109174 Kehittämisavustus

KEHAKE - hallinnon kehittämisohjelma

KEHAKE - hallinnon kehittämisohjelma

30.3.2009

Kajaanin kaupungin keskushallinnon kehittämishankkeen tavoitteena on keskushallinnon
1) työn ja toiminnan tuottavuuden parantaminen,
2) organisaation, toimintojen, toimintaprosessien ja tehtäväkuvien selkeyttäminen, varahenkilöjärjestelmän luominen,
3) henkilöstön osaamisen ja asiantuntijuuden vahvistaminen,
4) työhyvinvoinnin ja jaksamisen kehittäminen,
5) kaupungintalon asiakaspalvelutilojen ja muiden toimintojen sijainnin tarkastelu asiakaspalvelu- ja turvallisuusnäkökohta huomioiden sekä
6) konsernia ohjaavan roolin selkeyttäminen.

Hankkeen vastuuhenkilö
Tuija Aarnio

Aineistoa Materials-välilehdellä.

Yhteistoiminnallisuudella hyviin tuloksiin

3.9.2010

Kajaanin kaupungin keskushallinnon johto ja henkilöstö kehittivät yhteistyössä tuottavuutta ja työhyvinvointia. Kehittämistyön tuloksena saatiin aikaan uusi toimiva tiimiorganisaatio. Ulkopuolisina asiantuntijoina ja muutosprosessien ohjaajina toimivat dosentti Sirpa Syvänen Optimast Oy:stä ja työyhteisökehittäjä Antti Kokkonen Onnenpari Oy:stä. Työsuojelurahasto tuki kehittämistyötä.
 
Ennen kehittämishanketta Kajaanin kaupungilla oli monenlaista kehittämistarvetta lähtien kaupunkikonsernin ohjauksesta ja päätyen yksittäisten työntekijöiden osaamisen ja työn tasolle. Keskeistä oli hahmottaa keskushallinto, sen eri asiakasryhmille tarjoamat palvelut, toiminnot, prosessit ja työt organisaatioteoreettisesti.
 
Kehittämishanke oli osa keskushallinnon talouden sopeutumisohjelmaa, jonka aikajänne on 2009–2016. Keskushallinnon ja kaupunginhallituksen henkilöstötyövuosista on tällä ajanjaksolla saatava vähennetyksi 7,5 henkilötyövuotta.
 
Osallistavaa ja yhteistoiminnallista kehittämistä
 
Hankkeen tavoitteena oli parantaa keskushallinnon työn tuottavuutta. Kehittämiskohteita olivat organisaatio, organisoituminen ja työnjako, vertikaalinen ohjaus, johtaminen sekä valta- ja vastuusuhteet. Lisäksi tarkasteltiin palveluja, työ- ja toimintaprosesseja, osaamista ja työn hallintaa, henkilöstövoimavarojen joustavaa käyttöä, työhyvinvointia ja jaksamista sekä fyysisten toimintaedellytysten tarkoituksenmukaisuutta ja turvallisuutta.
 
Hankkeen kehittämistapa oli osallistava ja yhteistoiminnallinen kehittäminen, jota on toteutettu vuodesta 1991 kunnallisissa organisaatioissa (arviointitutkimus kehittämisotteesta Kalliola & Nakari 2004).
 
Kehittämistyöhön osallistui koko keskushallinnon henkilöstö. Osallistujat jaettiin viiteen pienryhmään sekä moniammatilliseen, edustukselliseen keskushallinnon kehittämisryhmään eli Kehryyn. Kehry nimettiin hankkeen aikana myös keskushallinnon johtoryhmäksi.
 
Hankkeen alussa kehittämisryhmä teki tiedotussuunnitelman. Kehittämis- ja pienryhmäistunnoista tehtiin muistiot, jotka olivat koko henkilöstön saatavilla intranetissä.
 
Ulkopuoliset kehittäjät vastasivat hankkeen ohjaamisesta, osallistuivat kehittämisryhmiin, suunnittelivat ja järjestivät kehittämistilaisuuksia sekä toteuttivat ja raportoivat niiden keskustelut ja tulokset. Syväsen vastuualueena oli kehittämisryhmätyöskentely ja hankkeen kokonaisohjaus ja Kokkosen vastuualueena pienryhmätyöskentely sekä osallistuminen kehittämisryhmätyöskentelyyn.
 
