102325 Tutkimus

Työaika-autonomiaan perustuvien työvuorosuunnittelumallien kehittäminen, toimivuus ja vaikuttavuus

Hankkeen tavoitteena on kehittää ja kokeilla työaika-autonomiaan perustuvia työaikamalleja HYKSissä, Jorvin sairaalassa ja Espoon kaupungin sairaala- ja laitospalveluissa. Hankkeessa selvitetään, millaisia vaikutuksia uusilla työaika-autonomiaan perustuvilla työaikamalleilla on työntekijöiden hyvinvointiin, työyksiköiden toimintaan ja toiminnan tuottavuuteen. Työntekijöiden hyvinvointia arvioidaan hyvinvointi-kyselyllä. Yksiköiden toimintaa ja tuottavuutta arvioidaan asiakastyytyväisyyskyselyiden ja toimintaa kuvaavien tunnuslukujen avulla. Uusien työaikamallien kehittämisessä sovelletaan kehittävän työntutkimuksen, osallistuvan suunnittelun ja toimintatutkimuksen menetelmiä. Hanke toteutetaan 16 vuorotyötä tekevällä osastolla ja yhdellä päivätyötä tekevällä toimenpideosastolla. Kehitys- ja kokeiluvaihe kestää noin 1-1,5 vuotta. Hanke toteutetaan vuosina 2003 ja 2004. Hankkeen tuloksista raportoidaan 2005. Raportissa kuvataan uusia työaikamalleja ja niiden toteutumisen mahdollisuuksia ja edellytyksiä erikoissairaanhoidon ja perusterveydenhuollon sairaala- ja laitospalveluja tuottavissa yksiköissä. Hankkeessa luotuja työaikamalleja ja kehittämiskokemuksia voidaan hyödyntää laajalti sosiaali- ja terveydenhuollon alueella.

Hankkeen vastuuhenkilö
Hanna Aschan

HYVIÄ KOKEMUKSIA TYÖAIKA-AUTONOMIASTA ESPOOSSA

7.2.2006

HYKS, Jorvin sairaalan sekä Espoon kaupungin vanhusten palveluiden kehittämishankkeessa kokeiltiin menestyksellä työaika-autonomiaan perustuvaa suunnittelua. Hanke vahvisti käsitystä, että vuorotyön haittoja voidaan vähentää ja henkilöstön hyvinvointia parantaa, kun työntekijät saavat itse suunnitella työvuorolistansa.

Espoossa kehitettiin työvuorojen suunnittelumalli pelisääntöineen, joita soveltamalla työntekijät pystyivät vaikuttamaan työvuoroihinsa aiempaa paremmin.

Kokeiluun osallistuivat HYKS, Jorvin sairaalasta kahdeksan ja Espoon vanhusten palvelusta yhdeksän työyksikköä, joissa oli yhteensä 360 työntekijää. Työsuojelurahasto tuki hanketta kehittämismäärärahalla.

Tavoitteet ylitettiin


Hankkeessa saavutettiin ja jopa ylitettiin sille asetetut tavoitteet. Työn, perhe-elämän ja harrastusten sovittamisessa päästiin hyviin ratkaisuihin. Yhteisöllisyys kehittyi myönteisesti hankkeessa mukana olleilla osastoilla. Ilmapiiri parani sitä mukaa kun työntekijät oppivat keskustelemaan avoimesti sekä sopimaan yhteisistä asioista.

Esimiestyö ja johtaminen muuttuivat nekin projektin myötä. Osastonhoitajan rooli muuttui työvuorojen suunnittelijasta ja toteuttajasta yhteisön suunnittelutyön ohjaajaksi ja valmentajaksi.

Työntekijät kertoivat myös saavansa tukea esimiehiltään aiempaa useammin. Lähijohtaminen arvioitiin paremmaksi ja päätöksenteko aiempaa oikeudenmukaisemmaksi.

Työaika-autonomia ei kuitenkaan keventänyt hoitotyön kuormittavuutta. Työ koettiin edelleenkin fyysisesti ja psyykkisesti raskaaksi hankkeeseen osallistuneilla osastoilla.

Joustava työaikojen suunnittelu on mahdollista


Työvuorosuunnittelua säätelevät työaikalaki sekä kunnallinen virka- ja työehtosopimus. Ne määrittelevät muun muassa vähimmäislepojaksot ja työpäivän enimmäispituuden. Yhdessä paikallisten sopimusten kanssa ne mahdollistavat varsin joustavan työaikojen suunnittelun.

