkoittaa, että kulttuuri on
todennäköisesti hajautunut erilaisiksi heikoiksi osakulttuureiksi
organisaation sisällä.

Kulttuurin hauraus saattaa selittää, miksi kehittämistyö on
kunnissa hapuilevaa, tilanteisiin reagoivaa, impulsiivista,
epätasaista, tempoilevaa ja lyhytjännitteistä. Kehittämistyön
kulttuurin perustana oleva aikakäsitys korostaa nykyisyyttä ja
korkeintaan vain lähitulevaisuutta. Kehittäminen liitetään
ajankohtaisten haasteiden ja ongelmien käsittelyyn.

Kehittämistyöhön osallistuvat pitävät työtään innostavana ja
motivoivana. Jos kehittäminen on uusien ja ajankohtaisten
hankkeiden heikosti koordinoitua käsittelyä, motivoituneet ja
innostuneet ihmiset alkavat turhautua ja kokea työnsä raskaana ja
uuvuttavana.

Tarvitaan lisää avoimuutta, tiedotusta ja
vuorovaikutusta

Kehittämistoiminnan teemoista ja kohteista kannattaa keskustella
avoimesti eri toimijoiden kesken. Tämä vahvistaa kehittämisen
strategiakytköstä ja helpottaa myöhemmin tulosten maastouttamista.
Avoin keskustelu edellyttää ja rakentaa luottamusta ja monipuolisia
foorumeja eri toimijaryhmien välille.

Moniäänisyyden takia kehittämisprojekteissa syntyy helposti
luottamuspulaa, koska toimijat voivat ymmärtää tai tulkita asioita
eri tavalla. Monitahoisen vuorovaikutuksen tilanteessa korostuu
tiedon jakamisen tarve erityisesti silloin, kun vaatimukset ja
ohjeistukset ovat ristiriidassa keskenään.

Vuorovaikutusta voidaan edistää osallisuuden ja
asiakaspalautteen avulla. Siten hankkeen toimijat voivat saada
olennaisia kehittämisideoita hankkeen eteenpäin viemiselle.

Kehittämisen vaikutuksia arvioitava

Tuottavuusnäkökulman huomioon ottamista projektityön
ohjeistuksessa tulisi tarkentaa siten, että kaikilla projekteilla
olisi yhtenäiset tavat kuvata tuottavuutta sen yksikön tasolla,
johon kehittämisehdotukset liittyvät. Tarvitaan tietoja ennen
kehittämisinterventioita ja niiden jälkeen.

Lisäksi hankkeissa olisi hyvä arvioida, miten
kehittämisehdotukset vaikuttavat paitsi tuottavuuteen myös yksikön
palvelujen laatuun ja saatavuuteen sekä kuntalaisten hyvinvointiin
ja henkilöstön toimintakykyyn.

Henkilöstölähtöisyys näkyy jokseenkin kaikkien hankkeiden
tuottavuuden kohottamisen keinovalikoimassa, esimerkiksi
panostuksina henkilöstön perehdytykseen ja osaamisen nostamiseen,
työnjaon ja johtamismallien muutoksiin, työolojen parantamiseen
sekä kannustavampien palkkausmuotojen käyttöönottoon.

Projekteille vahvempi omistajuus

Kehittämisprojektin tilaajan tulee sitoutua kehittämiseen.
Useissa kehittämishankkeissa on tarvetta suunnata projektia
uudelleen ja reagoida yllättäviin muutoksiin. Tilaajan sitoutuminen
lisää joustavuutta ja tuo valtaa ja vastuuta kehittämiseen.

Projektin omistajuus on tehokkainta silloin, kun mandaatti
siihen on muodostunut molemmista suunnista, sekä ylhäältä että
alhaalta. Tällöin kehittäminen saa mandaatin johdolta, joka kytkee
kehittämisen osaksi kaupungin strategista kehittämistyötä.

Erityisesti ulkoapäin tulevat kehittämishankkeet ja resurssit
kaipaavat vahvempaa omistajuutta ja kytkentää kaupungin
kehittämiseen. Omistajuuden avulla voidaan myös ratkoa
verkostomaisen kehittämisen haasteita. Omistajasta tulee sekä
tuloksellisuuden varmistaja että henkilö, joka toiminnallaan estää
kehittämisen ajautumista umpikujaan.

Tiedotus ja raportointi laaja-alaista

Kuntakehto-hankkeen tuloksista on julkaistu kaksi raporttia
Kuntaliiton Acta-julkaisusarjassa (
Acta
248 ja

Acta 239). Raportteja on markkinoitu Kuntaliiton
avustuksella sekä tutkimuskunnille että laajemmin
kuntakentällä.

Hankkeelle on perustettu Kuntaliiton verkkosivuille oma
sivusto , johon on liitetty väli- ja
loppuraportit sekä seminaarien esitysdiat.

Hankkeessa kerätyn aineiston pohjalta on laadittu työpapereita
myös kansainvälisiin konferensseihin.

Toimittaja
Liisa Strann

Aineisto

www.kunnat.net/fi/asiantuntijapalvelut/tuke/hankkeet/kuntakehto

Lumijärvi Ismo, Harisalo Risto, Stenvall Jari, Rannisto Pasi-Heikki, Liski Anni, Hatakka Aino, Tyvitalo Jenni (toim.). 2013. Kohti tuloksellista kehittämistoimintaa. Acta 248. Suomen Kuntaliitto, Helsinki. ISBN 978-952-293-027-9 (nid.) ISBN 978-952-293-028-6 (pdf) ISSN 1237-8569 http://shop.kunnat.net/download.php?filename=uploads/acta248_sisaltoebook.pdf Avaa

http://shop.kunnat.net/download.php?filename=uploads/acta239_sisaltoebook.pdf Avaa

Painettujen kirjojen myynti: http://shop.kunnat.net. http://shop.kunnat.net/

Leponiemi Ulriika, Rannisto Pasi-Heikki, Stenvall Jari, Lumijärvi Ismo ja Harisalo Risto. 2012. Kehittämistoiminta kunnissa. Kuntien kehittämisprosessien hallinnan nykytila ja käytännöt. Acta 239. Suomen Kuntaliitto. ISBN 978-952-213-911-5 (nid.) ISBN 978-952-213-912-2 (pdf)