94050 Tutkimus

Simulaatiopelit hallinto- ja toimistotyössä

Simulaatiopelit hallinto- ja toimistotyössä

Hallinto- ja toimistotyötä tekevien osuus on voimakkaasti kasvanut viime vuosikymmeninä. Tehtävien kenttä ulottuu rutiineista johto- ja asiantuntijatehtäviin niin yksityisen puolen palvelu- ja teollisuusorganisaatioissa kuin julkishallinnon virastoissakin.

Hallinto- ja toimistotyön kehittämiseen ei ole kuitenkaan totuttu panostamaan samalla tavalla kuin teollisuustyön kehittämiseen. Runsaista tietoteknisistä investoinneista huolimatta myös tuottavuudessa on jääty teollisuudesta jälkeen. Tulevaisuuden tuottavuuskasvu tuntuukin piilevän juuri hallinto- ja toimistotyön kehittämisellä saavutettavissa hyödyissä.

Hallinto- ja toimistotyön kehittämishaasteisiin on ollut vaikea vastata sopivien menetelmien puuttuessa. Uudeksi kehittämislähtökohdaksi on ehdotettu toimintaprosessipohjaista tarkastelua. Todellisten hyötyjen saavuttamiseksi tarvitaan lisäksi laajempaa muutoshankkeiden osallistuvan läpiviemisen huomioonottavaa näkökulmaa.

HALLINTO- JA TOIMISTOTYÖN SIMULAATIOPELI

Hallinto- ja toimistotyö organisaation tuottavuustekijänä -projekti (Keto - kehittyvä toimisto) on yksi kansallisen Tuottavuudella tulevaisuuteen -ohjelman yhdeksästä projektista. Keto-projektin tavoitteena oli tuottaa hallinto- ja toimistotyön tuottavuutta kehittäviä menetelmiä. Projektin keskeisenä periaatteena oli työn tuottavuuden ja henkilöstön hyvinvoinnin parantaminen toimintaprosesseja tehostamalla sekä henkilöstön muutosvalmiutta ja monitaitoisuutta tukemalla. Uusina menetelminä on kehitetty ja sovellettu simulaatiopeliä ja prosessimittareita.

Keto-projektissa kehitetty simulaatiopeli tarjoaa käytännönläheisen välineen hallinto- ja toimistotyön tuottavuuden ja laadun parantamiseksi. Menetelmä perustuu toimintaprosessiajatteluun, osallistuvaan työtapaan ja henkilöstön oman arkikokemuksen hyväksikäyttöön. Simulaatiopelin avulla saadaan monimutkainen, usein näkymätön hallintotyö yhteisen tarkastelun kohteeksi. Sen avulla voidaan analysoida samanaikaisesti reaalisia asiankäsittelyprosesseja, toimihenkilöiden kokemukseen ja ammattitaitoon liittyvää työtä sekä työhön liittyvää sosiaalista vuorovaikutusta. Simulaatiopelimenetelmä koostuu kolmesta päävaiheesta: 1. simulaatiopelin suunnittelu, 2. simulaatiopelitilaisuus ja 3. kehittämistoimet.

Simulaatiopelissä jäljitellään todellista, jo tapahtunutta esimerkkitapausta. Simulaatiopeliin osallistuvat toimintaprosessissa toimineet työntekijät, asiakas ja sidosryhmät. Pelaajat ja tarkkailijat toimivat omissa työrooleissaan. Simulaatiopeli etenee toimintaprosessin kulkua kuvaavan käsikirjoituksen mukaan pelinohjaajan johdolla yhteisiä sääntöjä noudattaen. Pelivälineinä ovat toimintaprosessin dokumentit sekä työvälineet kuten tietojärjestelmä tai kortistot.

Toimintaprosessien analysointi ja pelin suunnittelu vievät aikaa yhdestä kolmeen kuukauteen. Itse peli kestää yhden päivän. Simulaatiopelin suunnittelusta vastaa pienryhmä, jossa on eri henkilöstöryhmien edustajia ja pelinohjaaja. Pelipäivä koostuu näytöksiin jakautuvasta simulaatiosta sekä jälkipuinnista, jossa ryhmätyönä käydään läpi pelin herättämiä huomioita ja ideoita. Varsinaiset kehittämistoimet organisoidaan näiden ryhmätöiden perusteella.

VIIDEN PILOTIN YRITYSRYVÄS

Keto-projektin yhtenä keskeisenä tavoitteena on ollut simulaatiopelimetodiikan kehittäminen ja kokeileminen erilaisissa organisaatioympäristöissä sekä peliosaamisen levittäminen organisaatioiden omaan käyttöön. Projektin kenttävaihe suunniteltiinkin siten, että siihen saataisiin mukaan useampi erityyppinen organisaatio. Tavoitteena oli myös saada edustus sekä yksityisistä että julkisista organisaatioista.

