105351 Tutkimus

Yhteistyöjärjestelmien käyttö ja toimivuus organisaation kyvykkyyden tukena

Yhteistyöjärjestelmien käyttö ja toimivuus organisaation kyvykkyyden tukena

Hankkeen tavoitteena on selvittää, miten sähköisiä yhteistyöjärjestelmiä käytetään työympäristössä, miten ne toimivat, minkälaisia puutteita ja haasteita niissä on sekä, miten niitä tulisi ottaa käyttöön ja kehittää. Tutkimuksessa kartoitetaan myös yritysten yhteistyöjärjestelmien käyttöönoton ja käytön tuki-, neuvonta- ja koulutustarpeita. Lisäksi selvitetään e-tutkimus- ja kehittämisympäristön toimivuutta ja hyötyjä tutkimuksen toteuttamisessa. Ympäristön avulla levitetään hankkeen aikana tuotettavaa tutkimustietoa organisaatioille ja saman aihepiirin tutkijoille. Tutkimus toteutetaan tapaustutkimuksena kahdessa organisaatiossa. Tutkimusaineisto kerätään havainnoiden, haastatellen ja kysellen. Käyttäjien haastattelut toteutetaan soveltaen toimintaympäristökartoituksen menetelmää (Contextual Inquiry) havainnoimalla käyttäjien työskentelyä todellisessa työympäristössä ja haastattelemalla käyttäjiä työskentelyn aikana. Hankkeessa kehitetään teoreettisella tasolla sähköisten yhteistyöjärjestelmien käyttöönoton ja käytön malli. Se kuvaa tapaa, jolla yhteistyötä ja osaamista tukeva teknologia kannattaa ottaa käyttöön ja hyödyntää organisaatioissa. Matti Vartiainen toimii hankkeen vastuullisena johtajana. Tutkijoina toimivat Eija Korpelainen, Meri Jalonen ja Tommi Gustafsson. Tutkimustulokset julkaistaan esitelminä alan konferensseissa sekä marraskuussa 2007 valmistuvassa loppuraportissa.

Hankkeen vastuuhenkilö
Matti Vartiainen

Aineistoa Materials-välilehdellä.

Virtuaaliopiskelu ja -kokoukset kehittyvät entistä paremmiksi työvälineiksi

5.2.2008

Virtuaaliset yhteistyö- ja oppimisjärjestelmät ovat jo varsin käyttäjäystävällisiä. Silti niitä on syytä kehittää edelleen. Samalla löydetään uusia ja hyödyllisiä tapoja tukea työtä ja opiskelua.

Käyttäjien sopeutuminen uuteen teknologiaan saattaa kuitenkin kangerrella, todettiin edelleen Teknillisen korkeakoulun tekemässä tutkimuksessa. Työsuojelurahasto tuki tutkimusta määrärahalla.

”Käyttäjät pitivät uusia välineitä periaatteessa tarpeellisina, mutta käytännön tasolla niitä ei otettu vastaan aina innokkaasti. Monet haikailivat entisiä toimintatapoja, yhteistoimintaa ja vuorovaikutusta”, kiteyttää tutkija Eija Korpelainen. Hän toteutti yhdessä tutkija Meri Jalosen kanssa professori Matti Vartiaisen ohjaaman tutkimushankkeen.

Mukana kaksi suurta, erilaista organisaatiota

Hankkeessa haluttiin yhtäältä tutkia, miten virtuaaliympäristöt tukevat toimintaa ja oppimista organisaatiossa. Toisaalta haluttiin selvittää uuden teknologian käyttöön liittyviä ongelmia.

Tutkimusaineisto kerättiin kahdesta organisaatiosta. Verkko-opetuksen toteuttamista seurattiin Maanpuolustuskorkeakoulussa, virtuaalikokousten ja -myyntikoulutuksen sujumista taas Metso Paper Oy:ssä.

Puolustusvoimissa tutkimusjoukkoon kuului opiskelijoita, opettajia ja kehittäjiä, Metso Paperissa myyntihenkilöitä, tuoteasiantuntijoita, koordinaattoreita ja johtajia. Teemahaastatteluja tehtiin kaikkiaan 58. Aineistoa kerättiin myös havainnoimalla.