Terveydenhuollon henkilöstöstä suurin osa tekee epäsäännöllistä ja kuormittavaa vuorotyötä. Työvuorosuunnittelu on perinteisesti ollut osastonhoitajan vastuulla. Osastonhoitaja suunnittelee vuorot itse tai delegoi työn toiselle henkilölle. Työntekijät voivat esittää työvuoroihinsa liittyviä toivomuksia.

Suunnittelussa kohdellaan periaatteessa kaikkia tasapuolisesti. Työntekijöiden elämäntilanteet ovat kuitenkin erilaiset ja heillä on myös erilaisia työaikoihin liittyviä tarpeita. Työaika-autonomiamallin kehittämisessä haluttiin ottaa nämä erilaiset tarpeet ja toiveet entistä paremmin huomioon.

Nelivaiheinen kehittämisprojekti


Jorvin sairaalassa kokeiltiin työaika-autonomiaa vuonna 2001 fysioterapiaosastolla. Pilotin hyvien tulosten rohkaisemana lähdettiin Espoossa kaupungin ja Jorvin sairaalan yhteiseen jatkohankkeeseen.

Hankkeen organisaation muodostivat johtoryhmä, organisaatioiden projektiryhmät sekä yhteinen Jorvi–Espoo-suunnitteluryhmä JEP. Seitsenjäseninen JEP oli hankkeen sydän. Se suunnitteli, seurasi ja arvioi projektin etenemistä.

Projekti jaettiin neljään jaksoon syksystä 2002 kesään 2005. Aloitusjaksoon sisällytettiin muun muassa osallistuvien osastojen valinta, niiden informointi sekä alkumittaukset.

Toisessa jaksossa keskityttiin projektin rakenteiden luomiseen. Tänä aikana muodostettiin osastonhoitaja- ja yhdyshenkilöverkostot, perehdytettiin projektityöntekijät ja luotiin osastoille raportointikäytännöt.

Koulutus- ja kehittämisjakson aikana tapahtuivat osastojen oma kehitystyö, raportoinnit, koulutukset ja verkostoituminen. Kaikki työntekijät osallistuivat työvuorosuunnittelua tukevaan koulutukseen. Osastojen vastuuhenkilöt saivat myös koulutusta kehittämistyön menetelmistä ja johtamisesta.

Viimeisessä eli arviointijaksossa tehtiin loppumittaukset, tulosten keruu ja analysointi.

Hankkeen tutkimusosuudesta vastasivat Työterveyslaitoksen tutkijat. Mittareina käytettiin Työterveyslaitoksen Sairaalahenkilöstön hyvinvointikyselyä, Kunta 10 -kyselyä ja vuorotyökyselyä. Hankkeen tuloksia peilattiin vertailuryhmän avulla.

Yhteiset pelisäännöt suunnittelun runkona


Projektissa edettiin yhteisöllisen kehittämisen periaatteita noudattaen. Työvuorosuunnittelussa otettiin huomioon työnantajan, työntekijän ja koko työyhteisön edut. Lähtökohtana oli aina osaston toiminta.

Työyksiköt loivat yhdessä suunnittelun pohjaksi seuraavat pelisäännöt:

Työntekijä suunnittelee itse työvuoronsa sovittujen pelisääntöjen mukaan.
Työvuorolistan pohjana ovat vahvistetut lomat ja muut tiedossa olevat poissaolot.
Työntekijät neuvottelevat yhdessä työvuoroista tiimeittäin tai hoitoryhmittäin.
Listaneuvottelija valvoo, että työvuoroluettelo valmistuu määräajassa. Listaneuvottelijaa tarvitaan ylimenokauden ajan, kunnes työaika-autonomia vakiintuu.
Listaneuvottelija tai osastosihteeri siirtää työvuoroluettelon atk:lle. Myöhemmin järjestelmä tukee työntekijöiden suoraa kirjaamismenettelyä.
Osastonhoitaja vastaa henkilöstöresurssien riittävyydestä ja hyväksyy suunnitellut työvuoroluettelot.

Rohkeammillekin malleille olisi kysyntää


Työvuorot suunniteltiin joko kolmen tai kuuden viikon pituisiksi. Kuuden viikon jakso havaittiin kokeilussa toimivammaksi; se tuo muun muassa enemmän joustoa suunnittelutyöhön.