Hankkeen yrityspilotit olivat Nokian Renkaat Oy, Ammatti-instituutti, työministeriö, Eläke-Sampo ja Yksityis-Sampo.

Kehittämisprojektien läpivienti toteutettiin ryväsmallilla. Yrityspilotit etenivät samassa tahdissa yhteisten koulutuspäivien mukaan aina varsinaiseen simulaatiopeliin asti. Simulaatiopelien jälkeen kehittämistyöskentely on toteutettu yrityskohtaisten aikataulujen mukaan.

Koulutuksen tavoitteena oli tuottaa simulaatiopeliä koskevaa teoriatietoa ja käytännön vinkkejä projektin eteenpäin viemiseksi. Ryväskoulutuksen avulla tahdistettiin simulaatiopeliprojektin eteneminen päävaiheittain: 1. kehittämistyön käynnistys, 2. toimintaprosessin valinta ja kuvaus, 3. esimerkkitapauksen valinta ja kuvaus sekä 4. pelipäivän valmistelu.

PALKANMAKSUPROSESSIN SIMULOINTI

Nokian Renkaat Oy:ssä oli käynnissä useita palkkahallintoa koskevia muutoksia. Yrityksen työntekijöiden määrän kasvu oli lisännyt palkanlaskennan työkuormitusta, suunnitteilla oli uuden palkanlaskentajärjestelmän hankkiminen ja lisäksi vireillä oli siirtyminen tulospalkkaukseen. Palkkahallinnon kehittämistarpeet oli tiedostettu ja nyt haluttiin kiinnittää huomiota myös hallintotyön kehittämiseen. Kehittämishankkeen tavoitteena oli uuden tietojärjestelmän käyttöönoton tukeminen sekä henkilöstön hyvinvoinnin ja työn tuottavuuden parantaminen.

Peli paljasti selvän ylikuormituksen palkanlaskennassa. Pelipäivän hyötyinä nähtiin muun muassa prosessin havainnollistuminen, eri tahojen kohtaaminen ja yhteistyö sekä tietojen virheettömyyden merkityksen selviäminen.

Simulaatiopelistä virinneitä kehittämisideoita työstettiin projektiryhmässä. Useita parannuksia voitiin toteuttaa heti. Uuden toimintamallin ideointi alkoi ja uuteen tietojärjestelmään ja tulospalkkaukseen siirtymiseen liittyviä kehittämistoimia alettiin toteuttaa.

TYÖVOIMAKOULUTUKSEN KÄYNNISTYMISEN SIMULOINTI

Ammatti-instituutin simulaatiopeli liittyi meneillään olevaan laatujärjestelmähankkeeseen. Pelin avulla haluttiin tarkastella, kuinka uudessa laatujärjestelmässä kuvatut toimintaprosessit toteutuvat käytännössä ja miltä instituutin opetukseen, koulutussuunnitteluun ja hallintoon liittyvät palvelut näyttävät opiskelija-asiakkaan silmin. Tavoitteena oli sisäisen yhteistyön havainnollistaminen sekä yhteistyön kehittäminen työhallinnon kanssa.

Osallistujien mukaan pelipäivän ansioita olivat muun muassa tutustuminen opiskelijoiden näkökulmaan, avoimuus, kaikkien osapuolten läsnäolo, olevan todellisuuden havainnollistaminen ja eri näkökulmien esilletuominen. Peliin osallistuneiden huomiot ja kommentit työstettiin myöhemmin kehittämiskohteiksi kolmeen ryhmään: heti toimeenpantavat, sisäistä valmistelua vaativat sekä yhteistyössä työhallinnon kanssa suunniteltavat.

TYÖVOIMAKOULUTUKSEN TEHTÄVIEN SIMULOINTI

Työvoimakoulutuksen simulointiprojekti oli jatkoa Järvenpään työvoimatoimistossa toteutetulle koko toimistoa koskeneelle kehittämishankkeelle. Pelin avulla haluttiin tarkastella yhden työtehtävän kehittämistä esimerkkinä toimiston useista työprosesseista. Työministeriö oli lisäksi kiinnostunut menetelmän omaksumisesta työvälineeksi sen omiin kehittämishankkeisiin.

Kehittämishankkeen tavoitteina olivat paperibyrokratian vähentäminen, turhalta tuntuvan työn vähentäminen, joustava ja nopea toiminta, häiriötön tiedonkulku sidosryhmien kesken, yhteistyön lisääminen kouluttajien kanssa sekä toiminnan laadun lisääminen.

Osallistujat arvioivat pelipäivän parhaiksi puoliksi eri organisaatioiden kohtaamisen, prosessin työkäytäntöjen ja työmäärän havainnollistumisen sekä pelimenetelmän käytön näkemisen. Suunnitteluryhmä jatkoi pelipäivän tulosten työstämistä kehittämisprojekteiksi. Työhallinnon sisäisten työkäytäntöjen ja -menetelmien muutosten lisäksi merkityksellisimmät kehittämiskohteet koskevat työhallinnon yhteistyötä kouluttajien kanssa.