Teknisissä ominaisuuksissa vielä paranneltavaa

Tutkimus paljasti motivaatio- ja asennoitumishaasteiden ohella myös muita verkkovälineiden käyttöön liittyviä ongelmia. Käyttäjän huomioonottaminen ei ole vielä täysin onnistunut virtuaaliympäristöissä, Eija Korpelainen pohtii: ”Teknistä tukea ei joko saatu riittävästi tai oikealla hetkellä, palveluita ei tunnettu tai tukihenkilön ohjeita ei ymmärretty. ” Käyttäjät moittivat myös huonoja yhteyksiä ja kapasiteetin riittämättömyyttä.

Johdon suhtautuminen virtuaaliympäristöjen käyttöön sai myös kritiikkiä. Monet esimiehet pysyivät haastateltujen mielestä passiivisina: he eivät kannustaneet alaisiaan eivätkä seuranneet uusien välineiden käyttöä tai kehitystoimia.

Etäopiskelu kiinnosti Puolustuvoimissa

Verkko-oppimisympäristöä käytettiin Maanpuolustuskorkeakoulun esiupseerikurssilla yhtenä oppimisen ja opettamisen välineenä. Se tarjosi muun muassa tietoa opiskelijoille ja tuki opiskelua ja opiskelun ohjaamista tehtävien, materiaalin, palautteen sekä verkkokeskustelujen muodossa.

Osa tutkimukseen osallistuneista oppilaista ja opettajista piti verkkoympäristöä muusta opiskeluympäristöstä irrallisena järjestelmänä. Jotkut opettajat totesivat, että verkkoympäristöä käytettiin varsin yksipuolisesti materiaalipankkina.

Monet pitivät verkkoympäristöä myös uhkana perinteiselle opiskeluympäristölle ja totutulle opettajakeskeiselle opiskelulle:

”Se on hyvä väline, mutta siinä pitää opettajan olla kriittinen, mitä sinne laittaa. -- Ihan tällainen vuorovaikutus, oppituntitilanteet, luennot ja niin poispäin on kuitenkin paljon tehokkaampi kuin jokin tämmöinen kylmä tietojärjestelmä”, kommentoi eräs kurssilainen.

Oppimisympäristö mahdollisti etäopiskelun, mitä osanottajat pitivät myönteisenä asiana. Opettajat korostivat muun muassa ajankäytön joustavuutta ja työympäristössä opiskelun mahdollisuutta. Opiskelijat pitivät tärkeänä itsenäisen ajanhallinnan mahdollisuutta, oman opiskelurytmin ja -tyylin löytämistä sekä verkkokeskusteluista saamaansa vertaistukea:

”Olen aivan ehdottomasti tämän etäopiskelun kannalla. Jokainen oppii kuitenkin eri tavalla. Etäaikana on se hyvä, että siinä jokaisella on pallo itsellänsä, hän itse määrittelee, miten tekee sen ja vastaa omasta opiskelusta.”

Säännöllisiä virtuaalikokouksia ja -koulutusta Metso Paper Oy:ssä

Metso Paper Oy:ssä todettiin odotetusti, että kokousjärjestelmä leikkaa kustannuksia ja tehostaa ajankäyttöä. Järjestelmän avulla saadaan osanottajat saman virtuaalisen kokouspöydän ääreen riippumatta siitä, missä heidän toimipaikkansa on. Järjestelmän avulla välitetään myös työssä tarvittavaa materiaalia ja tietoja.

Virtuaalista myyntikoulutusta järjestettiin tietylle kohderyhmälle säännöllisesti. Käyttäjät pitivät järjestelmää hyvänä välineenä, jonka avulla käsiteltäviä asioita voi havainnollistaa. Miinusta oli muun muassa välittömän palautteen ja sanattoman viestinnän puuttuminen. Viestintäkeinojen merkitys korostui virtuaaliympäristössä toimittaessa:

”Esittää asiaa, ja sitten kun et näe edes sitä ihmistä, esitys katkeilee ja on hyvin heikko kielellinen ulosanti, niin silloin täytyy myöntää, että mielenkiinto lopahtaa todella”, kommentoi koulutukseen osallistunut haastateltu.