Sekä työntekijät että esimiehet olivat tyytyväisiä kehittämistyöhön ja sen tuloksiin. Jotkut tosin kaipasivat vahvempaa ulkopuolista otetta projektille. Henkilöstövaihdokset ja suuret muutokset kuten tietojärjestelmäuudistukset hidastivat aika ajoin hankkeen etenemistä.

Ajoittaisista ongelmista huolimatta hanke eteni hyvin. Suunnittelutyö sujui rauhallisesti ja enimmäkseen perinteisiä työaikoja noudattaen. Yksilöllisiä ja poikkeavia työvuoroja kokeiltiin vähän. Rohkeammat, työhyvinvointia edistävät ratkaisut voisivat tulevaisuudessa lisätä työpaikan vetovoimaa, tutkijat pohtivat.

Espoossa kehitetty malli sopii hyvin erilaisille osastoille sekä erikoissairaanhoidossa että perusterveydenhuollossa. Mallia ei kuitenkaan voi kopioida sellaisenaan osastolta toiselle. Jokaisen osaston on käytävä läpi oma kehitysprosessinsa ja tunnistettava oman työyhteisön pelisääntöjen rajat ja opittava muuntelemaan niitä.

Työvuorosuunnittelun kehittämistä on syytä jatkaa. Muun muassa tietoteknisiä ratkaisuja on vielä hiottava, jotta ohjelmasta saadaan helppokäyttöinen, aikaa säästävä, taloudellinen ja turvallinen. Hankkeen pohjalta voitaisiin tehdä myös työaika-autonomiaan opastava koulutuspaketti.

Toimittaja
Hilkka Heikinheimo

Julkaisu

Koivumäki Minna, Aschan Hanna, Kasanen Raija, Sinivaara Maria, Vihersalo Merja. Työaika-autonomialla kohti työhyvinvointia. Tutkimus- ja kehittämishanke HYKS, Jorvin sairaalassa ja Espoon kaupungin vanhusten palvelussa, loppuraportti, HYKS, Jorvin sairaalan julkaisuja sarja B 03/2005, Espoo 2005, ISSN 1459-1391, 31 sivua + 8 liitettä

Development of Participatory Work Shift Scheduling for Hospital Staff

13.9.2007

Most hospital staff do irregular and strenuous shift work. Work shifts are usually scheduled by the ward sister. Although everyone working in the ward is treated equally in setting up the shift schedule, personal life situations and other needs can only be taken into account to a limited extent. As a result, staff often find it difficult to reconcile work and private life.

A project to increase the working-time autonomy of staff was carried out in 2002—2005 in 17 hospital wards in Espoo, Finland. Seven of the wards were located in a primary-care hospital and eight in a secondary-care hospital, with a total of 360 staff participating in the project. In the project, the personnel were given an opportunity to schedule their own shifts by participatory planning, taking into account the requirements of working-time legislation, the operation of the ward, equality issues and fairness. Whereas each ward was able to design its scheduling practices independently, discussion among all the participants generated a set of common rules for work shift planning. The core element of the process was mutual deliberation on each worker's needs within care teams or other work units. Staff's opinions of the working-time arrangements and their self-perceived health and well-being at work were surveyed by questionnaires at the beginning and end of the project.

According to the surveys, the increased working-time autonomy allowed the staff better control of their work shifts. Although the amount of weekend and night work remained the same, periods of consecutive working days were shortened, there was less irregularity in working hours, and were fewer late evening shifts followed by an early morning shift. The results also demonstrated an improved balance between work and family life. The participatory scheduling of work shifts improved sleep and alertness, well-being at work and the perceived health of staff. Their physical strain was unchanged but their mental strain was slightly reduced.
Translated and edited by
Esko Meriluoto

Hanketiedot

  • HakijaHYKS, Jorvin sairaala
  • ToteuttajaHYKS, Jorvin sairaala
  • Lisätietoja
  • Hanna Aschan
    (09) 8611
    (09) 861 5900
  • Toteutusaika
  • - 1.12.2005
  • Työsuojelurahaston päätös
  • 9.12.2002
    70 000 euroa
  • Kokonaiskustannukset
  • 365 000 euroa
  • Tulokset valmistuneet 30.12.2005

Aiheluokitus