Uudistuvan kuntajohtamisen osaamisalueet ja painotukset muutoksessa olevissa kuntaorganisaatioissa

Tiivistelmä

Vaasan kaupunki on vuodesta 2005 lähtien kuvannut laajasti hallinnollisia ja palveluprosessejaan. Kaupunginhallituksen hyväksymän prosessikartan avulla on lähdetty uudelleenarvioimaan nykyisen organisaation johtamisjärjestelmien vastaavuutta prosessikarttaan. Johtamisjärjestelmän uudistaminen aloitetaan kaupunginhallituksen johtosäännön uudistamisesta, valtuuston päätettävänä se on 14.6.2010. Prosessien kuvaamisen ja kehittämisen kautta pyritään lisäämään tuottavuutta ja vaikuttavuutta. Mittariston kehittäminen tämän todentamiseksi on tärkeää. Kaupunki on päättänyt ottaa CAF-mittariston käyttöön. Kaupunki haluaa kehittää johtamisjärjestelmiään, prosessien kehittämistä sekä mitata niiden tuloksia. Koko kaupungin esimiehille suunnattu kysely johtamisesta toteutetaan ensin ja sen tulokset ovat käytettävissä kesäkuussa 2010. Syksyllä jatketaan kaupunginhallituksen johtosääntöä alempitasoisten johto- ja toimintasääntöjen laatimisella prosessien suuntaisiksi, jolloin tarvitaan muutosjohtamisen taitoja ja kykyjä. Prosessien mittaamisessa otetaan käyttöön CAF ja hallintokunnat koulutetaan sen käyttäjiksi. Lopulliset tulokset hankkeesta ovat käytettävissä vuoden 2011 alussa.

Hankkeen vastuuhenkilö

Veli-Matti Laitinen

Tiedote

Vaasassa johtaminen järjestelmälliseksi

Vaasa kehittää johtamisjärjestelmiään ja prosessejaan sekä
mittaa niiden tuloksia. Välineitä se löysi viiden kunnan
yhteishankkeesta. Kehityshankkeen toteutti Ramboll Management
Consulting (joka osti hankkeen aloittaneen Net Effect Oy:n 2011
alussa). Työsuojelurahasto rahoitti hanketta.

 

Hankkeen aikana vaasalaiset arvioivat oppineensa uusia
toimintatapoja, esimerkiksi uudet toimialajohtajat saivat eväitä
työhönsä.

 

Viiden kaupungin verkosto

 

Vaasan kaupunki ja neljä muuta kuntaa muodostivat hankkeessa
vertaisverkoston, jonka tarkoitus oli uudistaa johtamista. Samalla
arvioitiin palvelutuotannon kehittämistä ja pyrittiin lisäämään
työhyvinvointia.

 

Vaasan hanke oli yhteinen seuraavien, myös Työsuojelurahaston
rahoittamien hankkeiden kanssa: Espoon työväenopisto (110171),
Hamina (110172), Lappeenranta (110178) ja Sipoo (110170).

Kukin osallistuja räätälöi oman, keskimäärin viiden päivän
kehittämiskokonaisuutensa. Tavoite oli kehittää johtamista, joka
heijastuisi henkilöstöön, kun luottamuspääoma, yhteistoiminta ja
jaksaminen lisääntyvät.

 

Tähtäimessä tuottavuuden lisääminen

 

Vaasan kaupunki on vuodesta 2005 kuvannut laajasti prosessejaan.
Näin pyritään lisäämään tuottavuutta ja vaikuttavuutta. Näiden
asioiden toteuttamiseksi kaupunki päätti ottaa käyttöön CAF
(julkisen sektorin arviointimalli, Common Assessment Framework)
-mittariston.

 

Kaupungin esimiehille suunnattiin johtamiskysely, jonka tulokset
analysoitiin kuntien yhteisessä aloitusseminaarissa. Samalla
osallistujat tutustuivat hankekumppanien tilanteisiin.

 

Vaasassa järjestettiin aloitusseminaari myös omalle väelle. Omaa
tilannettaan hahmotteli satakunta henkilöä, jotka edustivat
kaupungin johtoa, kehittäjiä ja suunnittelijoita.

 

Kaupungin laajennettu johtoryhmä piti kaksi tilaisuutta
prosessijohtamisesta ja kolme laatujohtamisesta sekä järjesti
CAF-itsearvioinnin. Lisäksi vaasalaiset osallistuivat Helsingin,
Sipoon ja Espoon seminaareihin.

 


Ylimmästä johdosta suoraa puhetta

 

Kaupungin ylimmästä johtamisesta on alettu avoimesti keskustella,
ja organisaatiota muutetaan ylhäältä alaspäin. CAF-itsearviointia
on päästy harjoittelemaan.

 

Vaasassa lähetettiin loppukysely 30 henkilölle, joista vain toinen
puolisko vastasi. Vastaajien mielestä johtamisosaaminen oli
hankeaikana kasvanut luonnollisesti eniten sillä alueella, jolla
kuntapäivät oli järjestetty.

 

Kuitenkin osaamisen nähtiin kasvaneen jokaisella johtamisalueella
keskimäärin kohtalaisesti tai melko paljon. Tämä kertoo siitä, että
johtamisalueet liittyvät suoraan toisiinsa. Esimerkiksi prosessien
johtaminen voi kasvattaa strategisen johtamisen taitoa, mutta myös
kaikkia muita osa-alueita, esimerkiksi voimavarojen ja laadun
johtamista.

 

Vastaajat arvioivat, että kunnissa tulokset saavutettiin hyvin tai
erittäin hyvin. Myös Ramboll ja sitä ennen Net Effect Oy saavat
enemmistöltä kiitettävän tai erinomaisen arvosanan.

 

Toiveena vuorovaikutuksen lisääminen

 

Erityisen hyödyllisenä tai kiinnostavana vastaajat pitivät kunnan
omia kehittämispäiviä sekä ennakkokyselyä, joka kartoitti
esimiestyötä ja osaamista. Tämänkaltaiset vastaukset on helppo
ymmärtää, koska kehittämispäivänä keskityttiin kunnan omiin
tarpeisiin ja kunnat saivat ennakkokyselyn tulokset käyttöönsä.

 

Vaasan kaupungin hankkeeseen osallistujat toivovat, että jatkossa
kehitetään etenkin vuorovaikutusta ja henkilöstön motivointia. Tämä
vaatii järkevää johtamiskoulutusta, ajankäytön hallintaa ja
tehtävien tärkeysjärjestykseen asettamista. Lisäksi laatutyö pitää
liittää kiinteäksi osaksi johtamista.

 

Itsearvioinnin lisääminen taas voisi tuoda tietopohjaa strategiseen
johtamiseen. Lisäksi tarvitaan lisää säännöllisiä
yhteistilaisuuksia ja esimiesten keskinäistä vuorovaikutusta.
Vaasassa on havaittu, kuinka alemmat esimiehet usein toteuttavat
päätöksiä, joita ei ole heille pohjustettu riittävästi.

Toimittaja
Hannu Kaskinen

Aineisto

Koskela Suvi, Gustafsson Sari, Köppä Lassi, Marniemi Janne ja kuntien yhteyshenkilöt. 2011. Uudistuvan kuntajohtamisen osaamisalueet ja painotukset muutoksessa olevissa kuntaorganisaatiossa. (Vaasa, Sipoo, Hamina, Lappeenranta ja Espoon työväenopisto) Syksy 2010 – kevät 2011. Loppuraportti 15.06. 2011. 33 sivua. Avaa