114079 Tutkimus

AikaJärjestys asiantuntijatyössä

2014-06-12 00:00:00.0

Työllä on oma aikansa ja aikataulunsa. Työn aikatauluttaminen on periaatteessa erityisesti asiantuntijoilla omassa hallinnassa. Työt ovat kuitenkin usein kietoutuneet muiden aikatauluihin, asiakkaiden tarpeisiin, muuttuvaan työympäristöön. Aina aikarakenteiden synkronointi ei onnistu, jolloin ajallinen järjestys rikkoutuu. Hankkeessa tarkastellaan asiantuntijatyön autonomian ja sidoksisuuden välistä jännitettä sekä ajallista epäjärjestystä asiantuntijatyössä ja työpaikoilla. Lisäksi paikannetaan ajalliseen epäjärjestykseen liittyviä ongelmakohtia ja hyvinvointiriskejä sekä luodaan parempia edellytyksiä synkronisoidulle toiminnalle.

Hankkeessa kerätään erityyppisiä aineistoja. Kyselyjen avulla kartoitetaan asiantuntijoiden kokemuksia työn ajallisesta järjestyksestä ja haastattelujen kautta syvennetään tätä ymmärrystä. Työsuojelupaneelin hyödyntäminen tuo työsuojeluhenkilöstön ja työpaikkojen näkökulmaa aiheeseen. Mosaiikkimaisen aineiston pohjalta luodaan kokonaiskuva siitä, kuinka yleistä ajallinen epäjärjestys on asiantuntijatyössä ja suomalaisilla työpaikoilla, minkä tyyppisissä töissä ja millaisilla työpaikoilla sitä esiintyy, mitä siitä seuraa ja miten sen kanssa voidaan paremmin toimia. Lisäksi hankkeessa syvennetään ymmärrystä asiantuntijatyön autonomiasta.

Hankkeessa tuotetaan toimivan ajallisen järjestyksen kriteeristö sekä kootaan ideoita ja toimintatapoja ajan järjestyksen hallintaan. Hankkeen tulokset ovat käytettävissä 8-12/2016.

Hankkeen vastuuhenkilö
Minna Toivanen

Aineistoa Materials-välilehdellä.

Aikataulut solmussa – kova tempo kuormittaa asiantuntijaa

2017-02-08 11:23:50.8

Asiantuntijatyöhön kuuluu usein suuri autonomia ja vapaus. Toisaalta asiantuntijat ovat kytköksissä moneen suuntaan, ja työtä on vaikea ennakoida ja aikatauluttaa. Ajasta on kroonisesti pulaa, ja moni asiantuntija kuormittuu kiireessä ja aikapaineissa. Itsellinen asiantuntija jää liian yksin taiteilemaan aikapalapelinsä keskelle.

Millaisissa ajallisissa olosuhteissa asiantuntijat työskentelevät? Millaisia aikahaasteita he kohtaavat? Miten asiantuntijat jaksavat?

Työterveyslaitoksen AikaJärjestys asiantuntijatyössä -tutkimushanke (2014–2016) etsi vastauksia muun muassa näihin kysymyksiin. Hankkeessa myös kokeiltiin esimerkiksi työretriittiä (katso juttu Materials-kohdasta).

Tutkijat kokosivat tiiviiseen verkko-oppaaseen ajanhallinnan ratkaisuja, jotka tukevat tuloksellista työtä ja asiantuntijan jaksamista. Tutkimuksessa tuotetusta Fokuskello-digisovelluksesta on hyötyä ajanhallinnassa (katso Materials-kohta).

Työsuojelurahasto tuki hanketta tutkimusmäärärahalla.

Sirpaloitunutta multitaskausta

Asiantuntijatyö näyttäytyi tutkimuksen aineistojen perusteella säädeltynä mutta ennakoimattomana. Viikkotyöaika oli yleensä määritelty, ja työaikoja seurattiin. Enemmistöllä työajat vaikuttivat pysyvän kohtuullisissa aikaraameissa.