TIIMI- JA PROSESSIPOHJAISEN MITTAUSTAVAN KEHITTÄMINEN

Eläke-Sammon kehittämisprojekti liittyi vakuutustuotantoyksikön asiantuntijatiimihankkeeseen, jossa toimintoja organisoidaan aluepohjaisiksi tiimeiksi. Osana muutosta haluttiin havainnollistaa muodostettavien tiimien roolia toimintaprosessissa. Simulaatiopeliprojektin päätavoitteena oli tiimi- ja prosessipohjaisen mittariston ja ohjausjärjestelmän rakentaminen. Pelin tavoitteena oli nykyisen toiminnan ymmärtäminen, oleellisten tiimi- ja prosessimittareiden löytäminen, tietojärjestelmän kehittäminen ja ohjausjärjestelmän tutkiminen.

Pelin tuloksena pystyttiin luomaan pohja uudelle tiimi- ja prosessipohjaiselle ohjausjärjestelmälle. Uudet tiimimittarit jäsentyivät kahteen ryhmään: 1. prosessin suorituskykyä kuvaavat mittarit ja 2. prosessin suorituskyvyn kehitystä ohjaavat mittarit. Simuloinnin ansiosta löydettiin lisäksi useita työmenetelmiä ja -välineitä koskeneita kehittämiskohteita.

PROSESSIMITTAREIDEN KEHITTÄMINEN

Yksityis-Sammon kehittämishankkeella tavoiteltiin pitävän ja rakenteellisen pohjan luomista prosessien toiminnan ja tulosten mittaamiseen. Pelillä haluttiin havainnollistaa asiakaspalveluun liittyviä toimintoja ja näiden toimintojen liittymistä käytettäviin ohjausjärjestelmiin. Lisäksi tavoitteena oli toiminnan mittaaminen ja kannustaminen sekä koulutustarpeiden selvittäminen ja tietojärjestelmien kehittäminen.

Pelin keskeisinä hyötyinä pidettiin prosessien ongelmien koottua ja konkreettista osoittamista ja asiakaspalvelun merkityksen kirkastumista. Pelin avulla pystyttiin paikantamaan ja määrittelemään mittaristoon liittyviä ongelmia jatkokehittämisen kannalta.

KETO-PROJEKTIN RAPORTIT

Keto-projektin tuloksena on kehitetty simulaatiopelin käyttöä hallinto- ja toimistotyön kehittämismenetelmänä. Toimintaprosessien kehittämisen lisäksi simulaatiopeli on toiminut menetelmänä myös prosessi- ja tiimimittareiden kehittämistyössä.

Menetelmät ja niiden käyttökokemukset kuvataan Keto-projektin loppuraportissa. Simulaatiopelistä ja prosessimittareista on tulossa erilliset käsikirjat tammikuussa 1996. Projektin julkaisut ovat:

Pankakoski Matleena, Väyrynen Antti, Ruohomäki Virpi & Teikari Veikko: Hallinto- ja toimistotöiden kehittäminen - Esimerkkejä lähestymistavoista ja kehittämishankkeista, 1994.

Piispanen Eeva: Simulaatiopeli muutoksen käynnistäjänä - Esimerkkitapaus Turun ja Porin lääninhallituksesta, 1995.

Teikari Veikko, Aaltonen Petri, Jaakkola Moira, Koivula Antti, Pankakoski Matleena, Piispanen Eeva, Ruohomäki Virpi & Timonen Kirsi: Simulaatiopeli ja prosessimittarit - Kokemuksia kentältä, 1995. (Keto-projektin loppuraportti).

Piispanen Eeva, Pankakoski Matleena, Ruohomäki Virpi & Teikari Veikko: Simulaatiopelikäsikirja, 1996.

Koivula Antti & Teikari Veikko: Pyramidi murenee - Näkökulma tietotyön prosessijohtamiseen, 1996.

Ruohomäki Virpi, Aaltonen Petri, Timonen Kirsi & Pankakoski Matleena: Yhteenveto tutkimustuloksista, 1996.

Raportteja voi tilata osoitteesta: Taina Liukkonen/TKK, telekopio 90-4512107.

15.1.1996/po

Toimittaja
PEKKA OKSAMA

Hanketiedot

  • HakijaAalto-yliopiston teknillinen korkeakoulu, työpsykologia ja johtaminen
  • ToteuttajaTEIKARI VEIKKO
  • Lisätietoja
  • VEIKKO TEIKARI
    1590321
  • Toteutusaika
  • 30.8.1994 - 1.12.1995
  • Työsuojelurahaston päätös
  • 18.5.1994
    117 731.55 euroa
  • Kokonaiskustannukset
  • 199 908.17 euroa
  • Tulokset valmistuneet 28.12.1995