Hankkeeseen osallistuneet myyjät pitivät järjestelmän tarjoamaa myyntikoulutusta periaatteessa tarpeellisena. He saivat ajantasaista, tuotteiden markkinoinnissa tarvittavaa tietoa. Heillä oli myös mahdollisuus keskustella sekä kouluttajan että muiden osallistujien kanssa.

Myyntikoulutukseen ei kuitenkaan hakeuduttu kovin innokkaasti. Monet haastatellut kaipasivat Metso Paper Oy:ssäkin tuttuja elementtejä, vuorovaikutusta, verkostoitumista, kouluttajan näkemistä, fyysisen tuotteen näkemistä ja kokeilemista.

Virtuaaliympäristöjen käyttö laajenemassa

Virtuaaliset oppimisjärjestelmät leviävät lähiaikoina yhä useammille työpaikoille ja oppilaitoksiin. Tällä hetkellä ovat suuret organisaatiot jo hyvin mukana, pienet toimijat seurannevat perässä, tutkijat uskovat.

Tutkijoita jäi vielä askarruttamaan teknologian käyttöönoton esteet organisaatioissa. Miten työyhteisöissä ja oppilaitoksissa päästään eteenpäin? Miten voidaan muuttaa vanhoja toimintatapoja, joista monet vielä sinnikkäästi pitävät kiinni? Muun muassa näihin kysymyksiin Eija Korpelainen hakee vastauksia tohtorinväitöskirjassaan, joka perustuu tässä hankkeessa kerättyyn aineistoon.

Toimittaja
Hilkka Heikinheimo

Aineistoa Materials-välilehdellä.

Yhteistyöjärjestelmien käyttö ja toimivuus organisaation kyvykkyyden tukena

Korpelainen Eija, Jalonen Meri, Pulkkis Anneli, Vartiainen Matti. (2008). Kokemuksia yhteistyö- ja opiskelujärjestelmistä
- Tutkimushavaintoja kahdessa organisaatiossa. Report 2008/1.  http://tuta.tkk.fi/en/library/collections/reports 
105351Loppuraportti.pdf (651.9 kt)

TSR-kanavalla radio- ja multimediaohjelmat:
Aitoa hyötyä virtuaalisesti ja Hyödyksi ei huviksi

Adoption of Virtual Collaboration and Learning Systems Can Be a Challenge

The Work Psychology and Leadership Unit of the Helsinki University of Technology investigated the adoption of virtual collaboration and learning systems in two large organisations. Thematic interviews were carried out with a total of 58 individuals using a virtual meeting system in a globally operating information and communication technology company and an online learning system within the Finnish Defence Forces.

The aim was to find out how virtual systems support daily activities in organisations and what problems the users of these systems experience.

The study showed that these online systems are adopted gradually and at a different pace in various parts of the organisation. The systems often spread from one colleague to another rather than being adopted in a systematic manner. While the interviewees considered the new environments useful in principle, many people did not find them useful personally.

When new and old practices meet, the new systems tend to be added to old ways of working. When this happens, people do not give up their previous practices but use the old and new approaches side by side. This often means double work. People also tend to miss one-to-one teaching and traditional collective training events. If virtual learning systems are to be effective, trainers need to reconsider the way they teach and training participants need to modify their perceptions of learning and teaching.

The researchers formulated a Model of Evolving Use whereby collaboration and learning systems are not considered to be inert and unchanging after the initial stage of implementation but are evaluated as continuously varying environments which mould and are moulded by the users of the system.

Project-related materials can be found under the Materials tab.

Hanketiedot

  • HakijaTeknillinen korkeakoulu
  • ToteuttajaAalto-yliopiston teknillinen korkeakoulu, työpsykologia ja johtaminen
  • Lisätietoja
  • Matti Vartiainen
    (09) 451 3660
  • Toteutusaika
  • 1.2.2006 - 1.12.2007
  • Arvioitu valmistumisaika
  • 1.12.2007
  • Työsuojelurahaston päätös
  • 1.12.2005
    100 000 euroa
  • Kokonaiskustannukset
  • 122 050 euroa
  • Tulokset valmistuneet 4.6.2008

Aiheluokitus