Työ oli kuitenkin usein yllätyksellistä ja vaikeasti aikataulutettavissa. Vaikka työ oli autonomista, se saattoi olla useiden yhteistyötahojen, asiakaskontaktien ja niihin liittyvien aikarakenteiden takia hyvin sidoksista. Asiantuntija oli kytköksissä moneen suuntaan, ja kun asiat tapahtuivat online, saattoi vauhti työssä kiihtyä.

Useimmin haasteet liittyivät ajoitukseen: työt olivat päällekkäisiä tai jakautuivat epätasaisesti, ja aikataulujen yhteensovittaminen oli ongelmallista. Jonossa oli useita tekemättömiä tehtäviä.

Asiantuntijakyselyyn vastanneista 78 prosenttia kohtasi työssä yllätyksiä ja ennakoimattomia tehtäviä. Suunnitelmiaan joutui muuttamaan usein 55 prosenttia.

Työ oli sirpaloitunutta, keskeytykset ja multitaskaus – monen asian tekeminen yhtä aikaa – pilkkoivat tekemistä. Asiantuntijakyselyssä peräti 62 prosenttia yritti tehdä useaa asiaa samanaikaisesti.

Loistavia ideoita tiskatessa

Mobiilitekniikka teki työnteosta joustavaa mutta samalla loi oletusta, että asiantuntija on aina tavoitettavissa. Kyselyssä 81 prosenttia pyrki reagoimaan sähköposteihin heti, ja 90 prosenttia oli pääsääntöisesti tavoitettavissa työpäivän aikana sähköpostin kautta.

Moneen suuntaan taiteilu teki syventymisestä ja keskittymisestä vaikeata. Asiantuntijan keskittyminen tai huomio ei aina pysynyt kulloinkin käsillä olevassa tehtävässä, vaan se saattoi laukata jo tulevan työpäivän haasteisiin tai menneen tapaamisen analysointiin.

Haasteeksi muodostuivat usein siirtymät nopean reagoinnin tehtävistä syventyneeseen työskentelyyn. Kolmannes koki nämä siirtymät hankaliksi hyvin tai melko usein.

Asiantuntijan mieli ei tunnistanut työn ja vapaa-ajan rajaa, joten työasioiden pohtiminen saattoi kantautua kotiin. Mieli toimi tauotta, ja loistavat ideat saattoivat syntyä tiskatessa – tai yöllä.

Työstä palautuminen heikkoa

Toisinaan aikahaasteet näyttäytyivät asiantuntijuuden ja oman jaksamisen uhkana. Kyselyyn vastanneet kärsivätkin huolestuttavan paljon erilaisista psyykkisistä oireista. Samoin työstä palautuminen oli varsin heikkoa.

Yleisiä olivat myös kokemukset riittämättömyydestä ja hallinnan tunteen menetyksestä. Voimattomuuden ja ärtyisyyden kokemukset olivat hyvin tavallisia. Peräti 53 prosenttia ilmoitti kokeneensa viimeksi kuluneen kuukauden aikana pitkäaikaisesti tai toistuvasti voimattomuutta tai ärtyisyyttä.

Mielenkiinnon puutetta tai merkityksettömyyden tunnetta ja muistin tai keskittymisen heikkenemistä oli kokenut noin kaksi viidestä. Unettomuutta tai nukahtamisvaikeuksia oli yli kolmanneksella.

Tutkimustulosten mukaan ajanhallintaa ei pitäisi jättää vain yksittäisen työntekijän ratkaistavaksi, vaan toimivia ratkaisuja on syytä miettiä yhdessä esimiehen ja laajemmin työpaikan tasolla.

Tutkimuksen aineisto koostui haastatteluista, kyselyistä ja Tilastokeskuksen trendi- ja ennakointiaineistoista. Lisäksi tuloksia reflektoitiin työpajoissa. Kaikkiaan tavoitettiin 2 844 asiantuntijaa. He työskentelivät tutkimuksessa, media-alalla, julkisessa hallinnossa ja koulutuksessa.

Korkeakoulutettujen asiantuntijoiden määrä on jo hyvin merkittävä, vajaa viidennes työssäkäyvistä. Heidän osuutensa on kasvamaan päin 2020-luvulla, joten hyvinvointia uhkaavat aikapaineet koskettavat yhä useampia.

