AikaJärjestys asiantuntijatyössä

Tiivistelmä

Työllä on oma aikansa ja aikataulunsa. Työn aikatauluttaminen on periaatteessa erityisesti asiantuntijoilla omassa hallinnassa. Työt ovat kuitenkin usein kietoutuneet muiden aikatauluihin, asiakkaiden tarpeisiin, muuttuvaan työympäristöön. Aina aikarakenteiden synkronointi ei onnistu, jolloin ajallinen järjestys rikkoutuu. Hankkeessa tarkastellaan asiantuntijatyön autonomian ja sidoksisuuden välistä jännitettä sekä ajallista epäjärjestystä asiantuntijatyössä ja työpaikoilla. Lisäksi paikannetaan ajalliseen epäjärjestykseen liittyviä ongelmakohtia ja hyvinvointiriskejä sekä luodaan parempia edellytyksiä synkronisoidulle toiminnalle.

Hankkeessa kerätään erityyppisiä aineistoja. Kyselyjen avulla kartoitetaan asiantuntijoiden kokemuksia työn ajallisesta järjestyksestä ja haastattelujen kautta syvennetään tätä ymmärrystä. Työsuojelupaneelin hyödyntäminen tuo työsuojeluhenkilöstön ja työpaikkojen näkökulmaa aiheeseen. Mosaiikkimaisen aineiston pohjalta luodaan kokonaiskuva siitä, kuinka yleistä ajallinen epäjärjestys on asiantuntijatyössä ja suomalaisilla työpaikoilla, minkä tyyppisissä töissä ja millaisilla työpaikoilla sitä esiintyy, mitä siitä seuraa ja miten sen kanssa voidaan paremmin toimia. Lisäksi hankkeessa syvennetään ymmärrystä asiantuntijatyön autonomiasta.

Hankkeessa tuotetaan toimivan ajallisen järjestyksen kriteeristö sekä kootaan ideoita ja toimintatapoja ajan järjestyksen hallintaan. Hankkeen tulokset ovat käytettävissä 8-12/2016.

Hankkeen vastuuhenkilö

Minna Toivanen

Tiedote

Aikataulut solmussa – kova tempo kuormittaa asiantuntijaa

Asiantuntijatyöhön kuuluu usein suuri autonomia ja vapaus. Toisaalta asiantuntijat ovat kytköksissä moneen suuntaan, ja työtä on vaikea ennakoida ja aikatauluttaa. Ajasta on kroonisesti pulaa, ja moni asiantuntija kuormittuu kiireessä ja aikapaineissa. Itsellinen asiantuntija jää liian yksin taiteilemaan aikapalapelinsä keskelle.

Millaisissa ajallisissa olosuhteissa asiantuntijat työskentelevät? Millaisia aikahaasteita he kohtaavat? Miten asiantuntijat jaksavat?

Työterveyslaitoksen AikaJärjestys asiantuntijatyössä -tutkimushanke (2014–2016) etsi vastauksia muun muassa näihin kysymyksiin. Hankkeessa myös kokeiltiin esimerkiksi työretriittiä (katso juttu Materials-kohdasta).

Tutkijat kokosivat tiiviiseen verkko-oppaaseen ajanhallinnan ratkaisuja, jotka tukevat tuloksellista työtä ja asiantuntijan jaksamista. Tutkimuksessa tuotetusta Fokuskello-digisovelluksesta on hyötyä ajanhallinnassa (katso Materials-kohta).

Työsuojelurahasto tuki hanketta tutkimusmäärärahalla.

Sirpaloitunutta multitaskausta

Asiantuntijatyö näyttäytyi tutkimuksen aineistojen perusteella säädeltynä mutta ennakoimattomana. Viikkotyöaika oli yleensä määritelty, ja työaikoja seurattiin. Enemmistöllä työajat vaikuttivat pysyvän kohtuullisissa aikaraameissa.

Työ oli kuitenkin usein yllätyksellistä ja vaikeasti aikataulutettavissa. Vaikka työ oli autonomista, se saattoi olla useiden yhteistyötahojen, asiakaskontaktien ja niihin liittyvien aikarakenteiden takia hyvin sidoksista. Asiantuntija oli kytköksissä moneen suuntaan, ja kun asiat tapahtuivat online, saattoi vauhti työssä kiihtyä.

Useimmin haasteet liittyivät ajoitukseen: työt olivat päällekkäisiä tai jakautuivat epätasaisesti, ja aikataulujen yhteensovittaminen oli ongelmallista. Jonossa oli useita tekemättömiä tehtäviä.

Asiantuntijakyselyyn vastanneista 78 prosenttia kohtasi työssä yllätyksiä ja ennakoimattomia tehtäviä. Suunnitelmiaan joutui muuttamaan usein 55 prosenttia.

