VATU- järjestelmän käytön täsmentäminen organisaatiossa ja käyttöönotto

Tiivistelmä

VATU – järjestelmän toteutustyö, selvitys VATU- järjestelmähankkeen kolmannen vaiheen sisällöstä

Yritykselle rakennetaan uudenlainen kokonaisuus työturvallisuus- ja työkykyjohtamiseen. Kyseessä on VATU- hankkeen kolmas osa eli järjestelmän varsinainen rakentamisvaihe. Tässä vaiheessa toteutetaan järjestelmän rakentaminen sekä pääkäyttäjien ja muiden käyttäjien koulutukset . Tämän jälkeen järjestelmä otetaan käyttöön 2.4.2012.

Tämä VATU-hankkeen kolmas vaihe sisältää järjestelmän rakentamiseen liittyvää suunnittelua, tietoteknistä työtä sekä käyttöönottokoulutusta ja -tukea. Hanketta seurataan omassa VATU-ohjausryhmässä, työterveyshuollon ohjausryhmässä sekä työsuojelutoimikunnassa.

VATU-järjestelmän rakentaminen sisältää käyttötapausten täsmennystä, prosessien tarkennustyötä, käyttöliittymien suunnittelua. Lisäksi on toteutettava herätteiden lopullinen valinta ja niihin liittyvän logiikan suunnittelu. Vaihe sisältää myös hankkeen koordinointia, dokumentointia sekä järjestelmän käyttöötestausta. VATU- järjestelmän käyttöönottokoulutukset toteutetaan maaliskuussa 2012.

Hankkeen vastuuhenkilö

Reetta Hämäläinen

Tiedote

Yhteinen työkalu työkykyjohtamiseen

Kiinteistö- ja toimitilapalveluita tuottavalle ISS Palvelut
Oy:lle on valmistunut uusi ja laaja työkykyjohtamisen työkalu,
VATU-tietojärjestelmä. Järjestelmää on kehitetty kolmessa vaiheessa
Työsuojelurahaston tuella.

Viimeisessä kehitysvaiheessa Varhaisen tuen (VATU) -järjestelmä
rakennettiin, sen käyttäjät koulutettiin ja järjestelmä otettiin
käyttöön. Vaihe sisälsi myös hankkeen koordinointia, dokumentointia
sekä järjestelmän käyttötestausta. Järjestelmäasiantuntijana toimi
Sofor Oy.

Hankkeen edellinen osio oli teknistä suunnittelua (111129), ja
sitä edeltänyt vaihe varhaisen tuen mallin määrittelyä
(110452).

VATU-hankkeessa haluttiin rakentaa työhyvinvointia koskevan
tiedon hallintaan uudenlainen it-järjestelmä, jota voivat käyttää
yrityksen lisäksi myös sen yhteistyötahot, kuten vakuutusyhtiö ja
työterveyshuolto. Näin pyritään tunnistamaan työkyvyn alentuminen
mahdollisimman varhain.

Herätetiedot esimiehille

Järjestelmä tehostaa ennakoivia toimia työkyvyn tukemisessa. Se
auttaa esimiehiä reagoimaan nopeasti esimerkiksi poissaoloihin,
sillä se antaa automaattisesti herätetiedon, kun
sairauspoissaolojen hälytysraja ylittyy.

VATU­-järjestelmä on laaja kokonaisuus, joka sisältää varhaisen
tuen mallin mukaiset prosessit sairauspoissaolojen herätteistä
puheeksiottokeskusteluun, terveystarkastusten lähetetoiminnot,
tilapäisten työjärjestelyjen hallinnan, työkykysuunnitelman sekä
erilaiset työkykytilastot ja raportit maksuluokkaseurantoineen.

Järjestelmä on lisäksi yhteydessä tapaturma- ja vaaratilanteiden
hallinta- ja raportointijärjestelmään (TAVA). Käyttäjäkunta on
osaksi yhteinen ja myös raportointitarpeet ovat yhtenäiset, ja VATU
ja TAVA muodostavat yhdessä työhyvinvoinnin johtamisen
kokonaisjärjestelmän, jonka käyttönimenä on TTT-järjestelmä.

Testausta ja käyttökoulutusta

VATU-järjestelmää testasivat sen pääkäyttäjä TTT-tiimi,
palveluesimiehet, järjestelmäntoimittaja Sofor Oy sekä
työterveyshuollon ja vakuutusyhtiöiden edustajat. Järjestelmää on
käsitelty muun muassa työsuojelutoimikunnan kokouksissa ja
henkilöstön edustajat ovat osallistuneet järjestelmän
rakentamiseen, testaukseen ja koulutukseen.

Käyttöönottoa on ISS:ssä tuettu erilaisin keinoin. Yrityksen
sisälle luotiin alueellisten pääkäyttäjien verkosto. Heidän
joukossaan on myös henkilöstön edustajia. Lisäksi intranetiin on
tehty oma sivusto VATU/TTT-järjestelmälle. Aihe on esillä myös
esimiesvalmennuksessa ja perehdytyksessä.

Helpottaa yhteistyötä

Sisällön laajuus ja ulkopuolisten toimijoiden mukanaolo hidastivat
järjestelmän suunniteltua käyttöönottoa noin puolella vuodella.

Käyttökoulutukseen osallistui kaikkiaan 530 ISS:n edustajaa ja
51 työterveyshuollon edustajaa. ISS ja työterveyshuolto ottivat
VATU-osuuden käyttöön lokakuussa 2012. Vakuutusyhtiöt ovat
testanneet järjestelmää ja hyödyntäneet sitä laajemmin vasta vuoden
2013 alusta.

Käyttöönotto on koettu osin työlääksi, mutta myös työtä
helpottavaksi. Erityisesti herätetoimintoja ja tietojen löytymistä
samasta järjestelmästä on pidetty myönteisenä. Moni toiminto on
automatisoitu, mikä tehostaa ja helpottaa eri toimijoiden
yhteistyötä; esimerkiksi herätteet toimivat myös vakuutusyhtiön ja
työterveyshuollon suuntaan. Käyttökokemusten karttuessa
järjestelmää kehitetään edelleen.

Toimittaja
Päivi Haavisto

Aineisto

Hämäläinen Reetta. VATU-järjestelmien toteutustyö, VATU-järjestelmähankkeen kolmas vaihe. Työsuojelurahaston loppuraportti. 18.12.2012. Avaa