Työterveyslaitos tuottaa tutkimushankkeen pohjalta ajanhallintaa tukevan Aika & fokus -verkkovalmennuksen (TSR 116356). Se on valmis lokakuussa 2017.

 

 

 

Toimittaja
Leena Huovila

Aineistoa Materials-välilehdellä.

Minna Toivanen, Kirsi Yli-Kaitala, Olli Viljanen, Ari Väänänen, Merja Turpeinen, Minna Janhonen ja Aki Koskinen. Aikajärjestys asiantuntijatyössä. Työterveyslaitos. Juvenes Print, Helsinki 2016

ISBN 978-952-261-700-2 (nid.)
ISBN 978-952-261-699-9

Ajanhallinnan opas:
Fokus kateissa – aika palasina
https://www.ttl.fi/fokus-kateissa-aika-palasina/

Fokuskello-digisovellus
www.ttl.fi/ajanhallinta

Juttu Tiedon sillassa:
Työretriitti: omia töitä, yhteisellä rytmillä
http://tiedonsilta.fi/tyoretriitti-omia-toita-yhteisella-rytmilla/

 

Increase in Knowledge-Intensive Online Work Calls for Attention to Scheduling and Control of Work Fragmentation

Today’s knowledge work tends to be unpredictable, difficult to schedule and complicated by multitasking, multiple simultaneous commitments, continuous online availability, interrupted concentration, overwork and time-squeeze. Such factors often impair knowledge workers’ well-being at work, recovery and sense of job control. This formed the background in developing time-management strategies and other remedies for temporal stress in a study supported by the Finnish Work Environment Fund.

Study data were gathered by interviews, questionnaires and application of a Health and Safety Panel (an online survey tool aimed at health and safety staff). Statistical data were received from Statistics Finland. Emerging key findings were reflected in workshops and used in pilot experiments to develop tools for time management and better understanding of temporal structures. A total of 2 844 knowledge workers were involved in the study.

Despite being autonomous by default, knowledge work is heavily bound up with temporal demands originating from collaborators, customers and other sources. The study results show that experts’ concentration or attention is continually shifting from the task in hand to contemplation of the outcome of some previous encounter or to mental preparation for future challenges. Their work is often characterised by time pressure caused by too much work to be accomplished in the time available, leading to overtime work and unduly high pace of work. Much of the time paucity is related to overlapping (asynchronous) or unevenly distributed tasks. Temporal challenges pose a hazard to the quality of knowledge work, as well as endangering workers’ mental well-being. The knowledge workers contacted in the study reported an alarming number mental symptoms and poor recovery from work.

Based on the above data, an online guide was drawn up to spread good time management methods supporting experts’ work and well-being. The guide presents succinct advice such as

- identify the essentials;

- adopt time budgeting;

- prioritise;

- phase your work.

Mental time management trials and work retreat sessions applying the Pomodoro Technique (see https://cirillocompany.de/pages/pomodoro-technique) resulted in the construction of a digital application dubbed Focus Timer. The project also produced a printable bathroom poster with ways to achieve an undisturbed working environment.

Overall, the study suggests that efforts should be aimed at enhancing organisational practice and managerial support rather than seeking to improve the concentration of the individual knowledge worker.

Translated and edited by
Esko Meriluoto

Project-related materials can be found under the Materials tab.

Hanketiedot

  • HakijaTyöterveyslaitos
  • ToteuttajaTyöterveyslaitos
  • Lisätietoja
  • Minna Toivanen
    030 474 2665
    minna.toivanen@ttl.fi
  • Toteutusaika
  • 2014-09-01 00:00:00.0 - 2016-12-15 00:00:00.0
  • Arvioitu valmistumisaika
  • 2016-12-15 00:00:00.0
  • Työsuojelurahaston päätös
  • 2014-05-26 00:00:00.0
    130000.0 euroa
  • Kokonaiskustannukset
  • 299720.0 euroa
  • Tulokset valmistuneet 2017-01-30 00:00:00.0

Aiheluokitus