Työn pirstaloituminen, tehtävienhallintakäytännöt ja tuottavuus henkilökohtaisessa tietotyössä

Tiivistelmä

Tietotyön suorituskykyä heikentävät merkittävästi kokemukset työn pirstaloitumisesta. Tietotyöntekijöiden päivittäisistä tehtävien- ja ajankäytönsuunnittelun ja -hallinnan rutiineistä ja käytännöistä ei tiedetä juuri mitään. Toteutusaikeita ja tavoitteensaavuttamista koskevan teorian mukaan eksplisiittinen tehtävien jäsentäminen, suunnittelu ja vaiheistus kasvattaa tehtävien valmiiksisaamisen todennäköisyyttä. Tässä artikkelissa esitelty tutkimus toteutettiin syksyllä 2018 suomalaisella valtionhallinnon työpaikalla. Aineisto kerättiin kyselylomakkeella (n=59), analyysimenetelminä käytettiin kuvailevia ja korrelatiivisia menetelmiä. Tutkimuskysymyksinä oli selvittää organisaation tietotyöntekijöiden omassa työssään soveltamia tehtävien- ja ajanhallinnan menettelyitä, eri menetelmien käytön yleisyyttä ja menetelmien käytön yhteyttä työn pirstaleisyyskokemuksiin ja itse arvioituun oman työn tuottavuuteen. Tutkimuksen tuloksien mukaan työn pirstaleisuus ilmenee useimmin kokemuksena voimakkaasta kiireestä ja hajamielisyydestä. Alle puolet tutkimuista listasi kaikkia tehtäviään säännöllisesti. Joka viides ei suunnitellut koskaan työpäiväänsä. Fragmentoituneisuuskokemukset olivat yhteydessä heikentyneeseen tuottavuuteen. Tehtävienhallinnan menetelmien kehittynyt käyttö oli yhteydessä vähäisempään työn pirstaloitumiseen. Tutkimuksen tulokset osoittavat että tehtävienhallinnan menetelmätaitojen tukeminen parantaa tietotyön tuottavuutta ja vähentää kielteistä kuormittavuutta työssä.

Hankkeen vastuuhenkilö

Heljä Franssila

Tiedote

Työn pirstaloituminen, tehtävienhallintakäytännöt ja tuottavuus henkilökohtaisessa tietotyössä

Tiivistelmä

Tietotyöntekijöiden päivittäisistä tehtävien- ja ajankäytönsuunnittelun ja -hallinnan rutiineistä ja käytännöistä ei tiedetä juuri mitään. Tutkimuksen tavoite oli selvittää tietotyöntekijöiden omassa työssään soveltamia tehtävien- ja ajanhallinnan menettelyitä, eri menetelmien käytön yleisyyttä ja menetelmien käytön yhteyttä työn pirstaleisyyskokemuksiin ja itse arvioituun oman työn tuottavuuteen. Tulokset osoittivat että fragmentoituneisuuskokemukset olivat yhteydessä heikentyneeseen tuottavuuteen. Tehtävienhallinnan menetelmien kehittynyt käyttö oli yhteydessä vähäisempään työn pirstaloitumiseen. Tutkimuksen tulokset osoittavat tehtävienhallinnan menetelmätaitojen tukemisen parantavan tuottavuutta ja vähentävän kielteistä kuormittavuutta.

Tausta

Suomalaiset ja eurooppalaiset, erityisesti asiantuntija- ja tietotyöntekijöitä koskevat työelämän laatua ja työhyvinvointia koskevat tutkimustulokset kertovat, että työpaikoilla koetaan runsaasti kiirettä, työn pirstaloituneisuutta, työn häiritsevää keskeytyksellisyyttä ja vaikeuksia selviytyä suuresta työmäärästä. Samaan aikaan kuitenkin puuttuu lähes täysin empiirinen tutkimustieto siitä, miten asiantuntijat ja tietotyöläiset suunnittlevat omaa työtään, tehtäviensä toteutusta ja ajnkäyttöään.

Aineisto

Tutkimuksessa analysoitiin tietotyöntekijöiden työssään soveltamia tehtävien- ja ajanhallinnan menettelyitä, eri menetelmien käytön yleisyyttä ja menetelmien käytön yhteyttä työn pirstaleisyyskokemuksiin ja itse arvioitua tuottavuutta. Tutkimus toteutettiin syksyllä 2018 suomalaisella valtionhallinnon työpaikalla kyselylomaketutkimuksena.

Tulokset ja johtopäätökset

Työn pirstaleisuus ilmenee kokemuksena voimakkaasta kiireestä ja hajamielisyydestä. Alle puolet tutkituista listasi kaikkia tehtäviään säännöllisesti. Joka viides ei suunnitellut koskaan työpäiväänsä. Fragmentoituneisuuskokemukset olivat yhteydessä heikentyneeseen tuottavuuteen. Tehtävienhallinnan menetelmien kehittynyt käyttö oli yhteydessä vähäisempään työn pirstaloitumiseen. Tulokset osoittavat että tehtävienhallinnan menetelmätaitojen tukeminen parantaa tuottavuutta ja vähentää kuormitusta.

Uutuusarvo ja sovellettavuus

Tietotyöntekijöiden päivittäisistä tehtävien- ja ajankäytönsuunnittelun ja -hallinnan rutiineistä ja käytännöistä ei tiedetä juuri mitään. Toteutusaikeita ja tavoitteensaavuttamista koskevan teorian mukaan eksplisiittinen tehtävien jäsentäminen, suunnittelu ja vaiheistus kasvattaa tehtävien valmiiksisaamisen todennäköisyyttä. Tulokset osoittavat, että tietotyöntekijöiden tehtävien- ja ajanhallintataitojen kohentaminen kannattaa, jos halutaan vähentää tietotyön kielteistä kuormittavuutta.