Vastaanottopalveluiden työn sujuvoittaminen prosessikehityksellä

Tiivistelmä

Hankkeen tarkoituksena on sujuvoittaa ja tehostaa vastaanottokeskuksissa tehtävää työtä, selkiyttää tehtävien- ja vastuunjakoa ja varmistaa vastaanottopalveluiden laadukkuus.
Hanke toteutetaan yhteiskehityksellä Flovion kanssa. Hankkeen aikana henkilöstö oppii uuden tavan kuvata ja kehittää prosesseja.
Hankkeen tarpeellisuus on noussut henkilöstötutkimuksesta, koska henkilöstö kokee kuormitusta työkuorman osalta muuttuneiden toimintamallien vuoksi.

Hankkeen vastuuhenkilö

Erja Jern

Tiedote

Vastaanottopalveluiden työn sujuvoittaminen prosessikehityksellä

Tiivistelmä

Hankkeessa kehitettiin vastaanottokeskusten prosesseja työn sujuvoittamiseksi, vastuunjaon selkeyttämiseksi ja työhyvinvoinnin tukemiseksi. Uutuusarvona hanke osoitti, että prosessien selkeyttäminen voi parantaa henkilöstön jaksamista ja työn hallinnan tunnetta. Kehittämistyöhön osallistui esihenkilöitä ja henkilöstöä ulkopuolisen konsultin johdolla, ja se toteutettiin osallistavilla prosessikehityksen menetelmillä. Tuloksena syntyi selkeämpiä toimintamalleja ja tasaisempi työkuorma.

Lähtökohdat

Hanke käynnistettiin vastaanottokeskusten toimintaympäristön muutosten, erilaisten työkäytäntöjen ja kasvaneen työkuorman vuoksi. Tavoitteena oli sujuvoittaa työtä, selkeyttää vastuunjakoa ja tukea henkilöstön hyvinvointia. Ulkopuoliseksi asiantuntijaksi valittiin Flovio Oy. Kehittäminen toteutettiin osallistavalla prosessikehityksen työotteella, jota ohjasivat palvelupolkuajattelu, prosessifysiikka ja tutkimus työn hallinnan ja kuormituksen yhteydestä.

Kohderyhmät

Luona Oy:n vastaanottopalveluiden kaikki yksiköt, erityisesti etuuskäsittelyn tiimi ja laaja joukko muuta henkilöstöä, sekä esihenkilöt ja yksikönjohtajat

Menetelmät

Hankkeessa hyödynnettiin osallistavaa prosessikehitystä, jossa työntekijät ja esihenkilöt kuvasivat ja analysoivat omaa työtään työpajoissa ja haastatteluissa. Prosessit visualisoitiin, vastuut täsmennettiin ja toimintamalleja testattiin käytännössä. Uutuusarvona oli menetelmien tietoinen kytkeminen työhyvinvointiin: prosessien selkeyttämistä hyödynnettiin keinona vähentää kuormitusta ja vahvistaa työn hallintaa.

Vaikuttavuus

Hankkeen tulokset olivat selvästi vaikuttavia. Prosessien selkeyttäminen paransi työn sujuvuutta, tasasi työkuormaa ja vahvisti työn hallinnan tunnetta. Henkilöstön kokemus työhyvinvoinnista, motivaatiosta ja sitoutumisesta parani. Vaikuttavuus näkyi sekä arjen työssä että mittareissa, ja hankkeen tulokset luovat kestävän pohjan työn laadun ja hyvinvoinnin pitkäjänteiselle kehittämiselle.

Uutuusarvo ja sovellettavuus

Hankkeen keskeinen uutuusarvo oli osoittaa, että prosessikehitys voi toimia vaikuttavana keinona työhyvinvoinnin parantamisessa. Osallistava työote ja selkeä kehittämismalli ovat helposti sovellettavissa muille työpaikoille, erityisesti moniammatillisiin ja kuormittaviin toimintaympäristöihin. Menetelmiä voidaan hyödyntää työn sujuvoittamiseen, vastuunjaon selkeyttämiseen ja henkilöstön työn hallinnan vahvistamiseen eri toimialoilla.

Aineisto

Vastaanottopalveluiden työn sujuvoittaminen prosessikehityksellä. Loppuraportti.2025. Avaa