Työ oli sirpaloitunutta, keskeytykset ja multitaskaus – monen asian tekeminen yhtä aikaa – pilkkoivat tekemistä. Asiantuntijakyselyssä peräti 62 prosenttia yritti tehdä useaa asiaa samanaikaisesti.

Loistavia ideoita tiskatessa

Mobiilitekniikka teki työnteosta joustavaa mutta samalla loi oletusta, että asiantuntija on aina tavoitettavissa. Kyselyssä 81 prosenttia pyrki reagoimaan sähköposteihin heti, ja 90 prosenttia oli pääsääntöisesti tavoitettavissa työpäivän aikana sähköpostin kautta.

Moneen suuntaan taiteilu teki syventymisestä ja keskittymisestä vaikeata. Asiantuntijan keskittyminen tai huomio ei aina pysynyt kulloinkin käsillä olevassa tehtävässä, vaan se saattoi laukata jo tulevan työpäivän haasteisiin tai menneen tapaamisen analysointiin.

Haasteeksi muodostuivat usein siirtymät nopean reagoinnin tehtävistä syventyneeseen työskentelyyn. Kolmannes koki nämä siirtymät hankaliksi hyvin tai melko usein.

Asiantuntijan mieli ei tunnistanut työn ja vapaa-ajan rajaa, joten työasioiden pohtiminen saattoi kantautua kotiin. Mieli toimi tauotta, ja loistavat ideat saattoivat syntyä tiskatessa – tai yöllä.

Työstä palautuminen heikkoa

Toisinaan aikahaasteet näyttäytyivät asiantuntijuuden ja oman jaksamisen uhkana. Kyselyyn vastanneet kärsivätkin huolestuttavan paljon erilaisista psyykkisistä oireista. Samoin työstä palautuminen oli varsin heikkoa.

Yleisiä olivat myös kokemukset riittämättömyydestä ja hallinnan tunteen menetyksestä. Voimattomuuden ja ärtyisyyden kokemukset olivat hyvin tavallisia. Peräti 53 prosenttia ilmoitti kokeneensa viimeksi kuluneen kuukauden aikana pitkäaikaisesti tai toistuvasti voimattomuutta tai ärtyisyyttä.

Mielenkiinnon puutetta tai merkityksettömyyden tunnetta ja muistin tai keskittymisen heikkenemistä oli kokenut noin kaksi viidestä. Unettomuutta tai nukahtamisvaikeuksia oli yli kolmanneksella.

Tutkimustulosten mukaan ajanhallintaa ei pitäisi jättää vain yksittäisen työntekijän ratkaistavaksi, vaan toimivia ratkaisuja on syytä miettiä yhdessä esimiehen ja laajemmin työpaikan tasolla.

Tutkimuksen aineisto koostui haastatteluista, kyselyistä ja Tilastokeskuksen trendi- ja ennakointiaineistoista. Lisäksi tuloksia reflektoitiin työpajoissa. Kaikkiaan tavoitettiin 2 844 asiantuntijaa. He työskentelivät tutkimuksessa, media-alalla, julkisessa hallinnossa ja koulutuksessa.

Korkeakoulutettujen asiantuntijoiden määrä on jo hyvin merkittävä, vajaa viidennes työssäkäyvistä. Heidän osuutensa on kasvamaan päin 2020-luvulla, joten hyvinvointia uhkaavat aikapaineet koskettavat yhä useampia.

Työterveyslaitos tuottaa tutkimushankkeen pohjalta ajanhallintaa tukevan Aika & fokus -verkkovalmennuksen (TSR 116356). Se on valmis lokakuussa 2017.

Toimittaja
Leena Huovila

Aineisto

Minna Toivanen, Kirsi Yli-Kaitala, Olli Viljanen, Ari Väänänen, Merja Turpeinen, Minna Janhonen ja Aki Koskinen. . Työterveyslaitos. Juvenes Print, Helsinki 2016 Avaa

ISBN 978-952-261-700-2 (nid.) ISBN 978-952-261-699-9

Ajanhallinnan opas: Fokus kateissa – aika palasina https://www.ttl.fi/fokus-kateissa-aika-palasina/

Fokuskello-digisovellus www.ttl.fi/ajanhallinta. http://www.ttl.fi/ajanhallinta

Juttu Tiedon sillassa: Työretriitti: omia töitä, yhteisellä rytmillä http://tiedonsilta.fi/tyoretriitti-omia-toita-yhteisella-rytmilla/

Asiantuntijatyössä tarvitaan yhteistä aikaymmärrystä. Tiedon silta 2018. https://tiedonsilta.fi/asiantuntijatyossa-tarvitaan-yhteista-aikaymmarrysta/