Työsuojelu 2.0 – riesasta voimavaraksi

Tiivistelmä

Tuotteistamme toimistotyöpaikkojen työsuojelutyötä tukevaa verkkopalvelua. Kehittämämme tuote auttaa työpaikkaa:

1. tekemään lakisääteiset työsuojeluasiakirjat ja

2. räätälöimään vuosittaisen työsuojeluohjelman ja sen tehokkaan toteuttamisen mahdollistavat työsuojeluasiakirjat, viestintäpohjat, verkkokyselyt sekä ohjeet työsuojeluhenkilökunnalle.

Hankkeen vastuuhenkilö

Herkko Hietanen

Tiedote

Niskalenkki työsuojelubyrokratiasta uuden verkkopalvelun avulla

Monenlaisia lakisääteisiä työsuojeluvelvoitteita ja -ohjelmia
pitäisi pienenkin työnantajan hoitaa, mutta yleinen kokemus on,
että epäselvästä byrokratiasta ei voi selvitä kuiville.
Taisteluhalu kuivuu kokoon ylivoimaiselta ja ylimääräiseltä
rasitukselta tuntuvan haasteen edessä.

Nyt työnantajabyrokratiaan saa ratkaisevaa apua uudesta ja
helppokäyttöisestä toimistotyökulttuuriin sopivasta
verkkopalvelusta, jonka avulla käyttäjä voi kerätä työpaikan
lakisääteisten ohjelmien laatimiseksi tarvittavat tiedot ja
tulostaa niiden pohjalta 15 lakisääteistä ohjelmaa.

Palvelu antaa työpaikoille ohjeet ohjelmien saattamiseksi
voimaan. Myöhemmin palvelu muistuttaa vuosittaisista toimenpiteistä
sekä tukee työsuojeluhenkilöitä esitäytetyin kaavakkein ja
ohjeistuksin.

Verkkopalvelun on tuottanut lakiasiaintoimisto Turre Legal Oy,
joka on viime aikoina panostanut merkittävästi oikeudellisten
verkkopalveluiden kehittämiseen. Tätä innovatiivista verkkopalvelua
työsuojelun tueksi Turre Legal työsti Työsuojelurahaston
tuotteistusmäärärahan turvin.

Palvelu pyritään saamaan tuotantovalmiiksi joulukuussa 2015. Sen
jälkeen sitä ryhdytään alkuun markkinoimaan erityisesti
pääkaupunkiseudun arkkitehtitoimistoille ja it-yrityksille.

Tuotteistushankkeen kimmokkeena vaikutti fakta, että Suomessa on
noin 15 000 yritystä, jotka työllistävät 10–50 henkeä.
Jokainen näistä on velvoitettu laatimaan joukon lakisääteisiä
työsuojeludokumentteja ja prosesseja.

Verkosta ei ole löytynyt keskitettyä ohjeistusta ohjelmista.
Työsuojelutarkastusten mukaan työpaikat epäonnistuvat yhdessä tai
useammassa velvoitteessaan. 

 


Räätälöidysti liikkeelle

Konsultti kerää palvelun räätälöintiin tarvittavat tiedot
asiakkaalta kahden tunnin tapaamisen yhteydessä.

Sen jälkeen seuraava tapaaminen järjestetään noin viikon kuluttua.
Tässä tapaamisessa asiakas saa ohjelmat ja tiekartan niiden
toteuttamiseksi. Palvelu etenee seuraavasti:

1) Ohjeilla ja pöytäkirjoilla työpaikka saa tarvittavat
työsuojeluhenkilöt valituiksi.

2) Eri rooleihin valitut henkilöt alkavat saada ohjeita tehtävien
läpiviemiseksi pitkin vuotta.

3) Työpaikka alkaa saada etuja viranomaisilta ja vakuutusyhtiöltä.

4) Työpaikalla voidaan paremmin ja osataan ratkaista
kriisitilanteita ohjelmien pohjalta.

5) Työsuojeluhenkilöt kehittävät ohjelmia eteenpäin.

Ohjelmat selkiyttävät työsuojelun suunnittelua ja toimivat
selkänojana työpaikan kriisitilanteissa. Työnantaja hyötyy useista
ohjelmista myös rahallisesti (koulutussuunnitelma, varhaisen
välittämisen malli).

Selkokielellä ja helposti

Verkkopalvelun työstäjät asettivat sille vaatimuksia, joiden
mukaan lukijan esimerkiksi pitää ymmärtää alle kymmenessä
sekunnissa, mistä on kyse. Ohjelmassa ei saa olla yhtään lausetta,
jota käyttäjä ei ymmärtäisi.

Asiakkaan aikaa lähtötietojen antamiseen ei saa kulua kahta
tuntia kauempaa, eikä ohjelmat luovalta konsultilta aikaa saa kulua
kuin korkeintaan 10 tuntia.

Ohjelmat ovat suomeksi ja englanniksi. Ohjelmat sisältävät
selkokieliset lyhennelmät niiden sisällöstä, käytöstä ja
hyödyistä.

Osapuolten velvollisuudet ja oikeudet on jaettu visuaalisesti
omiksi ryhmikseen, ja ohjelmissa käytetään runsaasti visuaalista
esitystapaa.

Moniammatillista yhteiskehittelyä ja
pilottikäyttäjät

Tuotteistusmääräraha edellyttää moniammatillista kehittelyä.
Lakimies
Herkko Hietanen johti projektia. Hänen vastuullaan
oli palvelukokemuksen määrittely, verkkopalvelun suunnittelu ja
projektihallinto.

Lakimies
Jussi Kari kirjoitti ohjelmat juristikielelle ja
käänsi ne englanniksi.
Karens Grigorjancs toimi palvelumuotoilijana ja
vastasi verkkopalveluiden suunnittelusta ja toteutuksesta.

Ohjelmien visualisoinnista ja juristikielestä selkokielelle
kääntämisestä vastasi väitöskirjaa sopimusvisualisoinnista tekevä
Stefania Passera.

Palvelulla oli kaksi pilottikäyttäjää: Amcham Finland ja
arkkitehtitoimisto.

Hankkeen aikana kokeiltiin palvelun puhelinmyyntiä ulkopuolisen
konsultin avulla. Kohteena oli työsuojelutarkastuksen kohteeksi
joutuvia aloja. Reilun sadan puhelun jälkeen selvisi, että kipu ei
ole työpaikoilla riittävä. Yritykset eivät koe, että laki koskisi
heitä. Työsuojeluohjelmat ovat sellaista, jota työpaikat monesti
laativat pakon edessä.

Palvelun kehittäjät uskovat kuitenkin voivansa palvella
työsuojelutarkastusten yhteydessä satoja yrityksiä, jotka voivat
saattaa työsuojelunsa korkeatasoiseksi nopeasti ja ennakoitavin
kustannuksin.

Hankkeella on verkkosivut osoitteessa
www.verkkolakimies.net

 

Toimittaja
Leena Huovila

Aineisto

Hankkeen verkkosivut http://verkkolakimies.net/

Loppuraportti Avaa

Työsuojelurahaston Tiedon silta 2016, s. 39 Juttu: Työsuojelubyrokratiaan verkkopalvelu. http://tiedonsilta.fi/tyokaluja-tyopaikkojen-kehittamiseen/