Kehittämishankkeessa sovellettiin Syväsen kunnallistalouden väitöstutkimusta ”Työn paineet ja puuttumattomuuden kustannukset. Sisäisen tehottomuuden lähteet ja vaikutukset (2003)”. Muutosprosessin ohjauksessa käytettiin tutkimuksen organisaatio-talousteoreettista viitekehystä, jossa yhdistyvät tuloksellisuus, työhyvinvointi ja yhteistoiminta.
 
Lisäksi hyödynnettiin palvelujen tuotantoprosessimallia sekä palvelujen tuotantomahdollisuuksien käyrää. Niiden avulla havainnollistettiin tuloksellisuuden eri osa-alueita, tuloksellisuuden ja työhyvinvoinnin keskinäissuhdetta sekä paikannettiin kehittämistarpeet osana organisatorista kokonaisuutta.
 
Tuloksena uusi tiimiorganisaatio
 
Kehittämishankkeessa analysoitiin henkilöstön työt ja tehtävänkuvat, päivitettiin keskushallinnon perustehtävä ja luotiin tiimeille omat perustehtävät. Valtakunnallinen tehtäväluokitus ja tiimien työprosessit sovitettiin yhteen ja määritettiin keskushallinnon ydin- ja tukiprosessit.
 
Keskushallinnon johto ja henkilöstö kävivät arvokeskustelua hankkeen aikana. Tuottavuuden ja työhyvinvoinnin parantamiseksi hyödynnettiin luonnollista poistumaa ja rakennettiin sijais- ja varahenkilöjärjestelmä.
 
Keskushallintoon luotiin uusi tiimiorganisaatio, jossa ovat taloustiimi, hallintotiimi, henkilöstötiimi, tiedonohjaus ja viestintä -tiimi, asiakaspalvelutiimi ja maahanmuuttajapalveluiden tiimi.
 
Tiimiorganisaatiolle määriteltiin johtamisrakenne. Valta- ja vastuusuhteista sovittiin ja keskushallinnolle sekä tiimeille työstettiin jatkokehittämissuunnitelmat.
 
Osallistujat kokivat, että uusi toimiva tiimiorganisaatio saatiin luoduksi siten, että kaikkia osapuolia kuultiin ja että jokainen sai esittää näkemyksensä. Alkuepäilyjen jälkeen saavutettiin aito yhteistoiminnallisuuden kokemus. Työtehtävien ja organisaation selkeyttämisen avulla keskushallinnon toimintaan saatiin sisäistä tehokkuutta, vaikuttavuutta, palvelun laatua ja työn hallintaa.
 
 
 
 
 
 

Toimittaja
Liisa Strann

Aineistoa Materials-välilehdellä.

KEHAKE - hallinnon kehittämisohjelma

Syvänen Sirpa, Kokkonen Antti. 2010. Loppuraportti. Kajaanin kaupungin keskushallinnon yhteistoiminnallinen
KEHAKE -kehittämishanke.
109174KehakeLoppuraportti2010.pdf (474.2 kt)

Hanketiedot

  • HakijaKajaanin kaupunki, keskushallinto
  • ToteuttajaKokkonen Antti / antti.kokkonen@onnenpari.fi
  • Lisätietoja
  • Tuija Aarnio
    (08) 6155 2216
    tuija.aarnio@kajaani.fi
    (08) 6155 2510
  • Toteutusaika
  • 1.4.2009 - 1.6.2010
  • Arvioitu valmistumisaika
  • 1.8.2010
  • Työsuojelurahaston päätös
  • 30.3.2009
    32 700 euroa
  • Kokonaiskustannukset
  • 67 311 euroa
  • Tulokset valmistuneet 29.6.2010

Aiheluokitus

  • 1. Työpaikkaratkaisujen vaikutukset
  • -1.1. tuotteiden, tuotannon ja työvälineiden kehittäminen
    -1.2. organisaation ja työtehtävien kehittäminen
  • 3. Työyhteisöjen toimivuus
  • -3.1. kiireen ja jaksamisongelmien ratkaisut
    -3.2. johtamisen ja vuorovaikutuksen kehittäminen
    -3.3. uusien kompetenssien ja oppimisen kehittäminen
    -3.7. työyhteisön muutosten hallinta ja sen kehittäminen
  • työnkuva , job description , tuottavuus , productivity , toimintaprosessi , yhteistoiminnallisuus , työhyvinvointi , well-being at work